我是以「一天工作六小時」為前提，安排一週的工作與活動。
各位可能會有疑問：「一天工作不是八小時嗎？」但其實把工作排滿八小時，很容易超出負荷，而且無法應付突發狀況。我通常是在上午、下午分別安排三小時的預定工作。
接下來就介紹，我在安排工作與活動時，力行的四個基本原則。
工作安排的祕訣①把會議都集中在同一天
因會議的時間必須「配合對方」，無法自己決定，但如果可以自行決定時，我會盡量把會議都集中在同一天。特別是公司外部會議必須外出，會議與會議之間的一小時空檔，跟平常在公司內開會的一小時空檔不同，會議的密集度有差異。一整天外出，一整天開會，一整天文書作業，把相似的工作集中在一起處理，就不需煩惱要準備一大推東西，該怎麼穿衣服，或是該帶什麼東西出門，可以更有效的利用時間。
工作安排的祕訣②設想自己的「心情指數」，安排活動
我之前上班時的公司祕書非常優秀，在接受媒體訪問的行程之前，會刻意幫我迴避重要的會談或是很有壓力的會議；現在我也依循著這個原則，評估活動或工作任務做起來順不順手、有無壓力，排列等級與組合，讓自己能夠在最佳狀態下工作。
此外，在一週當中，幫自己安排個放鬆心情的「好日子」也很有效果，為自己製造一些動力，持續面對彷彿永無止境的工作任務。例如：在一週工作的中繼點「星期三」，或是一週工作的終點「星期五」，安排喜歡的才藝課或聚餐，當作是努力工作後的犒賞。利用「想在那之前完成工作，放鬆心情、盡情享受」的心理，開啟思考的開關，加速工作腳步。
工作安排的祕訣③把交通時間也寫進行程裡
過去的我時間管控能力不佳，時間到了也不趕快離席出發，經常弄到下一個會議快遲到。而就在我把交通時間也放進行程之後，遲到的情況便逐漸減少。
網路的APP或路線規畫功能可以彙整交通方式、轉乘、步行時間等資訊，換算總交通時間，登錄至手機的行事曆。若同時設定行事曆提醒功能，接近出發時間時，手機便會跳出提醒通知，可以放心的集中注意力在工作上。而且下次再去同一個地方時，還可以省去查詢的時間。
工作安排的祕訣④考量一週工作的疲憊程度
在思考一週的行程安排時，最好一併考量工作的疲憊程度。基本上越接近週末，疲憊程度就會越高；但如果碰上出差或重要簡報會議等，容易造成身體疲倦工作日，或是旅遊及出遠門的隔天，即便有重要工作，也很有可能無法集中精神。身體的疲倦程度會嚴重影響生產力，因此，在安排一週行程時，別忘了考量工作帶來的疲憊程度。
倍速心得：工作心情好，思考速度自然就快。考量心情指數，安排工作與活動，可以迅速開啟你的思考開關。
本文節錄自：《從此不加班的IPO工作術：IBM前首席顧問教你用15分鐘完成1小時的工作》一書，清水久三子著，謝敏怡譯，方智出版。
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