編按：「即時回覆」在工作模式多樣化的現代，真的算是工作能力高強的條件嗎？我認為「容許時間差＝以尊重自己和對方的時間為前提做好工作」的趨勢會越來越普及，請你務必藉機嘗試看看。（本文摘自《0秒說明！遠距工作！》，作者為淺田卓，以下為摘文。）
避免電話溝通
我有很多出差機會，每次在機場休息室或車站候車室辦公時，常常看到邊講電話邊發脾氣的人。他們看起來像是在用電話報告、連絡、討論些什麼，但因為無法向對方清楚表達自己的意思而焦急上火。
讀到現在，相信你已經知道問題出在哪裡了。
問題不在於表達內容，而是「表達者」身上。
請記住，無法「讓對方看見」的電話基本上是要盡量避免的溝通方式。
我希望你養成一個習慣，經常去想「如何避免通電話」，同時調整自己日常的溝通方式。以下分享一個我身體力行的做法。
不少人偏好電話溝通的人欠缺精煉思考
我的名片上只印了電子信箱，就算有人詢問電話號碼，我也會表示拒絕：「因為沒在用就沒印了」。因為我想讓自己的溝通環境更接近「無聲達標」，盡可能使用郵件而非電話來溝通。
其實，偏好電話溝通的人當中，有不少人工作上欠缺精煉思考的習慣，這點很容易造成時間浪費。當我們工作中被突如其來的電話打斷，聽對方講一堆沒有重點的話，沒有比這更不合理的事情了。話說有時候還會被要求馬上回覆，我根本沒時間準備的答案，連進行紙一張思考整理的機會都沒有。
用電話溝通，就像被猛然推上舞台一樣，沒有相當程度的簡報功力辦不到。
如果按本書指引不斷練習，進而讓思考整理能力發揮到相當於「紙0張」的程度，那麼用電話溝通是沒有問題的。
可是，在初期階段，比較保險的觀念是「只靠電話的商務溝通，不論對自己或他人都是百害而無一利」。從前確實有過只能靠電話溝通的時代，但如今時空環境已大幅改變，那種無法「讓對方看」電話模式也該更新了。
電子郵件優於通訊軟體的理由
接下來我們把「電子郵件」和「商務通訊軟體」放在一起說明。若以「是否能靠視覺來傳達」為判斷基準，那麼這兩者都符合要求，請列為優先選項。
至於電子郵件為何排名比通訊軟體更前面，主要是從「呈現視覺化思考整理結果的容易度」來判斷。
用通訊軟體溝通時，速度是優先考量。雖然正在忙的時候無法立即回覆，但心裡會擺脫不掉想回應的念頭。或說很多工作人都覺得「不回覆不行」。關於這點，我曾在研討會中做過調查，半數以上的學員都有「要即時回應或5分鐘內回應」的時間壓力。因此，用通訊軟體溝通很難做到深入的思考整理，往往輕易便做出回覆了。
相形之下，電子郵件可以充份進行思考整理後再回覆。
如果將下方【表格】的內容以電子郵件寄出，對方便能透過視覺化內容接收到一定程度的訊息。
然而，很多商管書主張「立即回信是一流人才的共通點」或「延遲回信的人工作表現不佳」。真的是這樣嗎？
電子郵件比電話好的優點在於對方能接收到「視覺化」的訊息。當你花點時間歸納出如【表格】的版面，對方用看的就能明白你「思考整理後的結果」。
無論如何，電子郵件最大的優勢就是具有確保思考整理時間的自由。
對於不習慣精煉思考再工作的人，採用即時通訊處理工作術反而會帶來許多麻煩。
事實上，我自己就不會馬上回覆通訊軟體或電子郵件，通常都是保留莫約一天的整理時間再一口氣回覆。
不「即時回覆」信件反而提高效率
電話是「同步型媒體」，電子郵件則是「非同步型媒體」。接收郵件和回覆郵件兩者之間無須同步進行，而「不同步」這點即為電子郵件的本質。
「即時回覆」是把電子郵件視為相當於電話的同步型媒體。但我認為電子郵件屬於非同步型媒體，所以信件往返間有時差也是理所當然。
那麼，商務通訊軟體屬於哪一種？如同前述，因為這種溝通方式有速度上的要求，所以要歸類為同步型媒體。但這不代表你不能將電子郵件方式套用在通訊軟體上，你只要找出自己的運用規則就沒問題了。
最簡單的方法，就是向旁人宣告：
除非註明『緊急』或『盡速回覆』，基本上我會保留一天的時間整頓後再做回覆。
如果旁人都明白「這就是他的工作方式」應該也會出現贊同而跟著做的人。或許正因為如今是「隨時隨地都能與人連結」的時代，故而逐漸有提倡「有權斷絕連絡」的主張出現。
要用「同步型媒體」還是「非同步型媒體」？這種選擇今後會更加重要，而我認為電子郵件的「非同步」特性應該獲得更多人的認同。
「即時回覆」在工作模式多樣化的現代，真的算是工作能力高強的條件嗎？
不過，我認為「容許時間差＝以尊重自己和對方的時間為前提做好工作」的趨勢會越來越普及，請你務必藉機嘗試看看。 
