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用對人的第一步

減壓會客室
文 / 劉鏡清    
2013-02-01
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用對人的第一步
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近來轉職潮又起,不少企業啟動大型徵才活動,顯見找工作及找人才的需求日增。男怕入錯行,企業也怕看走眼、找錯人。坦白說,要在關鍵30分鐘的面試過程中做出判斷,真不是件容易的事。坊間大多談如何準備面試,讓求職者能一試成功;這裡來談談如何識人,透過面試讓企業找到合適的人才,這也是開春之際重要的功課。

面試官也要有準備

通常應徵者會花功夫準備,以求有好表現;其實,面試官、徵才者也要有所準備,才能讓面試更有效率,達到雙方預期的目的。

1.首先要了解該職缺需要的各項技能與人格特質:要在事先就確認該職缺的工作內容、所需的學經歷及證照等技能需求,絕不是用邊找邊看的方式,在面試中「貨比三家」。而是要了解基本技能及需求是什麼?符合這些條件的應徵者才進行面試,就不會發生錄用後不符的問題。

人格特質也很重要,該職缺需要獨立戰鬥的性格、團隊合作的,或是抗壓性高、有主見等,都要進一步先釐清。

2.仔細閱讀應徵者的履歷資料:包括個人資料、學歷、經歷及自傳等。個人資料部分特別提醒國籍部分,要考慮是否需經常出境或可否申請工作簽證等。另住址也要多考慮,與公司的距離、交通時程等會影響日後工作表現。之前我找一位祕書,挑中一位住在離公司車程不到5分鐘的女生,如遇緊急情況,她可以馬上進公司處理,這就是她的加分。經歷部分要注意過去工作與該職缺的專業技能與經驗是不是相符、是否換工作過於頻繁、擔任過哪些主管職等,以判斷是否符合標準。最後要看自傳,了解他的家庭背景與成長過程,看他的優劣勢及獨立性,同時也能看出他的文字表達能力、溝通是否順暢。

3.準備提問的問題:必須先擬定問題,才能讓面談進行得有效率及產生效益,一般可針對以下重點進行發問:

A. 離職或轉職原因:一定要問清楚為何離職?為何轉職?如果得不到滿意的答案,要持續、反覆或交叉提出,找出根本的答案。

B. 過去經驗中的特殊經歷與成就:在這些特殊經歷中他扮演的角色是什麼?做了什麼努力?最後得到什麼成績與貢獻?如發現有不實或誇大的情況,也是反覆提問,找出漏洞或矛盾之處。

C. 工作態度:必要時模擬情況以測試應徵者的反應, 例如是否願意加班?可否在週末出差?

D. 對此職務的期待:了解對方期待是否太高?或無任何期待?認為此工作有無皆可?

E. 生涯規畫:是否有進修打算或是其他規畫?

4. 準備面談的各項行政事宜:個人名片、筆、筆記本及應徵者履歷表、評分表等都應準備妥當,最後就是安排合適的面試場所。

面談進行重在確認與觀察

面談進行約在半小時到1 小時之間,在準備好各式資料與問題後,面談期間就要確認應徵者在履歷表中提到的資料是否正確無誤,有無誇大不實之處;其次就是觀察他的表達能力及應變能力。

通常確認他的成就或特殊經歷時會用EAR(環境environment、行動action、結果Result) 來提問。詢問他是在哪一種情況下有此優異表現?當時的客戶是誰?有其他同業一起競爭嗎?而他採取了什麼策略與行動去贏得客戶?策略的構思是個人或團隊?他在其中扮演的角色是什麼?獲得什麼結果?他是否滿意?

透過EAR 的方式,面談人員可進一步了解應徵者在過去工作經歷中的表現,同時也能評估與判斷他的能力是否符合此職缺所需。

同時,如遇到任何覺得可疑之處,也要持續追問, 找出完整的答案。如何提出追問問題,有以下3 種情境可參考:

情境1. 如果應徵者的答覆不完整:找出哪一部分有缺,再提出另一個問題跟進追問。

情境2. 將假的EAR 轉換成真的EAR:如遇含糊的回答字句,要求對方給予明確的答案;如遇主觀意見或不切實際的答案,要求給一個實例說明清楚。

情境3. 以同樣的問題取得更多的EAR:愈多的行為模式透露出愈多的訊息。

面談人員應避免談此職缺以外的問題,也不可給應徵者過多期待,講清楚、說明白,不要有灰色空間,更不能以個人偏好或外表來取捨人才。再次提醒:選最合適的人永遠好過選最優秀的人。

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