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再忙,也要當面溝通

LG商品企畫部協理崔在勝
文 / 林婉蓉    攝影 / 吳毅平
2006-07-01
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再忙,也要當面溝通
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初從學校畢業,步入社會,台灣樂金電器商品企畫部協理崔在勝,當時擔任海外行銷的聯絡窗口,他處理的手機組都搭配兩個電池出貨,然而有一次他在工廠出貨當天,發現一款新的手機組只放了一個電池。「為什麼短少了一個電池?」崔在勝非常生氣,「這個手機組比較特別,只放一個電池,和以前的手機組不一樣。」工廠人員告訴他。「為什麼事先不跟我講?」他還是有點不高興。「我以為你知道。」對方回答。

崔在勝以為一切照舊,出貨前並沒有跟工廠確認。工廠人員以為崔在勝了解狀況,也未主動告知。「我覺得工作方面最重要的就是溝通了。」因為雙方溝通出問題而造成虛驚一場,讓崔在勝深刻體認溝通的重要。

面對面時,技巧很重要

溝通不只是單方面傳達訊息而已,對方也要確實理解。現代社會有許多溝通工具,例如電話、傳真、e-mail,節省不少時間。然而崔在勝最喜歡的還是面對面溝通,清楚而直接。

寫e-mail的優點是一封信可以同時發給很多人,達到廣泛通知的效用。可是e-mail只適合寫重點,沒辦法長篇累牘,一一交代細節,而且透過抽象的文字,不小心就會造成誤解。加上現代人太忙碌,經常不回e-mail,發出的e-mail往往石沈大海。崔在勝認為,自己對於溝通這件事經常「很著急」,他實在不喜歡不清不楚的模糊感,也害怕不馬上溝通,經過一段時間,雙方都忘記了。毫無疑問地,當面溝通是最快能釐清狀況、解決問題的方式。

然而,面對面溝通雖然有效率,對方卻不一定願意當面說出意見,更甚者還會因溝通不良而當面衝突,因此溝通技巧特別重要。由於崔在勝曾經被主管強迫執行他心裡不贊成的指令,結果做得很辛苦,也無法好好表現。他現在帶領團隊,在說完自己的想法後,一定會加一句「你覺得呢?」請下屬說出他們的意見。

工作多年以來,崔在勝也看過不少火爆的溝通場面。他曾在主管會議裡,目睹業務主管突然向董事長報告一項特別販售的提案,可是業務主管事前並未先跟商品部門的主管討論。以商品部門的立場,業務主管所提的特販案的價格毫無利潤可言,商品部主管完全無法接受。兩人當場爭辯起來,講話愈來愈大聲,爭得臉紅脖子粗,最後董事長也只能裁示:「請你們兩位自己先溝通好,再來報告。」崔在勝認為,兩人如果能事前先溝通,折衝出雙方都能接受的共識,開會時再請董事長決定,就能避免衝突。

氣氛輕鬆,效果比較好

對崔在勝來說,當面溝通的氣氛很重要,也是能否達到有效溝通的要件之一。你可以和對方約在會議室,兩個人在冷硬的會議桌前,正襟危坐盯著對方看;你也可以和對方約在輕鬆一點的地方,例如公司的咖啡區、員工休憩區、辦公室裡的小沙發。

「在開放、輕鬆的氣氛下,溝通比較良好,也比較能想出新鮮的idea。」這是崔在勝實際的心得。尤其,崔在勝認為,和台灣員工溝通,氣氛更是重要。他發現台灣員工不太敢對主管表示意見,每次開會的時候問員工的想法,大家都不說話。緩和輕鬆的溝通氣氛,絕對有助於員工卸下心防,勇敢地表達看法。

如果你看到崔在勝和人坐著喝咖啡,相談甚歡,不要以為他在聊天話家常,他應該正在溝通工作上的各項業務!

給30世代的職場溝通秘訣

如果員工都只會默認命令,對公司並不好,主管也不會喜歡應聲蟲。建議30世代在工作上的溝通技巧有:

1. 一定要敢講話,對上和對下都一樣,但表達方式要委婉。

2. 不要自以為對方會知道就不用講了,尤其是以e-mail溝通時,一定要有再確認的動作。

崔在勝

1971年生

現任台灣樂金電器企畫部協理

曾任LG電子行動通訊海外部課長

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