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電腦-企業新管家

文 / 林文玲    
1996-07-15
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電腦-企業新管家
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這個資訊時代裡,大概少有辦公室不是到處散布著電腦,設備升級的速度也從不落於潮流之後。但是,電腦都用來做什麼?

一張員工請假單,先經過兩層主管簽名核准,再旅行到人事部門,將資料敲進電腦作成出勤檔案,最後,終於到財務部,當這筆資料輸入電腦薪資系統,功能強大的五八六個人電腦馬上能算出扣薪多少。

這樣,電腦顯然大材小用了,雖然看來對公司競爭力似乎損失不大。然而,如果在搶訂單時,如此流程重新操演一回:一張報價單,走過業務員、業務主管、研發部、製造部、財務部,當報價修改確定之後,客戶可能已經下單給同業了。在競爭激烈的個人電腦業,報價若比競爭對手晚一天,獲得訂單的機會就減少五0%。

增加速度優勢

「用電腦處理表單、儲存資料,效益太局限。」台灣茂矽資訊部經理林政宏指出:「利用電腦縮短流程、改造組織,電腦化的效益才能真正發揮 生產記憶體的台灣茂矽,兩年前在壓力下進行這項工程。在此之前,這家公司正面臨兩家公司合併(華智與茂矽)改組,半導體業景氣大好,人員從五百人驟增為一千人。組織運作變得混亂、不順暢。例如,一些表單在公文旅行時遺失,無法得知哪個環節出現疏失,責任也無從追究;有些員工已經離職,財務部還繼續支薪。

在高階決策者強烈要求與全力支持下,林政宏開始著手進行改善。「這不僅牽涉硬體投資,還包括整個授權體系的釐清與重新定義,沒有老闆支持根本做不到。」他說。

此時,企業改造(reengineering)在國際間蔚為風尚,「群組軟體」也乘勢興起,提供企業進行流程管理的工具。組軟體的概念,是讓一群人可以在不同的地方,溝通、分享、追蹤與管理資訊,使電腦從增加個人工作效率,進化到組織效率的提升。於是,台灣茂矽便導人當時唯一中文化的群組軟體--蓮花公司(Lotus)的Notes。

兩年下來,台灣茂矽幾乎把需要用到紙張的流程都放進電腦。舉例而言,各單位申請採購事宜,只要把合約以掃描器輸入電腦,再將電腦裡設定的採購格式填好,一按滑鼠,便自動同時送達相關負責人員的電腦裡,對方也只要按一下滑鼠就完成簽核,採購部門便可進行採購動作。

經過流程改造之後,台灣茂矽每個月大約減少一萬張A4大小的紙張;表單不再遺失,發生疏失或延遲時,有電腦紀錄為憑,責任歸屬清楚;更重要的是,管理流程從線形變成放射狀,原本可能需要五天的公文旅行,可以同時在一天進行,增加企業速度的優勢。

而根據企業的需要,對於眾多限閱的密件,資訊部門可以設定不同層次的保密關卡。除了以密碼或開機檔案來過濾之外,不同使用者對不同的資料,甚至同一份資料上的不同欄位,擁有不同的權力,有些人只能新增資料,有些人可以閱讀,有些人可以修改。

顯現組織力量

但是,這些成果卻不是一蹴可幾的。以台灣茂矽而言,最初也是從最簡單的工作開始,例如公告人事規章與電話分機表。而且,光決策者有心也不能讓內部網路有效運用,所有成員都必須有使用意願。除了透過訓練課程之外,林政宏先開闢許多有趣的討論和公告區,例如跳蚤市場、愛車一族等,從吸引同仁開機做起。

「要讓大家先上癮,對於工作所需的要求,自然而然就不會產生排斥。」林政宏笑道。

透過這樣的流程改造,也可以讓企業減少因人事流動而產生的工作斷層,而且成員可以透過網路,從文件資料庫利用全文檢索功能,擷取自已所需的資料。例如,當業務人員要向外界簡報時,可以參考其他同事做過的投影片,或是公司最新的財務資料。這麼一來,企業成員就不再是單兵作戰,組織的力量也就顯現出來了。

也因此,從去年開始,企業內部網路(intranet)在國內被廣為討論,而軟體公司因應市場所需,紛紛推出中文化的群組軟體。但這樣的功能並非僅限於企業內部使用,還可以延伸到企業與客戶或協力廠商之間,改善下單或轉帳的流程。

在國外,奇異公司就利用這套架構來進行招標工作,用電子郵件將招標文件寄給全球的合格廠商,有意投標者填寫完成後寄回。

從這個思路出發,也許可以提供因圍標、綁標而弊案連連的台灣政府與營造業界,若干改善的創意。

本文出自 1996 / 08 月號

第122期遠見雜誌

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