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把一天變成48小時

6個步驟,讓你不瞎忙
2013-08-01
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把一天變成48小時
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身兼數職、一心多用的你,恨不得能多幾個腦袋、一天有48個小時可以用?每天疲於因應他人的緊急要求,到頭來卻只剩一點點時間奉獻給自己最重要的目標?

哈佛商學院資深講師羅伯‧博任指出,做任何事情之初都應該認真思考,你為什麼要做這些事?你希望從中得到什麼?他建議以6 個步驟設定優先目標,確認實際的行事曆是否符合目標順序。有了這個時間管理的基礎,你的個人效能(達成個人目標時,成果的質與量)才有可能提升。

步驟1 列出所有事項

用一、兩張紙寫下所有必要工作項目,包括:1.職務上每天或每週必須進行的例行事項;2.接受指派的所有長期計畫。工作清單的涵蓋範圍務必愈廣愈好,這個步驟的重點在於鉅細靡遺地納入所有工作和目標。

步驟2 依時間跨度整理項目

把清單項目歸納為3種時間類別:職涯目標、長期目標、短期目標。

● 職涯目標:為期至少5年的目標。

● 長期目標:未來3個月到2年之內的工作目標。要達成長期目標,通常需要經過許多中間步驟。

● 短期目標:可以作為每週或每日工作方針的「行動步驟」。

接著,確認每個長期目標都搭配1、2個短期目標。

步驟3 長期目標排序

先仔細思考你想做的事情有哪些?你擅長的是什麼?還有外界對你的要求有哪些?這3類是完全不同的事物,有些甚至相互衝突。

● 你想做的事:個人喜好是排序決策的關鍵,你渴望做的事,優先順位就應該比較高。但是,個人偏好並不是決定排序的唯一因素。

● 你擅長的事:請自問:「我有哪些事情做得比別人好?」、「哪個長期目標適合我發揮所長?」你應

該根據個人特質或技能,把具備比較利益(comparative advantage)的長期目標列入較優先的順序。

● 外界對你的要求:要充分發揮效能,不能只看供給面,也就是你想做和擅長的事;你還要考慮到需求面,也就是外在世界、你的組織或老闆要你去做的事。因此,你也必須自問:「我的組織最需要我去達成的目標為何?」請再拿出一張紙,寫下組織或部門2、3個優先目標。想想這些目標的績效評估標準,你能否藉由目前工作的變動,直接或間接幫助部門提升績效?

考慮供需兩面因素後,把自己的長期目標以10分至1分排序,10分的優先順序最高,1分最低。目標排

序應該每年檢討1次,在職涯出現重大變動時,也應該再次檢視。

步驟4 短期目標排序

短期目標通常可分為兩類:有助於實現長期目標的「促成目標」,和接受指派的「指示目標」。短期目標應該先分類,再排序。

● 促成目標(推動長期目標的工作)

促成目標能以潛移默化的方式推展長期目標,例如你受到指派,下週一開始一項重要專案(長期目標),這項工作需要你全力投入,因此你這週就要盡量完成該做的小事。完成那些優先性較低的促成目標,等於排除一些會讓你分心的障礙,以支應這項新長期目標。

現在,列出促成目標,並根據相關長期目標的重要性和促成目標的效益排列優先順序,同樣的,10分最高,1分最低。

步驟5 估算實際的時間配置

要掌握實際的時間配置,請拿出日程表或任何記錄時間安排的工具,回答以下6個問題。

目前的工作排程

● 相較於其他活動,你的工作時間是多少?

● 工作上,你花費最多時間的3項主要活動是什麼?

● 你每週花幾個小時在公司開會、填表格或寫報告、回覆電郵?明年的工作排程

● 你希望自己一年後的每週工作排程不同於今日,或是差不多?

● 未來一年內,你最主要的3項活動是什麼?它們在這一年裡會有變化嗎?

● 你未來一年的事業成功衡量指標為何?在這段期間,什麼情況算是失敗?

現在把長期、短期目標的優先排序與時間配置相對照。有助完成優先長期、短期目標的活動,占多少時間比例?排序較低的事項,投入多少時間?有些甚至沒列入清單的事項,是否也占用了你的時間?

步驟6 解決配置失衡

要讓時間配置符合優先排序,你可以整理出有助於完成優先目標的工作,做成待辦清單。首先,把待辦清單分成上、下兩部分,所有最優先的長期、短期目標填入上半部,逐項標示完成期限,下半部列出優先等級較低的事項,記下希望完成的日期。

這種分層式待辦清單的建構是動態過程,每天做些小調整,每週仔細檢討、重新安排順序。待辦清單最好保持在1、2頁,超過就不太實用。待辦清單可以用手寫,也可藉助微軟Outlook,或是智慧型手機應用程式「別忘記買牛奶」(Remember the Milk)。

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