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讀懂老闆心思,溝通不再被打槍

向上溝通》找出你的老闆是哪一型
2015-08-14
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讀懂老闆心思,溝通不再被打槍
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工作已經多到做不完了,老闆又丟來新任務,該怎麼跟他說會造成大塞車?

明明已經口頭報告過了,為什麼老闆還要看浪費我的時間,再給他一份書面報告?

你的日常工作效能,除了取決於管理團隊的能力之外,也和你與老闆相處的向上管理能力密切相關。向上管理不是操縱老闆或拍馬屁,而是建立互惠的夥伴關係;但這不是平等的夥伴關係,老闆還是比你占上風,因此,你不能隨緣看待你和老闆的關係。

該跟老闆溝通些什麼?

跟老闆溝通,連同溝通的內容和形式,是建立正面關係的關鍵。首先,你應該深思老闆對你的期望,並針對你的工作內容與他取得共識。但是,不要以為你能摸透老闆最細微的想法,因為他的思維會隨著事件迅速變化。

為了讓你和老闆的目標唱同調,請列出你的工作項目,從你的觀點標出優先順序,呈交給老闆;如果有任何誤解,他可以修改列表。每週與老闆討論工作項目清單,確保目標正確,即使工作期限緊迫,也不要省略這個步驟。

就工作項目和優先順序達成共識後,了解老闆希望你如何執行。有些老闆喜歡事先規畫專案,編列詳盡的預算,安排各個步驟的人員編制;有些則喜歡放手,只要部屬在合理成本內做出好成果即可。你應該跟老闆明白討論,了解他偏好的參與程度。

不要害怕徵求老闆的意見,才能確保與他的觀點一致。根據經驗,很多老闆不願給予建設性的批評,有些老闆期望你懂他的暗示,有些一味迴避衝突,不管遇到哪一種老闆,你都要主動明確要求反餽意見。你可以在會議或專案的尾聲具體地問:「你覺得我有哪些部分可以做得更好?」

有成就時,一定要讓老闆知道,尤其是在績效評估或分配獎金之前。這不是謙虛的時候,你不提交成績單,他就無從掌握你所有的工作績效。另一方面,專案看起來可能會失敗時,務必事先給老闆足夠的預警。有狀況已經夠糟了,要是老闆被蒙在鼓裡,那更是糟糕。遇到嚴重問題,預先知會他,他還可以修正目標,重新安排資源,或者想出對策;至少他不至於在他的老闆面前開空頭支票,讓他難堪。

老闆愛email,你就比照辦理

在日常工作中隨時調整你的溝通方式,以因應老闆的偏好。特別留意老闆採取主動的互動方式。他會打電話詢問目前的專案訊息嗎?他會順路到你的位子聊聊嗎?或者只是寄封電郵給你詢問訊息呢?他主動的溝通方式,很可能就是他期望的後續溝通方式,你應該比照採行。

以電子郵件為例,有些老闆的電郵非常簡短,採條列重點陳述,不多詳述細節;有些老闆的電郵內容詳盡,句子完整。不管你收到哪一種電郵,最好比照回覆:老闆條列重點,你也條列重點回覆;老闆偏好長篇思考和完整的文句,你的回覆也要側重分析、講究文法。

同理,報告方式也要配合老闆偏好,如呈交實體文件、寄發電郵或口頭報告。事先在報告裡標示重點,可能的話,報告盡量控制在一頁以內,只達老闆希望的詳細程度即可。如果他喜歡當面聽取最新狀況,會議就要保持簡短切題,簡潔扼要地表達重點、即知即行,更能得到他的讚賞。

適應老闆的管理風格

除了溝通方式的偏好,一般來說,你也要適應老闆的管理風格。留心老闆的言外之意(或未言之意),仔細觀察他的習慣,據以調整自己的習慣。你的個性不必和老闆一拍即合,但是行動和習慣要與老闆的管理風格相容。

找出老闆屬於哪種性格類型,有助於判斷他的管理風格。職場上的管理風格大致可分成4 種:發明型、移情型、謹慎型和強迫型。大多數老闆不會單純屬於一個類型,但這個架構可以幫助你判斷他的弱點,思考自己如何補他的不足。

1.發明型老闆

熱愛冒險和實驗,喜歡嘗鮮。他們通常能帶動活潑而具啟發性的工作環境。但可惜的是,他們也會是混沌的來源。他們雖有遠見,卻不耐執行細節的糾纏。因此你要做的,一是不要阻礙他的重大計畫,二是幫他打理好細節。與發明型老闆溝通,應該簡單扼要,細節除非攸關大局,否則按下不表。

2.移情型老闆

高度關注員工的感受,他們煞費苦心,確保員工感覺自己受到肯定。如果運用得宜,這種方式可以促進信任,也能產生高效益。可惜,有些移情型老闆耗費太多時間談論感受,而不是把事情做好。為這種老闆做事,盡量採取符合他們風格的親和作風:友善、傾聽老闆談話、顧及同事感受。同時,你還是必須完成分內工作,謹慎落實時間限制和專案期限。

3.謹慎型老闆

重視他建立的例行事項,致力降低風險。他條理分明,工作步調緩慢但穩定。在某些方面,謹慎型老闆最易於依循:遵照他的例行事項規畫即可。妥善規畫時間,開會時有備而來。然而,面臨需要大刀闊斧的狀況,謹慎型老闆的表現通常欠佳,如果你覺得你需要提出的變動,劇烈程度會讓他難以招架,務必提供詳細資訊、強調風險控管,多給他一些時間思考。要他嘗試新事物時,你必須有點耐心。

4.強迫型老闆

對自己和員工都要求嚴格,他們執著於細節,為任何過失感到苦惱。這種苛刻作風通常源於對自身表現的焦慮感,他們往往沒有察覺自身行為對他人的影響。與這類老闆共事確實相當困難,你必須格外努力研究專案的細節、收集適切的資訊。遺憾的是,就算你工作品質絕佳,強迫型老闆可能還是會尖銳批評。這時不必在意,保持理性,接受老闆永遠不會滿意的事實。但如果這類批評一再出現,你也必須和他談談,甚至換職務找個比較支持你的老闆。

有歧見?做好功課就能解決

即使你和老闆在整體上具備互信關係,難免也會有意見相左的時候。不過,只要做點計畫,就能避免某些類型的衝突。一個方法是事先跟老闆說明你想怎麼執行專案,即使老闆表示完全授權給你。例如放手行事前(如邀請另一個事業單位加入、接觸政府機關或延請外部顧問),先知會老闆,但不必等到他核准才進行。如果他覺得你的行事方式十分不妥,你也已經給他表示反對的機會。

對於實質的潛在衝突,你要如何因應?與老闆討論歧異前,先思考以下問題:事情牽涉的風險多高?你有勝算嗎?完全不爭取的話會怎樣?如果風險平平或者勝算太低,那就咬牙順從老闆吧。

當你決定堅守立場,做法也要能解決問題。切記一個關鍵:做好功課,保持合作態度,也就是說,你要收集客觀實證來驗證你的主張,不要讓歧見變成老闆和你個人的意氣之爭。相反地,把歧見化成討論,目的是如何最有效地達成組織目標。

以下來看看你和老闆可能出現歧見的情況,而你又該如何正面回應。

狀況1:你接受專案的指派,卻未獲得足夠的資源完成專案。

這種情況下,詳盡編列執行專案各部分所需的人員和預算,然後試著提出替代辦法,如縮限專案規模,或從其他單位借調人員。

狀況2:你原有的工作量已經不堪負荷,又分派到重大專案。

這種情況下,與老闆一起檢視你目前的工作負擔,請他釐清工作項目的優先順序,你可以據此要求延遲或免除優先程度較低的工作。

狀況3:老闆要求你開發某項你認為必敗無疑的新產品或服務。

這種情況下,你要提出客觀數據,說明這項產品或服務何以不敵競爭對手,或是不會為客戶所接受。可能的話,根據老闆原來的構想,提出一個成功機率較高的修正版。

總之,與老闆有歧見時,肯定老闆的決策權,提供詳盡的研究佐證你的顧慮,並提出解決問題的替代方法。切勿因此氣憤或對立,也不要攻擊老闆的智慧或誠信。呈現客觀事實以佐證自己的立場,提出共同解決歧異之道,才是你展現「成為老闆的高效能夥伴」的最佳方式。

看看你的老闆是哪一型

以下練習幫助你思考老闆的管理風格,你可以從4個不同的面向中,了解他的個性與偏好的模式。

1.我的老闆喜歡扮演什麼角色?

(1)控制者

(2)協調者

(3)解決問題者

(4)分析者

2.我的老闆對他人最重視的特質是哪一種?

(1)務實

(2)合作

(3)創新

(4)完美

3.我的老闆的決策風格是哪一種?

(1)共識—尋求全體同意

(2)專斷—堅持己見

(3)辯證—有定見,但願意傾聽他人意見

(4)規避風險—墨守成規

4.我的老闆對問題的反應通常是哪一種?

(1)把過錯歸責於部屬

(2)尋找問題的外部成因

(3)要求詳盡訊息,分析狀況

(4)防止類似問題再次發生

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