畢業到了職場，Email就不能亂寫！最近聽說有朋友公司的年輕同仁，就因為寫信用語沒大沒小，不敢託付她聯繫重要人脈。但也有資深主管朋友，寫信給英國上司祝賀年底聖誕，台灣人尋常的「Merry Christmas」都不用，改「Happy Holidays」！但誰能在職場生存得好，從這個關鍵細節看得出來。依照我個人經驗，職場書信有5個地雷，千萬別踩。
近期朋友跟我說起公司的年輕同仁，時常觸犯許多Email信件禮儀不該犯的錯誤，時常因為開頭稱呼不適宜，或是打招呼的用語相當粗魯，讓人感到沒大沒小的感覺。但她卻自以為聰明，還疑惑為何主管似乎不敢重用她？許多重要人脈都避免她去聯繫以免出問題。
另外，有一位以前認識的某企業資深主管，就很懂這一套。明明英文超好，最近跳槽一間英商，竟然花錢請線上英文家教，原因只是：「聽說英國人語言文化和美國大不同，要重調一下Email書信用語！」
包括近期聖誕剛過，她回信竟然連台灣人尋常的「Merry Christmas」都不用！背後有原因。
這讓我回想起，在外商和台商講究的禮儀有些不同，我曾經從外商公司轉換到台商公司時，因為沒有叫某個主管頭銜，被私下批評沒禮貌過，讓我後來在寫信和溝通上更注意某些細節，也基於我個人的經驗和踩過許多地雷，本文總結5個職場人士常見的信件錯誤。
Email信件地雷1：職稱很重要，外商與台商不一樣
一般來說，外商主從關係較低，即使你的信件寫給公司的高層，一律以英文名字Dear ＸXX 開頭即可，習慣直話直說，只要表明信件的來意，內容言簡意賅，老外基本上不太會覺得被冒犯。當然，建議還是要先觀察，確定他可以直呼其名較妥。
但是台灣企業主管，我認為直接稱呼主管或高層英文名字，通常不太適合，這時候就要特別小心，因為許多台商主管無論在訊息還是書信中，都會若有似無的在意發信人是否提及職稱，如果主管沒有表態說叫我英文名字或名字就行，比較安全的做法是稱呼XＸ經理，才不會給人沒禮貌的感覺。
Email信件地雷2：沒副本告知自己的主管及同事
每一家公司，對於副本應該提及多少人，都有自己的一套標準，但我過去在外商工作的經驗，就是提及自己的直屬主管們，包含大小主管，以及溝通的對象。
不過有些待過台商的朋友提醒我，如果公司專案的管轄範圍很模糊，或即將推一個新的任務專案，沒跟所有利害關係人打招呼，會導致某些主管，事後偷生氣，如果是這樣的情況，建議寫信時應知會主管以及涉及專案的所有同事。
Email信件地雷3：主旨有騷擾感
另外，許多主管或部門因為工作繁忙，每天都會有上百封的信湧進來信箱，這時候比較好的做法是在信件主旨表明信件的急迫性，不過這只適用於真的很緊急的狀況，濫用就適得其反。
有些同事只是因為個人私事，或是私人利益，一直對同事催促就顯得很沒有禮貌，過去任職的公司中，我有一名芬蘭同事，就非常喜歡寫Urgent（緊急） 開頭，但都是為了他個人要清稅離開香港，準備回總部的事宜，一直發信打擾我其他工作，讓我最終對他格外反感，因此，建議大家急迫性高低，應該以公司決策的信件為主。
Email信件地雷4：用字遣詞沒顧慮到對方信仰，還有多元平權
朋友曾問過我一個問題，就是前陣子聖誕節時，祝福同事「Merry Christmas」認為不見得好，因為對方可能是猶太人，或其他不信基督教的移民，針對這點，我以前不會特別顧忌，是朋友提醒我，才知道「Merry Christmas」和「Happy Christmas」在英文的表達中有些不同。
查資料後才發現Happy一詞聽來尋常反而相對是上層階級使用，而Merry一詞與下層階級有關。Merry Christmas一詞有「尋歡作樂」時常衍伸出醉酒、縱情的意思，英國皇室通常代表著國家形象，這他們會選擇說Happy Christmas，不過美國人更愛Merry Christmas。
但也有人認為英國皇室思維守舊，不見得代表主流意見。只是「Christmas」的字詞原意為基督彌撒，是屬於基督徒的節日。歐美國家就算白人，不是基督徒的也很多，像是猶太人就不過這個節，最不會踩到地雷的用法是「Happy Holidays」，不管你是哪國人或信什麼宗教，都不會有問題。
除此之外，建議大家書信盡可能使用中性的字眼，例如說某些職業或身份已經經過正名運動，更改一些充滿偏見的詞，例如護士就已經更名為護理師，工作中就不要再叫人家護士，更為妥當。
Email信件地雷5：書信的內容超冗長，沒尊重收件者
過去我收到某些廠商，喜歡寫極度冗長的罐頭信件。這類的信件，我通常直接懶得看，其他情況像是某些廠商總是想要無酬互惠的合作，甚至發信答應的事情，最後又出爾反爾，試想會對生活中，不太熟的人都如此要求，真的很想回他，請問我們有私交嗎?
不過，我也遇過幾位出版社的行銷，在寫信這件事情上，都會一次講完所有細節，例如希望何時提交、付款的日期、字數的要求，能給的合作費用，都一次說清楚，甚至我遇過一位最有禮貌的同仁，還說如果合作費用低於其他合作，也希望你能體諒，最終我發現注重細節，展現禮貌的人，工作能力跟品質幾乎都比較好。
也許你以為積極回Email，主管應該很高興，最後升遷沒有你？恐怕要檢討一下。最終發現，如果想成為工作品質比較好的人，以上細節都會注意到，有禮貌的信件，也會讓後續共事上、合作上更加順利，讓自己跟主管、同事的關係更好。
