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10個聰明工作App 讓你效率更勝團隊

從「雲端」找幫手 品質好又快
文 /    
2016-10-28
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10個聰明工作App 讓你效率更勝團隊
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什麼是「雲端團隊」?就是你不需真的聘請,但是他們會從網路上提供你立即有效的協助。有些事情如果你一個人做要花很多時間,但是交給雲端團隊完成,不僅速度更快,有可能品質更好,甚至常常是免費的。

哪裡找到這麼好康的「雲端團隊」?其實,就是我們常常在說的各種線上網站,例如大家耳熟能詳的Google、Dropbox,從我個人經驗的理解上,我不把他們看做只是一個軟體,而把他們視為一個由多人組成、由多機器串聯、由更聰明的程式運算提供的「服務」。

當使用者操作這些雲端服務時,不只是操作一個軟體,背後還有Dropbox、Google團隊提供實質的額外幫助。

就好像有一個我們聘請的團隊來幫我一個人工作一樣,讓我一人之力,也能有團隊之效。以下就讓我來跟大家推薦一系列值得現代個人工作者好好利用的「雲端團隊」。

Dropbox

幫你做好檔案版本管理

雲端,不只是儲存。雲端服務,不只是把你的東西儲存到一個線上空間,而是還要可以幫存上去的檔案去做更多「處理」,這樣才有意義。

就像是大家很熟悉的Dropbox雲端同步服務,就不只是幫我們儲存檔案在一個雲端硬碟而已,儲存後的檔案還可以進行版本控管,Dropbox會保留最近30天的所有檔案版本更動,當我們工作錯誤時就可以隨時進行「檔案回溯、救援」,這是一般在單機工作無法做到,或是要花很多力氣才能做好,現在Dropbox雲端團隊就可完成。

使用Dropbox雲端硬碟時,我們即使只有一個人,也可以輕鬆做好檔案的隨身攜帶、備份移動、版本管理、即時救援、多人協作,以及與任何人最簡單的檔案分享,這就是一個人可以有團隊效率的原因。

Google Drive

永遠維持最佳狀態的辦公室

Google Drive也是類似Dropbox,不過它走得更遠,除了檔案的同步與管理外,Google Drive還提供了完整的線上文書編輯工具,我們可以在雲端直接製作文件、簡報、試算表,甚至還能製作表單、繪圖、傳真、開會,儼然就是一個獨立的雲端辦公室。

功能包山包海的Google Drive,除了可以解決各式各樣辦公室工作問題外,最大特色就是我們完全不需要花時間維護。試想,如果我們在電腦安裝文書軟體、修圖軟體,做檔案備份管理,還要常常更新工具,又害怕電腦當機、軟體當機,無形中要耗費多少時間在做維護這件事?

而使用雲端服務,像是Google Drive,誰幫我們維護?Google。而我們只要每次打開瀏覽器,進入Google Drive網站,就可以立刻用最新、最佳狀態的工具開始工作。

Evernote

給紀錄第二次使用的機會

筆記本雖然記錄時方便,但事後整理最讓人頭大。各式各樣紙本文件、便利貼,寫的時候隨手而就,但之後該怎麼分類儲存?應該要去思考一個關鍵點:這些紀錄的意義與價值不在於記下來那一刻,而在於「以後需要時,第二次使用這些紀錄」的那一刻。

如果仔細回想我們收集文件、整理筆記的習慣,是不是很多紀錄從此封存,再也沒有第二次被拿出來使用的機會,於是紀錄只是紀錄,無法成為增進我們下一次進步的台階,因為我們找不到它們!這就是個人整理方法的局限。

那麼,就聘請免費的Evernote雲端筆記、雲端個人知識庫,把檔案、文件、紙本都數位化儲存到這個服務中,無論多大內容都能隨身攜帶,並且只要輸入關鍵字就能立刻搜尋到即使是十年前的筆記紀錄,這就是雲端團隊幫我們完成的事。

Wunderlist

準確追蹤大家的任務進度

職場上,我們可能常需要跟不同人合作,有了合作,就有團隊進度的管理需要,我們要準確、快速的幫團隊伙伴分配任務,並且追蹤大家完成的進度。這時候,什麼樣的溝通方式最順暢?

用電子郵件、電話溝通的方式都有很多缺點,電子郵件很瑣碎,一件任務來來回回好幾次郵件也不一定交代得清楚,反而因郵件太多,合作伙伴還常常會搞錯任務時間、內容,沒有跟上最新的更新。而電話雖然可以當下立刻溝通,卻沒有備份存檔,無法長期追蹤。

小團隊合作的溝通需求,可以善用雲端服務來「簡化溝通流程」「明確溝通內容」。例如Wunderlist這樣的線上待辦清單服務,它不只可以列出個人的待辦清單,也可以組織團隊的待辦清單,並且透過協同合作去分配每一個任務負責人,大家只要上網打開同一份共用清單,每一個人就能即時看到相同最新進度,並且清楚明白的看到任務內容。

Trello

溝通零障礙的白板與便利貼

如果你的團隊專案大到有更多瑣碎任務,並且需要更多共同討論、合作構思時,那麼你應該試試看Trello這個雲端專案管理服務。

很多公司喜歡在白板上貼便利貼來管理專案進度,問題是這塊進度表無法隨身帶著走。Trello線上服務,可以讓團隊所有成員在上面貼上自己的創意、任務,正在執行或已經完成的事項,大家一起討論、一起投票,並且彼此清楚的看到整個專案的即時動態。

雲端的專案管理,可減少傳統時間的浪費,提供更自由的工作空間,讓團隊每一個人更快速、準確的把握專案進度,提升所有人工作效率。

Cacoo

一起製圖吧!實現團隊創意

說到團隊一起構思,例如之前我們辦公室準備搬新家,團隊的幾個伙伴在討論新的辦公室應該怎麼布置,大家應該坐在哪個位置,書櫃要擺在哪裡,這時候我們利用了Cacoo這樣一個線上協同合作的製圖工具來完成。

我們不需要找專業繪圖師來畫出設計圖,我們也不用去安裝繪圖軟體,打開Cacoo這樣的線上製圖服務,可以畫出室內設計圖、組織流程圖、網頁或App的設計草稿,即使是一般人也可以有模有樣的畫出看起來足夠專業的成果。

Cacoo免費提供一般使用者適合的專業工具,使用者不需要太多的重新學習,也不用殺雞還花大錢用牛刀,繪圖需要的素材、工具也都已經準備好,只要打開網頁,就能完成工作。

MindMeister

隨時隨地的頭腦風暴

如果你是心智圖的愛用者,隨時隨地都想要來一場頭腦風暴,利用心智圖收納、延伸你的靈感,或是利用心智圖規畫你的行動,釐清你混亂的思緒,那麼你應該在已經習慣的單機軟體之外,試試看線上的心智圖服務,例如MindMeister。

MindMeister雖是線上工具,但是它的應用功能大大的超越一般單機心智圖軟體,不只它的心智圖檔案格式可以自由共通,讓你在任何電腦與裝置使用外,MindMeister還提供了多人一起合作心智圖、用心智圖做簡報等功能。

試想看看,當你忽然想要來一場頭腦風暴,哪能等到回到電腦前,立刻打開MindMeister的網頁或App,你就能開始心靈的探索。

Google Hangouts

視訊開會 合作不再有距離

就算真的需要面對面,也不一定就要待在會議室裡。利用Google另外一個好用的雲端服務:Google Hangouts,就能免費完成10人以內線上視訊會議。

而且Hangouts提供不只是多人視訊而已,在視訊同時,我們可以在Hangouts打開Google Drive雲端硬碟文件一起編輯,或是打開前面提到的Cacoo一起製圖,甚至可以利用視訊遠端幫同事解決電腦問題,直接操控對方電腦。

Quip

來一場最高效率的會議

開會時,哪個倒楣鬼被分配到會議記錄?該不會就是你吧?可是一個人要怎麼做好一次會議的統整記錄,是不是記錄好了還要給每個與會者做確認,這浪費很多不必要的工作時間與步驟,曠日廢時,結果還不一定準確有用。

雲端協同合作工具,是解救我們無效率溝通的最佳解藥。如果下次需要討論一件事情、構思一個案子,不一定要面對面,打開Quip這樣的線上文書合作服務,大家直接在一塊白板上討論內容,寫上意見,Quip同時提供即時通訊與文書合作功能,讓我們開完會就完成正確會議紀錄。

feedly

新資訊的最佳虛擬祕書

網路時代可以說是知識決勝的時代,因為每個人都需要「領先獲得知識」,以便更快做出正確決策或產品,「不知道」在網路時代比什麼錯誤都可怕。

在職場上,利用像是feedly這類資訊接收服務,我們可以「訂閱」和自己工作有關的媒體、網站,一旦這些媒體、網站有新文章、新消息,就會自動「送報」到我們的feedly中,發出通知,我們立刻搶先一步知道。

不要每天花很多時間在不同的媒體網站逛街,也不用費盡心思做苦工去一個一個工作相關網站調查,利用feedly,可以好整以暇,一個人就能準確、快速、大量的完成資訊接收與整理的工作。

合作,不一定我要到你身邊,在雲端時代,我們可以更快更即時的完成一起工作的需求。

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