身兼數職、一心多用的你，恨不得能多幾個腦袋、一天有48個小時可以用？每天疲於因應他人的緊急要求，到頭來卻只剩一點點時間奉獻給自己最重要的目標？
哈佛商學院資深講師羅伯‧博任指出，做任何事情之初都應該認真思考，你為什麼要做這些事？你希望從中得到什麼？他建議以6 個步驟設定優先目標，確認實際的行事曆是否符合目標順序。有了這個時間管理的基礎，你的個人效能（達成個人目標時，成果的質與量）才有可能提升。
步驟1 列出所有事項
用一、兩張紙寫下所有必要工作項目，包括：1.職務上每天或每週必須進行的例行事項；2.接受指派的所有長期計畫。工作清單的涵蓋範圍務必愈廣愈好，這個步驟的重點在於鉅細靡遺地納入所有工作和目標。
步驟2 依時間跨度整理項目
把清單項目歸納為3種時間類別：職涯目標、長期目標、短期目標。
● 職涯目標：為期至少5年的目標。
● 長期目標：未來3個月到2年之內的工作目標。要達成長期目標，通常需要經過許多中間步驟。
● 短期目標：可以作為每週或每日工作方針的「行動步驟」。
接著，確認每個長期目標都搭配1、2個短期目標。
步驟3 長期目標排序
先仔細思考你想做的事情有哪些？你擅長的是什麼？還有外界對你的要求有哪些？這3類是完全不同的事物，有些甚至相互衝突。
● 你想做的事：個人喜好是排序決策的關鍵，你渴望做的事，優先順位就應該比較高。但是，個人偏好並不是決定排序的唯一因素。
● 你擅長的事：請自問：「我有哪些事情做得比別人好？」、「哪個長期目標適合我發揮所長？」你應
該根據個人特質或技能，把具備比較利益（comparative advantage）的長期目標列入較優先的順序。
● 外界對你的要求：要充分發揮效能，不能只看供給面，也就是你想做和擅長的事；你還要考慮到需求面，也就是外在世界、你的組織或老闆要你去做的事。因此，你也必須自問：「我的組織最需要我去達成的目標為何？」請再拿出一張紙，寫下組織或部門2、3個優先目標。想想這些目標的績效評估標準，你能否藉由目前工作的變動，直接或間接幫助部門提升績效？
考慮供需兩面因素後，把自己的長期目標以10分至1分排序，10分的優先順序最高，1分最低。目標排
序應該每年檢討1次，在職涯出現重大變動時，也應該再次檢視。
步驟4 短期目標排序
短期目標通常可分為兩類：有助於實現長期目標的「促成目標」，和接受指派的「指示目標」。短期目標應該先分類，再排序。
● 促成目標（推動長期目標的工作）
促成目標能以潛移默化的方式推展長期目標，例如你受到指派，下週一開始一項重要專案（長期目標），這項工作需要你全力投入，因此你這週就要盡量完成該做的小事。完成那些優先性較低的促成目標，等於排除一些會讓你分心的障礙，以支應這項新長期目標。
現在，列出促成目標，並根據相關長期目標的重要性和促成目標的效益排列優先順序，同樣的，10分最高，1分最低。
步驟5 估算實際的時間配置
要掌握實際的時間配置，請拿出日程表或任何記錄時間安排的工具，回答以下6個問題。
目前的工作排程
● 相較於其他活動，你的工作時間是多少？
● 工作上，你花費最多時間的3項主要活動是什麼？
● 你每週花幾個小時在公司開會、填表格或寫報告、回覆電郵？明年的工作排程
● 你希望自己一年後的每週工作排程不同於今日，或是差不多？
● 未來一年內，你最主要的3項活動是什麼？它們在這一年裡會有變化嗎？
● 你未來一年的事業成功衡量指標為何？在這段期間，什麼情況算是失敗？
現在把長期、短期目標的優先排序與時間配置相對照。有助完成優先長期、短期目標的活動，占多少時間比例？排序較低的事項，投入多少時間？有些甚至沒列入清單的事項，是否也占用了你的時間？
步驟6 解決配置失衡
要讓時間配置符合優先排序，你可以整理出有助於完成優先目標的工作，做成待辦清單。首先，把待辦清單分成上、下兩部分，所有最優先的長期、短期目標填入上半部，逐項標示完成期限，下半部列出優先等級較低的事項，記下希望完成的日期。
這種分層式待辦清單的建構是動態過程，每天做些小調整，每週仔細檢討、重新安排順序。待辦清單最好保持在1、2頁，超過就不太實用。待辦清單可以用手寫，也可藉助微軟Outlook，或是智慧型手機應用程式「別忘記買牛奶」（Remember the Milk）。
