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不只換身分,還要新腦袋

新手主管必修課
文 / 整理/黃嫈琪    
2007-03-01
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不只換身分,還要新腦袋
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新手主管該做哪些事情?有些老闆認為,「管理」就是告訴別人該做什麼事情,可惜這類管理者並沒有認識到自身角色的精髓。當然,有些人確實可能需要被指揮,但是管理的重點並不在發號施令,而是一個讓人們能夠自主管理的流程。如果你要成為受人尊崇的主管,必須學習如何不動用職務權力,仍可獲得部屬的支持和承諾,心悅誠服地做好分內工作。

定位/引導部屬自我管理

主管的工作是什麼?不妨把管理看成一個演員的舞台。當你身為主管,需要扮演許多角色,例如教練、定標準的人、績效評估者、老師等,根據所處的情況,以及希望達成的目標,選擇最適宜的角色。新主管通常會得到這種建議:「做你自己。」其實這是個很糟的建議,因為這無法讓你扮演其他角色,成為優秀的主管。

新主管常犯的錯誤,往往是相信自己是個指導者,也就是只告訴別人應該做什麼、怎麼做,並且監督事情確實做好;這的確是主管工作的一部分,不過以長遠的眼光來看,如果想讓團隊發揮最佳戰力,最好讓部屬成為自我引導、自動自發的人。因此你必須得到部屬的支持和承諾,與他們分享權力,並盡可能幫他們排除絆腳石。無論從事什麼行業,主管們都有幾項同樣的重要權責,愈能承擔這些責任,管理工作也會愈得心應手。

權責1:聘雇。找到足以勝任工作的人才。

權責2:溝通。和部屬分享組織願景目標,以及所屬部門、整體企業的所有資訊。

權責3:規畫。規畫工作內容以達成部門及公司的目標。

權責4:組織。分配每項工作需要的資源,安排部屬的工作範圍。

權責5:訓練。評估部屬的能力,清楚他們的不足之處,並提供他們進步的機會。

權責6:監督。確保工作確實完成,部屬能達成任務。

彈性/與部屬良性互動

新手主管不能一開始就告訴自己, 「我將成為好好先生。」你必須認真挑起照顧這些部屬的責任。你必須確保,公司的目標和團隊成員的目標不衝突,因此主管和團隊成員對彼此都有責任。部屬正等待主管的領導,並了解唯有盡好本分,協助公司達到目標,才能實踐自己的目標;而你則是部屬的翻譯,確實了解公司的政策,帶領部屬完成任務。

新官上任, 想讓工作更順利,還要對部屬的需求付出完全的關心。有些主管認為,關心部屬會被解讀成軟弱,然而真誠的關懷其實是力量的象

徵。關心部屬不代表你會對不合理的要求「讓步」,應當盡全力讓部屬受到適當的挑戰,當他們表現良好時,也能給予適當的獎勵。

第一次擔任主管,通常不會管理太多人,這很容易讓你過度介入手下那六、七個人的工作;不過隨著你在企業組織中往上爬,你將管理愈來愈多的員工,到那個時候,你不可能介入數十個人的工作細節;因此一開始當主管,就不要過於專注每項工作的細支末節,而是集中心力在整個專案。

陷阱/避免造成管理失衡

新手主管還有一個危險,上任之後,通常會有部屬接替你原本的工作,讓你很容易過於關心那個工作,而超出主管應有的職責。每個人都會認為自己的工作比較重要,但是成為主管時,那就不是你負責的工作,不能因為你比較熟悉原本的業務,就投注較大的心力,這樣容易造成管理上的失衡。

主管的第一份管理職務,通常必須管理其他人,同時也有自己應該執行的工作,而成為一人身兼兩職的情況。如果你有這樣的處境,剛開始仍必須留意每個細節,不過當你成為專任管理者,就要改掉原本的習慣,以免妨礙你關注全局。

當然, 這個建議不是絕對的。有些人成為主管,就會拒絕協助正處於「焦頭爛額」狀態的部屬,當他們正抓狂趕進度時, 卻好整以暇地閱讀管理雜誌。新手主管遇到這種狀況,應該做的就是「管理」,當部屬處在水深火熱時刻,如果能捲起袖子協助解決危機,必定會得到團隊的衷心愛戴。

剛成為管理者,通常會遇到的問題是,不知該如何拿捏介入部屬工作的程度。許多主管會有「看大不看小,別拿小事煩我」的態度,過度強調只看大事的結果,卻忘了全局是靠細節整合而成的,久而久之,就愈來愈無法掌握部屬能力和工作效率。但是另一方面,許多從基層拔擢的新手主管,容易沈迷於細節,見樹不見林,以致於忽略整體目標。因此你必須平等看待所有管理業務,讓自己不偏不倚,保持平衡,才能有效在管理之路上不斷自我提升。

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