跟著達利找到時間好感覺

最近，我常在辦公室聽人嚷嚷：「已經四月了！時間都跑去哪裡了？！」

是啊！許多人時間總是覺得不夠用，包括我在內。尤其當工作、興趣、家庭、朋友全撞在一起⋯⋯那應該算生活的常態吧！擅長規畫的人把時間當成一塊塊的磚頭，把行事曆砌得滿滿的，但偏偏光陰又像細沙，總是不斷地從手指縫間流失。

如果你經常感覺時間不足，不妨試試看：鉅細靡遺地記錄工作日誌，了解時間究竟花在哪裡。方法很簡單：用你的手機或手錶的碼表，每次做一件事情就按下「開始」，做完了就按「停止」，記錄花了多少時間，寫在筆記本中，如此記錄3 天，再回頭整理分析。

這僅是在上班時間內所做的事，加起來總共26 小時16 分，一天工作時數差不多9 個鐘頭，乍看之下還OK，但問題來了：剛好在那幾天，我有2 篇月刊專欄要交稿，但因為以上的行程也都排定，寫作就必須挪到下班時間，而那原本是我該跟老婆小孩相處、閱讀充實自己、看個電影、休息睡覺的時候。當我把寫作加進去，每天的工作時數就超過12 小時了，難怪我會累，也覺得時間不夠用！

當一切看起來都很重要，都算是工作的時候，我們往往會選擇犧牲個人時間。短期的衝刺還能接受，但這不是有續航力 (sustainable) 的生活方式。若要重獲生活平衡，我們不只是要記錄這種日誌，還要不斷地檢視並微調自己的時間分配。

逐條分析自己過去的3 天，我獲得不少寶貴的insight：

INSIGHT 1: 許多事情感覺很費時，但其實很快。有些事感覺很快，但其實很費時。

舉例來說，我習慣留1 個小時吃午餐，但後來發現3 天加起來還不到1 個鐘頭。可能我吃飯太狼吞虎嚥，但其實午餐本來就吃得簡單，實在也花不了多少時間。打電話，也比我原本想像要快很多。雖然習慣了email 和即時通訊軟體，有些事情討論起來，還是打電話比打字有效率。

相對的，我很驚訝發現車程很費時，光是幾天開會來回就超過2 個鐘頭。雖然車上可以休息想事情，也可以打幾通電話，但那畢竟還是在移動中的過渡時間，效率遠不如在辦公室（坦白說，有幾個人真的能在車上辦公？）

結論是：我們對時間的「感覺」可能跟實際差很遠。身為員工，我們必須客觀記錄，清楚理解每件事項所需要的時間，才能做實際的規畫；身為主管，我們也得知道事項需要多少時間，才不會對部屬過度要求。

INSIGHT 2: 除非有一定的必要，不然就不要碰面。

很少人參加會議時，坐下來就馬上切入正題，通常前面要寒暄一番，後面聊上片刻，才能在一番和睦友善的氣氛中散會。尤其在與多方溝通、建立深度認識之下，開會是相當必要的，但有些人太愛開會了，三不五時就要碰面討論，每次都是一段下午茶的時間。會議也不僅是會議，還要加上交通、準備時間、整理會議紀錄和後續責任歸屬等等⋯⋯，若能用Skype 或conference call 討論，每個過程都會縮短許多。

結論：下次對方要開會，先確認這場會議的必要性。如果沒有很明確的agenda，寧可通訊處理。少開幾次會，省下來的時間，絕對可以換來一頓悠閒的晚餐！

INSIGHT 3 : 當事情超出預算時數，就要懂得什麼時候喊停。

「掃描幾張畫冊內頁」是我父親突然來電要我幫忙，但因為在過程中掃描機驅動程式需要更新，更新後又得重新設定，設定後顏色不對，上傳後對方又收不到⋯⋯，原本半個鐘頭以內就能搞定的事，竟然花了2個鐘頭！我的個性就是這樣：遇到電腦問題，我會跟它搏鬥到底，直到問題解決。但檢討之後，我發現這種態度往往付出過高的代價。寧可請人幫忙，甚至快遞給專人掃描，而保留時間，按照計畫完成該完成的事情。

結論：當執行(do) 的時間超過了預估，就要懂得如何把工作分配出去(delegate) 或安排別的時間，才能不讓一些突發狀況打亂工作的節奏。

INSIGHT 4 : 任何活動的前後，都得視為活動時間。

我發現出門慢跑竟然也花了快2 個鐘頭，但實際跑步的時間才不到40 分鐘。前面要著衣暖身，後面要拉筋、淋浴、換衣服。這些前後步驟都很重要，但就感覺上，它們並不像是「運動時間」的一部分。這也是為什麼很多人怪自己「我自許每天只要運動半小時，為什麼還是沒空？」那是因為半小時的運動，實際上要以一個半小時來計算。

結論：前後時間都必須規畫進去，包括整個過程所需要的精神和體力，才能讓我們徹底落實一天的行程。這對於喜歡把行事曆「堆磚頭」的人尤其重要。行程可以排得很滿，但一定要預留起頭和收尾的時間。