朋友傳給我一篇短文，分享近期特斯拉創辦人馬斯克與員工開會的實際過程。文中提到的細節，對台灣企業頗具啟發性：他不但拒絕無意義的PowerPoint簡報檔，也儘量講重點縮短時間。回頭看我熟悉的國內企業開會常態，多數做不到，即便台灣人一向重視效率也挺努力。為何我們不懂學？這得從一位老闆特助告訴我的開會安排故事談起，就可看出兩邊職場文化差異。
看了朋友分享的馬斯克實際開會過程，我只能再度敬佩地指出，特斯拉與 SpaceX 之所以能在工程與創新上持續突破，背後關鍵之一正是創辦人自身堅持的會議準則。從馬斯克過往發言就可看出，他一再強調效率，甚至直言：「除非你真的有必要，否則不要開會。」
馬斯克：會議成本極高，容易浪費時間
因為在他看來，會議是一種極高成本的活動，每多一分鐘，就代表浪費多人時間。若沒有明確目的或決策，這場會議就應該被取消。
與此相對，馬斯克的會議文化還有幾個鮮明特徵：
1. 人數精簡：他反對龐大冗員的會議，認為最佳人數不超過四、五人，且與會者必須與議題高度相關。
2. 重點導向：PowerPoint簡報幾乎不存在，他主張直接面對問題，數據可口頭報告，解決方案才是重心。開會時要求員工連食物也不准帶，就是怕模糊焦點，變成聚餐浪費時間。
3. 快速決策：會議必須在當場得出結論，並清楚分配責任與下一步行動，讓每個與會者離場時都知道自己該做什麼。馬斯克自己也帶頭處理一些決議事項。
反觀台灣，多數企業的會議場景卻截然不同。以我曾任職的一家台商公司為例：在年度規劃會議中，會議室擠滿了十多位部門代表。主持人光是開場致詞就花了15分鐘，接著每個部門依序報告20分鐘，簡報一頁接一頁，內容冗長又重複。會議已經持續超過一小時，卻仍沒有人能清楚回答「明年該做什麼規劃」，而這樣的場景，在台灣職場可說司空見慣，台灣職場人士更是厭惡至極。
簡單來說，台灣的開會文化，往往還是偏向一種儀式感。人愈多、會議時間愈長、簡報厚到沒人記得，大家就覺得這場會開得「夠正式」。但這種思維，和馬斯克推崇的開會哲學形成了強烈對比。難道台灣人真的不懂效率嗎？其實不然，我們只是還活在儒家文化底下某些「不敢逾越」的框架中。
企業特助透露：有人寧可參加不重要的會議
比方說，一位在某企業總裁身邊的特助跟我說，她曾嘗試安排把會議的人數精簡一點，將工作範圍跟會議主題較無關係的員工屏除，結果竟發生沒接到通知的人，私下跟她打聽，擔憂表示「自己是否做錯什麼嗎？因此沒排進會議出席」。還有人推測自己「已不是公司大將了」。
因此，她被迫又把一些人加回出席通知裡。但心裡也納悶，為何有人甘願參加對自己並不重要的會議，以便證明「價值」？
台灣強調包容每一個人，會議裡儘量照顧所有人的發言空間；但馬斯克要的是精準聚焦，覺得沒必要參與的人應該立刻離席。台灣企業看重的是程序與形式，像是要先報備、寫會議記錄、流程照表操課；可在馬斯克的世界裡，決策與行動才是關鍵，能解決問題、帶來結果的人才值錢。
我們的辦公室文化，對冗長和低效似乎有高度容忍，就算一場會沒有結果，也覺得「開過就好」；而馬斯克則把效率奉為最高原則，認為浪費時間就是最大的原罪。更明顯的是，台灣職場對衝突與質疑總是避之唯恐不及，深怕說錯話或冒犯上司；但馬斯克反而鼓勵員工要直言挑戰，認為激烈討論、觀點碰撞，才能找出最好的解法。
這些文化上的差異，不只是開會方式不同，更反映出職場氛圍的兩極發展。台灣企業多半走保守路線，層級分明，大家對犯錯心懷恐懼；但馬斯克領導下的團隊，卻講求開放、直接，以結果為唯一標準，不看你的頭銜，只看你能不能 deliver。
台灣開會文化低效的三大根源
1. 面子文化：主管傾向邀請大批人馬，以示重視；員工也覺得全程待會才算尊重。結果會議被迫拉長。
2. 責任模糊：群體決策雖然看似民主，但往往缺乏明確責任歸屬，導致討論淪為表面，缺乏推動力。
3. 對上位者的依附：台灣深受階級觀念影響，會議多數時間只是等待老闆拍板，自然缺乏快速決策的氛圍。
借鏡馬斯克的五個方法
若要提升會議效率，以下五點值得參考：
1. 設定明確目標：每場會議都必須回答「開完會後，我們要得到什麼？」若沒有具體目標，就取消會議。
2.控制人數：只邀請與議題密切相關的人，其他人會後再行通知。
3. 允許自由進出：若參與者無法提供價值，應該能自由離開，而非被迫坐在現場。
4. 避免冗長簡報：以口頭報告或一頁式文件取代繁複 PPT，並將時間壓縮在 30 分鐘內。
5. 結論與行動計畫清晰：會議結束時，必須明確列出「誰負責、做什麼、何時完成」。
令人傷心的是，台灣的開會文化之所以低效，並非因為台灣人不努力，而是受限於面子、形式與階級文化。這使得會議淪為表面功夫，浪費大量時間。馬斯克的會議哲學並非值得盲目崇拜，而是提醒我們一個簡單卻常被忽略的真相：會議的唯一價值，就是快速解決問題並推動行動。
