退伍後不久，我在一個協會擔任祕書。第一次開會完，我很認真地整理了開會情形，把會議紀錄草稿呈給老闆，劈頭就被「念」了一頓。他說，會議紀錄（meeting minutes）與備忘錄（memo）不同，轉頭把我的「memo」交給另一位祕書，請他改寫成會議紀錄，我才知道備忘錄通常是記載要點與實況，而會議紀錄有固定的格式，往往還有像研究報告或法務意見的附件（appendix）， 這些會議文件都需由會議主席（chairman 或chairperson）核定後才能發給與會人員（participant 或attendee）。
既然負責會議紀錄，我往往負責會議召開的事務工作。確認主席（chairperson）之後，由主席決定與會人員（attendee）與會議議程（agenda），才能掌握開會的目的（meeting purpose）及討論議題（issue 或discussion topic）。
會議紀錄視不同性質的會議，可以分成不同的記錄方式：
1. 議題型會議，通常依照開會的要點寫，例如要討論3 大項目， 某一項的意見是誰提出的？每一項又可能分為主要意見與次要看法，當然重要的是主席最後的決議（conclusion 或decision）。
2. 報告型會議（report 或presentation），這種大多是報告人說明自己的工作事項或提出建議，因此會議紀錄大致是以報告內容的重點為主，再加上主席裁示即可。
3. 開放型會議，會議有主題，但讓與會者自己發揮，例如腦力激盪（brainstorming），大家可以天馬行空地討論各種提案，最後看主席如何裁示，主席可能做出結論（open-ended conclusion），或者只是點出問題，要求做研究後再另行討論。
4. 協調型會議，通常是協調資源分配或是時間安排或優先順序（priority）。
會議紀錄最好在剛開完會、記憶猶新時就趕快完成，才不至於掛一漏萬；同時所用的語氣及文字要客觀（objective）、簡潔（concise）， 盡量少用形容詞或副詞，因為這些修飾語只會讓你的紀錄看起來像劇本。
此外，在某些公司會議的記錄人並非發放人，除非你有被授權， 否則不要多此一舉。因為會議的記錄人與管理人不同，部分企業會有會議管理人專責會議的召開、蒐集研議要召開的主題、指派會議記錄者等，一般來說就是由管理人負責發會議紀錄。因此會議紀錄不只是紀錄而已，是有學問的喔！要記得寫出好的會議紀錄是開會能力的基礎 ，而開會能力是升官的基礎啊！
