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怎麼寫「好」會議紀錄

文 / 王星威(Ben)    
2013-10-01
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怎麼寫「好」會議紀錄
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退伍後不久,我在一個協會擔任祕書。第一次開會完,我很認真地整理了開會情形,把會議紀錄草稿呈給老闆,劈頭就被「念」了一頓。他說,會議紀錄(meeting minutes)與備忘錄(memo)不同,轉頭把我的「memo」交給另一位祕書,請他改寫成會議紀錄,我才知道備忘錄通常是記載要點與實況,而會議紀錄有固定的格式,往往還有像研究報告或法務意見的附件(appendix), 這些會議文件都需由會議主席(chairman 或chairperson)核定後才能發給與會人員(participant 或attendee)。

既然負責會議紀錄,我往往負責會議召開的事務工作。確認主席(chairperson)之後,由主席決定與會人員(attendee)與會議議程(agenda),才能掌握開會的目的(meeting purpose)及討論議題(issue 或discussion topic)。

會議紀錄視不同性質的會議,可以分成不同的記錄方式:

1. 議題型會議,通常依照開會的要點寫,例如要討論3 大項目, 某一項的意見是誰提出的?每一項又可能分為主要意見與次要看法,當然重要的是主席最後的決議(conclusion 或decision)。

2. 報告型會議(report 或presentation),這種大多是報告人說明自己的工作事項或提出建議,因此會議紀錄大致是以報告內容的重點為主,再加上主席裁示即可。

3. 開放型會議,會議有主題,但讓與會者自己發揮,例如腦力激盪(brainstorming),大家可以天馬行空地討論各種提案,最後看主席如何裁示,主席可能做出結論(open-ended conclusion),或者只是點出問題,要求做研究後再另行討論。

4. 協調型會議,通常是協調資源分配或是時間安排或優先順序(priority)。

會議紀錄最好在剛開完會、記憶猶新時就趕快完成,才不至於掛一漏萬;同時所用的語氣及文字要客觀(objective)、簡潔(concise), 盡量少用形容詞或副詞,因為這些修飾語只會讓你的紀錄看起來像劇本。

此外,在某些公司會議的記錄人並非發放人,除非你有被授權, 否則不要多此一舉。因為會議的記錄人與管理人不同,部分企業會有會議管理人專責會議的召開、蒐集研議要召開的主題、指派會議記錄者等,一般來說就是由管理人負責發會議紀錄。因此會議紀錄不只是紀錄而已,是有學問的喔!要記得寫出好的會議紀錄是開會能力的基礎 ,而開會能力是升官的基礎啊!

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