這個資訊時代裡，大概少有辦公室不是到處散布著電腦，設備升級的速度也從不落於潮流之後。但是，電腦都用來做什麼？
一張員工請假單，先經過兩層主管簽名核准，再旅行到人事部門，將資料敲進電腦作成出勤檔案，最後，終於到財務部，當這筆資料輸入電腦薪資系統，功能強大的五八六個人電腦馬上能算出扣薪多少。
這樣，電腦顯然大材小用了，雖然看來對公司競爭力似乎損失不大。然而，如果在搶訂單時，如此流程重新操演一回：一張報價單，走過業務員、業務主管、研發部、製造部、財務部，當報價修改確定之後，客戶可能已經下單給同業了。在競爭激烈的個人電腦業，報價若比競爭對手晚一天，獲得訂單的機會就減少五０%。
增加速度優勢
「用電腦處理表單、儲存資料，效益太局限。」台灣茂矽資訊部經理林政宏指出：「利用電腦縮短流程、改造組織，電腦化的效益才能真正發揮 生產記憶體的台灣茂矽，兩年前在壓力下進行這項工程。在此之前，這家公司正面臨兩家公司合併(華智與茂矽)改組，半導體業景氣大好，人員從五百人驟增為一千人。組織運作變得混亂、不順暢。例如，一些表單在公文旅行時遺失，無法得知哪個環節出現疏失，責任也無從追究；有些員工已經離職，財務部還繼續支薪。
在高階決策者強烈要求與全力支持下，林政宏開始著手進行改善。「這不僅牽涉硬體投資，還包括整個授權體系的釐清與重新定義，沒有老闆支持根本做不到。」他說。
此時，企業改造(reengineering)在國際間蔚為風尚，「群組軟體」也乘勢興起，提供企業進行流程管理的工具。組軟體的概念，是讓一群人可以在不同的地方，溝通、分享、追蹤與管理資訊，使電腦從增加個人工作效率，進化到組織效率的提升。於是，台灣茂矽便導人當時唯一中文化的群組軟體－－蓮花公司(Lotus)的Notes。
兩年下來，台灣茂矽幾乎把需要用到紙張的流程都放進電腦。舉例而言，各單位申請採購事宜，只要把合約以掃描器輸入電腦，再將電腦裡設定的採購格式填好，一按滑鼠，便自動同時送達相關負責人員的電腦裡，對方也只要按一下滑鼠就完成簽核，採購部門便可進行採購動作。
經過流程改造之後，台灣茂矽每個月大約減少一萬張A4大小的紙張；表單不再遺失，發生疏失或延遲時，有電腦紀錄為憑，責任歸屬清楚；更重要的是，管理流程從線形變成放射狀，原本可能需要五天的公文旅行，可以同時在一天進行，增加企業速度的優勢。
而根據企業的需要，對於眾多限閱的密件，資訊部門可以設定不同層次的保密關卡。除了以密碼或開機檔案來過濾之外，不同使用者對不同的資料，甚至同一份資料上的不同欄位，擁有不同的權力，有些人只能新增資料，有些人可以閱讀，有些人可以修改。
顯現組織力量
但是，這些成果卻不是一蹴可幾的。以台灣茂矽而言，最初也是從最簡單的工作開始，例如公告人事規章與電話分機表。而且，光決策者有心也不能讓內部網路有效運用，所有成員都必須有使用意願。除了透過訓練課程之外，林政宏先開闢許多有趣的討論和公告區，例如跳蚤市場、愛車一族等，從吸引同仁開機做起。
「要讓大家先上癮，對於工作所需的要求，自然而然就不會產生排斥。」林政宏笑道。
透過這樣的流程改造，也可以讓企業減少因人事流動而產生的工作斷層，而且成員可以透過網路，從文件資料庫利用全文檢索功能，擷取自已所需的資料。例如，當業務人員要向外界簡報時，可以參考其他同事做過的投影片，或是公司最新的財務資料。這麼一來，企業成員就不再是單兵作戰，組織的力量也就顯現出來了。
也因此，從去年開始，企業內部網路(intranet)在國內被廣為討論，而軟體公司因應市場所需，紛紛推出中文化的群組軟體。但這樣的功能並非僅限於企業內部使用，還可以延伸到企業與客戶或協力廠商之間，改善下單或轉帳的流程。
在國外，奇異公司就利用這套架構來進行招標工作，用電子郵件將招標文件寄給全球的合格廠商，有意投標者填寫完成後寄回。
從這個思路出發，也許可以提供因圍標、綁標而弊案連連的台灣政府與營造業界，若干改善的創意。
