「會議」的終極技巧:掌握開會的十大訣竅

文 / 一流人      2018-05-14
「會議」的終極技巧:掌握開會的十大訣竅


前面已經提過,有效率的會議和會議引導者有多重要。接下來,我再介紹十個具體訣竅,包含如何活用引導者來提升會議的效率。

鍛鍊會議上的發言技術 

要強化在會議上的發言能力,請先記下每位與會者的姓名,以姓名相稱總是比較好溝通。在表達意見時,切記不要感情用事,重點是明確指出雙方意見不同的地方。還有,在反駁對方的意見時,一定要提出相對的提案。否則就是為反對而反對,憑白打斷整場討論。

另一個重點是,細心留意聽眾的狀況和對話發展。無視對話脈絡,一味主張自己意見並沒有意義。不過一旦時機成熟,就要果敢地切入重點論述。為此,你事先記下來自己到底要說的重點。

秉持「三分之一法則」發言 

當你在對話過程中有話想說,不要馬上說出口。先累積三件想說的事情,從中挑選一件「你真正想表達」的內容發言。我稱這為「三分之一法則」。

只有一件事想說,通常是一時興起。想到什麼就說什麼,你的對話不會有內涵;而「二分之一」又稍嫌薄弱。累積了三個想法,多半會歸納出不錯的意見。這也代表,你懂得配合談話的發展,說出重要又有效的言論。

在會議中不要論資排輩 

社會的上下或輩分關係明顯,不是一件壞事。但在會議中過度講究資歷和輩分,將使會議失去原本的功能。因此在會議中,最好先排除輩分制度。引導大家暢所欲言也是引導者的重要職責,與會人士也要有同樣的共識,會議才能具有高度的建設性。

「換座位」便是具體的改善方法。一般來說,會議室的位子表面上都是隨便坐的。然而,地位越高的人多半坐在越裡面,大家也會下意識地按照輩分入座。於是,發言次數和順序也就跟著資歷和輩分走了。要避免類似的情形,可以按照贊成派、反對派、中立派的方式入座。拿起各自的東西換座位,會幫大家建立平等意識,擺脫輩分的束縛。

訂定時間限制 

沒有明訂結束時間的會議,注定變得冗長。首先要明確指出會議結束的時間。如果規定一個小時,就必須在一個小時內開完;規定兩個小時就得兩個小時內開完。再者,那些發言時間過長的人講話多半很空洞,最好也限制每個人的發言時間,以免有人說個沒完。

開會要有效率,需要經過一些訓練。白板和碼表能夠發揮訓練效果。請在討論時擺上一面白板,寫上不同意見派別的論述。如此一來,討論內容經過統整後,就不會流於無意義的爭論了。除此之外,各個派別的意見也會更明確。碼表準備好了以後,給每個人三分鐘的發言時間,訓練大家在發言前,先整理好自己的論述。

設定一個容易得出結論的主題

 

設定一個容易得出結論的主題,也是具體推動討論的重點。一開始主題就設定得太大,絕對免不了抽象的討論,對話也將毫無交集。最後將變成討論了老半天,卻無法決定任何事。

會議引導者的職責不只是統整論述,還應該積極引導大家提出具體的方案。另外,先從「比較容易決定的主題」開始解決,也是會議引導者該有的手腕。

先解決比較好處理的議題,會議才不至於鬆散;論述經過歸納統整後,大型主題也會更容易討論出結果。

「不翻案」是開會禮儀 

有些人在會議中喜歡老話重提,推翻已經建立的共識,這是應該極力避免的事。除非發現了新的證據、論點,或是找到之前遺漏的重點,才能推翻已經建立的共識,重新退回原案思考。可是,千萬不要因一時衝動而推翻共識,或是把剛才的討論作廢,這樣花再多時間討論都不會有進展。

利用「後設討論」培養宏觀的視野 

會議引導者要有綜觀討論方向的能力。換句話說,引導者不能拘泥於自己的主張或思想,要以宏觀的視野掌握討論方向,弄清楚與會者有哪些意見,觀察各個派系之間是否有一定程度的諒解,並在整理論述的過程中推動會議進行。

有時我會請學生分成兩組,一組是討論組,另一組是觀察組。討論結束後,由觀察組來召開檢討會。我會問他們一些問題,讓他們互相交換意見。例如,剛才的討論是以什麼方式進行?誰的意見最具有說服力?改變論述的關鍵是什麼?

這種訓練方式我稱為「後設討論」,多嘗試幾次,就有能力掌握討論內容,在會議上發表有效的言論。

了解休息時間的功效

 

會議停滯不前時,需要轉換氣氛。任何會議都可能有停滯的狀況發生,這時可以先暫停會議,提議大家去喝杯咖啡休息一下。

先中斷討論,製造讓大家說出真心話的機會。你可以問他們期望的發展是否跟剛才的討論方向一致。如果有人先提出質疑,其他人就敢發表意見了。有些人可能會坦白,自己剛才是礙於討論方向才說出違心之論;搞不好還會有人說,被否決掉的意見其實也不錯。

在休息時間說出的意見才是真心話。再者,有一段休息時間也能沉澱情緒,消除身體的緊張與疲勞,這樣討論才有重新開始的空間。從這個角度來看,在討論不出結果時,先到咖啡廳休息,安排一段回顧會議過程的時間。

如此一來,就算這次會議無疾而終,或許也能成為下一次推導結論的開始。

活用協調式的討論能力

 

討論的方式有兩種,一種是用反駁對手的方式進行辯論,一種則是協調不同意見來推導結論。其中辯論法是由古希臘亞里斯多德所開創的體系,對於同一議題持有相反意見的人,要以各自觀點反駁對手,直到某一方勝出為止,屬於「戰鬥型」的討論方式。

不過,我覺得這樣的辯論法不太實用。別的不說,徹底駁倒客戶或主管是會倒大楣的。所以,我們要活用協調式的討論能力。好比在討論時,不要光想著駁倒對方,最好加入「設身處地」的思維。這麼做可以看清「雙方的立論優劣」,掌握靈活的思考能力。換句話說,重點不是叫你計較輸贏,而是提高彼此的「自知之明」並加以利用。

在反駁對方時,也千萬不要斬釘截鐵地否定,要用溫和的方式發言。例如先迎合對方,再提出自己的意見。也就是,在調和中穿插自己的主張和意見。

用腦力激盪法提升會議能力

 

我建議各位用腦力激盪的訓練方式,來提升前面提到的開會能力。腦力激盪法的精髓,在於「不爭論」的大前提。也就是不要否定對方發言,只求盡量提出各種意見。

聽到不錯的意見就拍手或讚美,至於不太能認同的意見也先拍手附和。重點是用虛懷若谷的態度來包容各種意見。隨著意見越多,起先你覺得不怎麼樣的意見,之後想想或許也沒那麼糟。

另外在提出意見的階段,要蘊釀能夠暢所欲言的氣氛。組織的改革和進化,源自於多樣化的意見;高壓領導者召開的會議,不會有創造性。「一言堂」的會議沒有太多選擇餘地,組織很可能被帶往錯誤的方向。

本文節錄自:《大人的溝通全技術》一書,齋藤孝著,葉廷昭譯,寶鼎出版。

圖片來源:pixabay

關鍵字: 職場生涯閱讀

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