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以「一天工作六小時」為前提,安排一週的工作

文 / 一流人    
2018-03-14
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以「一天工作六小時」為前提,安排一週的工作
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我是以「一天工作六小時」為前提,安排一週的工作與活動。

各位可能會有疑問:「一天工作不是八小時嗎?」但其實把工作排滿八小時,很容易超出負荷,而且無法應付突發狀況。我通常是在上午、下午分別安排三小時的預定工作。

接下來就介紹,我在安排工作與活動時,力行的四個基本原則。

工作安排的祕訣①把會議都集中在同一天

因會議的時間必須「配合對方」,無法自己決定,但如果可以自行決定時,我會盡量把會議都集中在同一天。特別是公司外部會議必須外出,會議與會議之間的一小時空檔,跟平常在公司內開會的一小時空檔不同,會議的密集度有差異。一整天外出,一整天開會,一整天文書作業,把相似的工作集中在一起處理,就不需煩惱要準備一大推東西,該怎麼穿衣服,或是該帶什麼東西出門,可以更有效的利用時間。

工作安排的祕訣②設想自己的「心情指數」,安排活動

我之前上班時的公司祕書非常優秀,在接受媒體訪問的行程之前,會刻意幫我迴避重要的會談或是很有壓力的會議;現在我也依循著這個原則,評估活動或工作任務做起來順不順手、有無壓力,排列等級與組合,讓自己能夠在最佳狀態下工作。

此外,在一週當中,幫自己安排個放鬆心情的「好日子」也很有效果,為自己製造一些動力,持續面對彷彿永無止境的工作任務。例如:在一週工作的中繼點「星期三」,或是一週工作的終點「星期五」,安排喜歡的才藝課或聚餐,當作是努力工作後的犒賞。利用「想在那之前完成工作,放鬆心情、盡情享受」的心理,開啟思考的開關,加速工作腳步。

工作安排的祕訣③把交通時間也寫進行程裡

過去的我時間管控能力不佳,時間到了也不趕快離席出發,經常弄到下一個會議快遲到。而就在我把交通時間也放進行程之後,遲到的情況便逐漸減少。

網路的APP或路線規畫功能可以彙整交通方式、轉乘、步行時間等資訊,換算總交通時間,登錄至手機的行事曆。若同時設定行事曆提醒功能,接近出發時間時,手機便會跳出提醒通知,可以放心的集中注意力在工作上。而且下次再去同一個地方時,還可以省去查詢的時間。

工作安排的祕訣④考量一週工作的疲憊程度

在思考一週的行程安排時,最好一併考量工作的疲憊程度。基本上越接近週末,疲憊程度就會越高;但如果碰上出差或重要簡報會議等,容易造成身體疲倦工作日,或是旅遊及出遠門的隔天,即便有重要工作,也很有可能無法集中精神。身體的疲倦程度會嚴重影響生產力,因此,在安排一週行程時,別忘了考量工作帶來的疲憊程度。

倍速心得:工作心情好,思考速度自然就快。考量心情指數,安排工作與活動,可以迅速開啟你的思考開關。

以「一天工作六小時」為前提,安排一週的工作

本文節錄自:《從此不加班的IPO工作術:IBM前首席顧問教你用15分鐘完成1小時的工作》一書,清水久三子著,謝敏怡譯,方智出版。

圖片來源:pixabay

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