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啟動遠距工作 先克服四大盲點

網路科技加持,在家工作就能高枕無憂?
文 / 侯冠州    
2020-03-31
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啟動遠距工作 先克服四大盲點
圖/達志影像
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全球企業抗疫,紛紛祭出遠距工作對策。但仔細觀察職場生態,想要員工在家工作沒那麼簡單。遠距帶來的四大盲點,似乎還需要企業與員工互相包容與學習。

新冠肺炎疫情衝擊全球,各企業紛紛祭出遠距工作應對。但,新的職場嘗試為企業主管、員工帶來的改變,似乎沒那麼簡單。

首先,遠距工作從原本大眾認為的特殊待遇與福利,轉變為一種「建議」,甚至是「不得不」的工作模式。

「遠距工作,既是工作模式的改變,生產力也會變,」勤業眾信聯合會計師事務所風險諮詢服務營運長吳佳翰說。首先,由於人們害怕在社群、團體生活中被邊緣化,偏偏遠距工作是獨立運作,鮮少和同事碰面,導致員工個人的疏離感快速提升。

對於坐辦公室的員工而言,公司的茶水間,往往是私下交流、培養感情的好所在。根據勞委會職訓局「全國就業e網」的調查指出,茶水間不僅是上班族掌握公司訊息的重要場所,同時也是工作壓力釋放,跟同事增進感情的場域。

但對遠端工作者而言,每天最常見到的是手邊的筆記型電腦、通訊設備等,儘管透過這些裝置和同事們聯絡不難,但,總是少了聚在同一空間內,面對面一起閒聊的共同感。

「遠距工作其實就像出差,」勤業眾信聯合會計師事務所風險諮詢服務副總經理林彥良指出重點,有會要開時露臉,沒有會議時就進行視訊通話:「公司會有很長一段時間看不到你,你也會有很長一段時間看不到同事,公司組織發生了什麼事情其實也不太知道。」

遠距工作大不易,需要配套措施才能見效。圖/遠距工作大不易,需要配套措施才能見效。

盲點1〉疏離感影響員工士氣

而這種疏離感,可能會隨著時間愈加明顯。林彥良觀察到,有些員工在視訊會議上線後,從來不講話,當主管交辦事項後,也不太會有反饋、互動或是溝通。

總歸一句,在辦公室裡的同事,也不是時時注意彼此有沒有認真工作,而是醞釀出一種團體參與和互動的感受。

當某人提出意見、開一些玩笑,周遭的人即便是簡單的表情或動作,都能即時知道他人的反饋和想法。「而當你是遠端工作者,這一切都看不到,除非整天和同事開著視訊,」林彥良說。

水能載舟亦能覆舟,遠端工作雖可快速開發日常工作能力,讓員工能隨心所欲在各處工作,但久而久之,也可能會讓人變得與世隔絕,感到孤獨。

盲點2〉自律讓效率打上問號

而自律,亦是個大難題。

「左邊是床,右邊是貓」雖然是在家辦公的一句玩笑話,卻精闢點出了遠距工作的最大難題──自律。

「提到遠距工作,管理者最常說的一句話,就是員工私下究竟在做什麼?」勤業眾信聯合會計師事務所風險諮詢服務副總經理劉婉蓉說。

不容易掌握工作狀況,這大概是多數企業老闆對遠距工作抱持懷疑的原因。像有些反對在家工作的管理者就認為,家裡令人分心的事物和誘惑太多。

有個流傳的實例是,大陸某企業員工參加電話會議,背後居然出現韓國人說話的聲音;原來,是他忘記關閉正在播放的韓劇。

短短的小故事,卻清楚點出如何確保遠距辦公效率的難題。

正因如此,管理者想把所有人放在一致化的空間。「因為員工在不同的工作環境下,會因不同個性產生不同工作結果,而集中管理最方便,」吳佳翰指出。

反之,遠距工作是處在一個完全沒有監督的環境,有大把的時間讓人揮霍,而遠距工作者是否能迅速調整至最佳的工作狀態?是工作成敗、維持效率的關鍵。雖然多項研究表明,遠程辦公人員通常比在辦公室工作的人員生產效率更高。但是,並不是每個人都有良好自律能力。

因此,遠距工作者本身要有一定的自我管理、獨立運作能力,才能和主管、同事建立信任感。

「遠距上班或是在家工作的人真的要很能自律才行,因為人就是會有惰性,」訊連科技營運長古媄君補充。

遠距工作的另一個痛點,在於團隊合作。對於許多企業而言,十分習慣團隊聚在一個空間,或是共同在會議室裡面,一有事情就可以當面溝通。員工一旦有事情要找老闆、同事討論,還是習慣使用電話,或是直接站起來,走到座位前面。

而遠距工作,讓「走到同事旁邊」的距離變得更加遙遠,因此團隊溝通與合作不如想像容易。

《成功在家工作》(The Work-at-Home Success Bible)的作者特魯克絲(Leslie Truex)指出,溝通和協調是遠距工作最大的挑戰。「要弄清楚老闆或是其他經理的意圖、工作分配,必須不斷反覆發送E-mail。」

遠距工作的模式裡,每個工作者都是一個獨立的個體,即便是視訊團隊會議,也都是事先安排好,這段期間內聊的也都是公事;彼此間閒聊、互動機會明顯減少,使得團隊間的關係會在不知不覺間變得愈來愈淡薄。

盲點3〉凝聚力影響團隊戰力

另外,遠距工作除了讓維繫團隊關係變難,對於剛開始合作的新伙伴,也容易因為缺乏互動,不易建立信任關係。

想想,當身處在辦公室的時候,不論是座位上、或走廊遇到同事,都能簡單小聊幾句關心彼此狀況。這種閒聊雖說與工作無關,但卻對組織氛圍、關係建立有所幫助。

當團隊人員互動愈頻繁,愈能了解各自的價值、習性和做事方式,如此一來,默契就能自然而然建立,而產生更好的團隊效率或是合作品質。

吳佳翰建議,即便是遠距工作,不論是線上線下的團隊活動都要經常舉辦,尤其是該由團隊主管經常舉辦,員工才會覺得即便是分散在各地工作,仍舊能感受到來自團體的「溫暖」。

盲點4〉資安面臨嚴峻挑戰

遠距工作也意味著資安問題將更加突顯。

當在辦公室工作時,使用公司的設備和網路,通常有一定的防護措施,可避免多種類型的資安攻擊。但遠程工作代表可在任何地方,包括家裡、咖啡廳、飯店等進行工作,很可能會連接到不安全的網路而被駭,無意之間丟失公司重要資訊與機密。

「譬如,有些人的E-mail會收到一則關於新冠肺炎在全球的分布圖,但這其實是一個惡意釣魚信件,只要點進去,就被駭了,」林彥良說。

類似的資安事件層出不窮。面對網路無國界的時代,資安議題已成為企業營運最重要的課題,而近期因防疫機制而盛行的遠距工作,更加重了企業網路資訊安全的挑戰。

林彥良認為,遠距工作的資安挑戰不外乎是資料保護、資料權限認證以及事後追查能力。大部分的企業可以提供基本的資通訊基礎設施,但更進一步的資安保護能力,卻不見得擁有。

因此,企業在啟用遠距工作機制時應該注意網路環境安全、個人設備資安監控、外在設備資料保護、工作平台機密性這四大要點,才能順利實施遠距工作並確保資訊安全。

「企業應從技術、流程、人員三面向優化應變管理思惟,」林彥良指出在全球防疫總動員的當下,企業必須提升網路安全防護策略。

遠距工作因這場「疫外」,再度受到重視。但除了少數的人因職業性質早已習慣遠端辦公外,大多數上班族還是依循原有工作模式。當從原本與同事面對面合作變成透過電腦協作時,心態、工作習慣等都勢必有所調整才能適應。所以,在採用遠距工作作為因應疫情的措施之時,也需謹慎面對背後帶來的挑戰。

本文出自 2020 / 04 月號

別讓孤寂封城

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