讓一天有更多時間，是每個人難以實現的夢想。但如果你能挪出大量時間， 例如高達20％的工作時間，專注在真正重要的工作上，情況會是如何？
過去3 年，我們研究如何讓知識工作者變得更有生產力，結果得到很簡單的答案：將不重要的工作剔除或分派給其他人，專注在具附加價值的工作。研究結果顯示，知識工作者耗費大量的時間（平均41％的時間）處理瑣事，這些工作產生的成就感很低，而且完全可以委由他人辦理。
既然如此，為何他們持續做這些事情？因為要擺脫工作，說起來比做起來容易。我們會出於本能地，緊抓著那些會讓自己很忙、因而覺得自己很重要的工作，而我們的上司總是設法用更少的力氣做更多的事，於是只要我們願意接受，就一直把工作丟給我們。
然而，我們相信問題是有辦法解決的。知識工作者若想變得更有生產力，可以這麼做：刻意思考自己如何運用時間，決定哪些工作對自己和組織最重要，捨棄或用創意的方式把剩下的工作外包給別人。
我們嘗試讓不同企業的15 位高階主管，嘗試採用上述的介入措施，結果發現，他們都能大幅減少執行低價值任務：每週文書工作時數平均減少6 小時，每週會議時間平均減少2 小時。整體來看，光是要求他們重新思考和調整手上的工作，就幫他們挪出近1/5 的時間（平均等同於一週有一個完整工作天），把省下來的時間專注用於更有價值的工作。
實務上該怎麼做？我們的流程稍微調整了典型的「開始／停止／繼續」做法，幫你對日常工作行事曆，做出微小但重大的改變。
步驟1：找出價值不高的工作
利用自我評估表（詳見P.177）檢視你所有的日常工作，決定哪些工作（a）對你或公司都沒有那麼重要； （b）相對容易捨棄、分派他人或外包。研究結果顯示， 典型知識工作者的日常工作中，至少有1/4 屬於這2 大範疇，所以你應該鎖定每週最高可挪出10 小時。
參與研究的人，指出可剔除的工作範圍，例如如果保險公司主管賴特寧（Lotta Laitinen）很快就找出數個可捨棄的會議，以及日常行政工作；倫敦某小型科技公司執行長庫瑪（Shantanu Kumar）發現，自己過度參與專案規畫的細節；蘇伊士集團（GDF SUEZ）能源服務部門主管布萊特（Vincent Bryant），則是驚訝地發現自己把這麼多時間浪費在整理文件上。
步驟2：決定要捨棄、分派或重新設計
將低價值的任務分成3 類：即使現在停止不做也沒有負面影響的「快速取消」工作、輕易就可分派出去的「可卸下」的工作、需要重新徹底改造或審視的「長期重新設計」工作。
我們的研究參與者發現，這個步驟強迫他們仔細反思，自己對所屬機構的實際貢獻。法國巴黎銀行（BNP Paribas）主管巴徹塔（Johann Barchechath）回憶：「我退一步想，『我該一開始就做這件事嗎？我的部屬可以做嗎？他能勝任嗎？』這幫我釐清對銀行而言，重要的是什麼，對我而言，重要的又是什麼；還有什麼是根本就不該做的。」
步驟3：卸下工作
我們從很多受訪者口中聽到，分派工作在初期是最困難的工作，但最終的回報卻很值得。一位參與者說， 他老是很擔心自己分派出去的工作，另一位則是告訴我們，他總是忘記要「逼迫、提醒和催促」獲得分派任務的員工。巴徹塔評論：「我學到分派任務的時機很重要；有時可能太早就把工作分派出去了。」
大多數參與者最終都能克服這些困難。他們將手上工作的2％到20％分派出去，而且無損於個人或團隊的生產力。巴徹塔說：「剛開始我高估部屬的能力，但經過一段時間後，做起來就比較容易了，這些只有部分完成的工作，甚至給了我能量。」額外的好處是，資淺員工因更深入參與而獲益。他補充說：「她告訴我好幾次，她非常珍惜這個機會。」布萊特決定將工作分派給虛擬個人助理，他說，雖然擔心自己不會使用這種服
務，但他「很快就上手了」。
步驟4：分配挪出來的時間
我們的目標不僅是要追求效率，還要有效。因此，下一步就是決定如何有效善用省下來的時間。寫下2 到3 件你該做、但未做的事，然後持續記錄，以評估你是否更有效地運用時間。部分研究對象因而得以早點回家，享受天倫之樂（這或許讓他們更快樂，隔天工作時生產力更高）。很不幸地，也有部分人反映，多出的時間迅速被意料之外的事情占據：「我發現自己清理收信匣之後，就四處救火處理善後。」
但仍有超過半數的人，將多出的時間用於更重要的工作。庫瑪說：「對我最有用的部分，就是找出我通常沒有時間做的重要事情。我不再把時間花在專案規畫工具，改將精力擺在策略性工作，像是產品規畫藍圖（product road map）。」賴特寧則利用她挪出來的時間， 旁聽部屬接聽顧客電話，觀察旗下的頂尖業務員，一對一教導員工，結果締造出銷售數字在3 週內躍升5％ 的驚人成績，改善幅度最大的，是那些績效低於平均值的員工。一份問卷顯示，員工正面看待這項實驗，而賴特寧發現，捨棄部分工作讓她毫無損失。她說：「第一週的壓力真的很大，因為必須做很多規畫；但到了實驗中期，我變得比較放鬆，而且我每天都是心滿意足地回家。」
步驟5：致力執行你的計畫
雖然這個過程完全自主，但很重要的是，必須和上司、同事或導師分享你的計畫。解釋你要捨棄哪些工作及理由，還要同意在幾週內跟他們討論工作的成果。如果不這麼做，你很容易就會回復到以前的壞習慣。我們有很多受試者發現，他們的主管都很幫忙及支持。賴特寧的上司強納森（Hakan Johansson）建議她可以將工作分派給哪些人。其他研究參與者也發現，其實只要告訴別人自己下努力要做到這些事，就有很大的幫助，能督促自己堅持到底。
我們提倡的小型介入措施，花費相對較少的精神， 也不需要管理指導，就能大幅提升知識工作者的生產力。當然，這樣的轉變不見得都很容易做到。其中一名參與者評論：「沒有人在後面監督指導，要達成這些改變真的很困難。」但所有人都同意，這項練習是很有用的「強迫機制」（forcing mechanism），幫他們成為更有效率、更有成效、更投入工作的員工和經理人。
你若想要跟進，不必重新設計組織原有的任何部分， 也不必調整工作流程或改變商業模式，只需要問對問題，並按答案行事即可。畢竟，如果你是知識工作者， 運用自身判斷不正是分內的事嗎？
（摘自《哈佛商業評論》全球繁體中文版，2013 年9月號〈把時間留給關鍵工作〉）