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你今天想坐在哪辦公?自己選吧!

文 / 賴玟如    攝影 / 蔡仁譯
2008-02-01
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你今天想坐在哪辦公?自己選吧!
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沒有固定座位的行動辦公室,究竟是幫老闆省了成本?還是給了員工更多自由?看看國際知名企業惠普科技(HP)的經驗。

所謂的「行動辦公室」,就是盡量精簡不必要的閒置空間。以台灣惠普為例,在業務部門的樓層,工作時間與地點變動性大,並不需要固定座位,因此以每二到三個座位為一單位,中間以簡潔的流線型memo牆做為座位之間的隔版;並且根據工作性質規畫座位,座位數量少於員工數目。

員工自選座位,辦公空間大解放

座位配有電腦,但沒有名牌,不專屬於誰,員工進公司以後自己找空位坐下,在電腦中輸入帳號密碼,就擁有那張座位這一天的使用權。此外,每個人都有專屬的黑色鐵箱,用來放置自己的私人物品,以免桌面或走道堆置過多雜物,鐵箱附有滑輪,所以辦公時間可以見到大家推著鐵箱走來走去的有趣情景。

個人空間變少了,公共空間卻更大,反而有更多功能性的空間規畫,回饋給員工。比如在辦公空間的幾個角落都設有「Quiet Room」,提供員工思考與談話的隱密空間,當你需要跟一兩個同事或主管聊聊,或是想一個人靜下來思考的時候,就可以使用「Quiet Room」。除此之外,還有寬敞明亮的咖啡座、冥想室與不記名借閱,提供多種暢銷新書的閱讀室。

主管雖然有固定座位,但是並沒有特別的隔間,這是台灣惠普主張的「Open Policy」政策,主管與員工之間不分階級,各級主管,包括董事長、總經理在內,均無單獨隔間的個人辦公室,唯一的優惠是主管座位均位於該層辦公室的靠窗處,與其他同事間,僅間隔高度及胸的memo牆,想找主管說話,就敲敲主管的「牆」,不必另外請示祕書或助理。

在自由氛圍中,強化員工責任感

當空間「解放」了,需要的卻是更多的紀律與自我約束,否則只會引來更多混亂與相互干擾。

見證台灣惠普實施「行動辦公室」政策的物業設施管理部經理蒲文姬表示,剛推行的時候,許多人抱怨沒地方放東西、抱怨沒座位坐,一星期後,這些抱怨卻自動消音,走道不再堆置物品,連座位都多了出來,「大家自動發展出一種使用秩序。」她笑著說。

蒲文姬認為,「自由」來自「自律」的思考,正符合HP近乎責任制的管理精神。這種自律精神,從辦公室的空間使用,延伸到工作態度。

台灣惠普不硬性規定上班時間,員工可以選擇上午8~10點間進辦公室,下午6~7點離開辦公室,甚至可以在家辦公,完成任內的工作即可。

蒲文姬表示,她在乎自我紀律,自我紀律代表責任感。強烈的責任感提升了個人工作的完成度,連帶地累積了在他人,尤其是主管心中對你的評價,這不僅有利於公事,也直接關係著個人職位升遷,她說「不需要刻意追求或爭取,機會自然會到來,但是你必須累積個人的信用(credibility)」。

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