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跟著達利找到時間好感覺

時間都去哪裡了?
文 / 劉軒    
2015-04-01
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跟著達利找到時間好感覺
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最近,我常在辦公室聽人嚷嚷:「已經四月了!時間都跑去哪裡了?!」

是啊!許多人時間總是覺得不夠用,包括我在內。尤其當工作、興趣、家庭、朋友全撞在一起⋯⋯那應該算生活的常態吧!擅長規畫的人把時間當成一塊塊的磚頭,把行事曆砌得滿滿的,但偏偏光陰又像細沙,總是不斷地從手指縫間流失。

如果你經常感覺時間不足,不妨試試看:鉅細靡遺地記錄工作日誌,了解時間究竟花在哪裡。方法很簡單:用你的手機或手錶的碼表,每次做一件事情就按下「開始」,做完了就按「停止」,記錄花了多少時間,寫在筆記本中,如此記錄3 天,再回頭整理分析。

這僅是在上班時間內所做的事,加起來總共26 小時16 分,一天工作時數差不多9 個鐘頭,乍看之下還OK,但問題來了:剛好在那幾天,我有2 篇月刊專欄要交稿,但因為以上的行程也都排定,寫作就必須挪到下班時間,而那原本是我該跟老婆小孩相處、閱讀充實自己、看個電影、休息睡覺的時候。當我把寫作加進去,每天的工作時數就超過12 小時了,難怪我會累,也覺得時間不夠用!

當一切看起來都很重要,都算是工作的時候,我們往往會選擇犧牲個人時間。短期的衝刺還能接受,但這不是有續航力 (sustainable) 的生活方式。若要重獲生活平衡,我們不只是要記錄這種日誌,還要不斷地檢視並微調自己的時間分配。

逐條分析自己過去的3 天,我獲得不少寶貴的insight:

INSIGHT 1: 許多事情感覺很費時,但其實很快。有些事感覺很快,但其實很費時。

舉例來說,我習慣留1 個小時吃午餐,但後來發現3 天加起來還不到1 個鐘頭。可能我吃飯太狼吞虎嚥,但其實午餐本來就吃得簡單,實在也花不了多少時間。打電話,也比我原本想像要快很多。雖然習慣了email 和即時通訊軟體,有些事情討論起來,還是打電話比打字有效率。

相對的,我很驚訝發現車程很費時,光是幾天開會來回就超過2 個鐘頭。雖然車上可以休息想事情,也可以打幾通電話,但那畢竟還是在移動中的過渡時間,效率遠不如在辦公室(坦白說,有幾個人真的能在車上辦公?)

結論是:我們對時間的「感覺」可能跟實際差很遠。身為員工,我們必須客觀記錄,清楚理解每件事項所需要的時間,才能做實際的規畫;身為主管,我們也得知道事項需要多少時間,才不會對部屬過度要求。

INSIGHT 2: 除非有一定的必要,不然就不要碰面。

很少人參加會議時,坐下來就馬上切入正題,通常前面要寒暄一番,後面聊上片刻,才能在一番和睦友善的氣氛中散會。尤其在與多方溝通、建立深度認識之下,開會是相當必要的,但有些人太愛開會了,三不五時就要碰面討論,每次都是一段下午茶的時間。會議也不僅是會議,還要加上交通、準備時間、整理會議紀錄和後續責任歸屬等等⋯⋯,若能用Skype 或conference call 討論,每個過程都會縮短許多。

結論:下次對方要開會,先確認這場會議的必要性。如果沒有很明確的agenda,寧可通訊處理。少開幾次會,省下來的時間,絕對可以換來一頓悠閒的晚餐!

INSIGHT 3 : 當事情超出預算時數,就要懂得什麼時候喊停。

「掃描幾張畫冊內頁」是我父親突然來電要我幫忙,但因為在過程中掃描機驅動程式需要更新,更新後又得重新設定,設定後顏色不對,上傳後對方又收不到⋯⋯,原本半個鐘頭以內就能搞定的事,竟然花了2個鐘頭!我的個性就是這樣:遇到電腦問題,我會跟它搏鬥到底,直到問題解決。但檢討之後,我發現這種態度往往付出過高的代價。寧可請人幫忙,甚至快遞給專人掃描,而保留時間,按照計畫完成該完成的事情。

結論:當執行(do) 的時間超過了預估,就要懂得如何把工作分配出去(delegate) 或安排別的時間,才能不讓一些突發狀況打亂工作的節奏。

INSIGHT 4 : 任何活動的前後,都得視為活動時間。

我發現出門慢跑竟然也花了快2 個鐘頭,但實際跑步的時間才不到40 分鐘。前面要著衣暖身,後面要拉筋、淋浴、換衣服。這些前後步驟都很重要,但就感覺上,它們並不像是「運動時間」的一部分。這也是為什麼很多人怪自己「我自許每天只要運動半小時,為什麼還是沒空?」那是因為半小時的運動,實際上要以一個半小時來計算。

結論:前後時間都必須規畫進去,包括整個過程所需要的精神和體力,才能讓我們徹底落實一天的行程。這對於喜歡把行事曆「堆磚頭」的人尤其重要。行程可以排得很滿,但一定要預留起頭和收尾的時間。

INSIGHT 5: 聰明的歸納和整理,才能帶來真正的效率。

我接受了一個電話訪問,只有半個小時,但為了給記者一些旅遊生活照,我卻花了將近3 倍的時間找圖片;為了跟一位廠商聯絡,我花了10 幾分鐘翻名片簿。我之前以為把照片全放進電腦、名片全收到簿子裡就行,但實際經驗發現,「搜尋」也是很耗時的工作。

結論:在日常生活中,名片、照片、零星的紙條和檔案愈來愈多;光是「收納」還不夠,我們必須思考建檔的方式,並養成歸納和整理的習慣,未來才能迅速找到資料。

希望以上的分享對各位有所幫助。每個人的工作狀態不同,省時之處也因人而異,但我相信你若花幾天做這個時間記錄實驗,也能對自己的工作習性有更深的理解。

當你知道時間都跑到哪兒去了,就有機會把它給抓回來!

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