英語e-mail寫作的7C原則

在利用e-mail 傳達訊息時，並不要求使用華麗優美的詞句，需要做的就是用「簡單、樸實的語言，清晰、準確、完整地表達自己的意思」，讓對方可以非常清楚的了解你想傳達的訊息。以下就是寫好英語e-mail 務必要掌握的7C 原則：

優秀的英語e-mail 行文流暢、言簡意賅，並且避免冗長。也就是說寫信者必須使用簡短量少的文字表達必要的資訊。請對比下面的句子：

Company operations for the preceding accounting period terminated with a substantial deficit.（本公司在先前的帳務執行上有了巨額的透支。）Æ 太複雜了！

The company lost much money last year.（公司去年損失了許多錢。）Æ 較簡潔

英語e-mail 書寫過程中，一般會涉及一些情況的描述，比如時間、地點、價格、貨品編號⋯⋯，發文者應盡可能做到具體的描述，這樣會使交流的內容更加清楚，並且有助於加快事務的進程。請對比下面的句子：

These brakes can stop a car within a short distance.（這項煞車系統可以在短距離內使一台車停下來。）Æ 一般性敘述

These Goodson power brakes can stop a 2-ton car within 24 feet.（古森煞車系統可以在24英呎內使一台兩噸重的車停下。）Æ 具體且容易引起注意

「清晰」是英語書信寫作最重要的原則。一封含糊不清、詞不達意的書信會引起誤會與意見分歧，甚至會造成貿易損失。想做到清楚表達應選擇正確、簡練的詞彙以及正確的句子結構。一般來說，商業書信的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來，以便對方準確理解。請對比下面的句子：

We can supply 50 tons of the item only.（我們只能提供50 噸的商品。）Æ 焦點放在「商品」上

We can supply only 50 tons of the item（. 我們能提供50噸這樣的商品。）Æ焦點放在「數量」上

即便是以e-mail 聯繫，同樣需要注意禮貌，因而在寫信過程中，要避免傷害對方情感的表達。措辭上多選用些禮貌、委婉的詞語，像would, could, may, please, thank you 等。當然這並不意味著一味地低三下四。請對比下面的句子：

We are sorry that you misunderstood me.（我們很遺憾您對我們的誤解。）Æ 責任在「你」

We are sorry that we didn’t make ourselves clear.（我們很抱歉沒把我們的論述表達清楚。）Æ 責任在「我」

在英語e-mail 寫作過程中，發文者應設身處地想到對方，尊重對方的風俗習慣，即採取所謂的「You-Attitude」（對方態度），盡可能避免使用「I-Attitude」或「We-Attitude」（我方態度）。另外，還應該考慮到收信者的文化程度、性別等方面的因素。請對比下面的句子：

I received your letter of June 23, 2013 this morning.（我於2013 年6 月23 日早上收到了您的信件。）Æ 我方態度

Your letter of June 23, 2013 arrived this morning.（您的信件已於2013 年6月23日早上送達。）Æ對方態度

在英語e-mail 中，除了避免語法、拼寫及標點錯誤外，其所引用的史料、資料等也應準確無誤。尤其在商務英語中提到具體日期、資料等內容時更要準確表達以免發生歧義。請對比下面的句子：

This contract will come into effect from Oct. 1.（這份合約將於10 月1日起生效。）Æ 含混曖昧

This contract will come into effect from and including October 1, 2013.（這份合約將於2013 年10月1日當日開始生效。）Æ 準確

在英語e-mail 寫作中，資訊的完整性很關鍵，所以商務信函中應包括所有必須的資訊。例如下述通知，短短的幾句話就包含了應有的全部資訊：

All the staffs of Accounts Department are requested to be ready to attend the meeting in the conference room on Tuesday, at 3:00 p.m., Jan. 6, 2013, to discuss the financial statement of last year.

關鍵字: 職場學