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時間管理術

減壓會客室
文 / 劉鏡清    
2012-03-01
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時間管理術
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「老闆,我的schedule(時程表)已排到二週後了,沒有空再接新工作了,請你找別人幫忙。」

很多員工會向老闆說自己手上工作忙不過來,挪不出時間接新的工作。這怎麼辦?其實很多時候,員工是在瞎忙,不是真忙。就算是真忙,也要忙得有意義有價值,否則,一天每人都是24 小時的時間,別人可以輕鬆自在的工作,為什麼我不行,這中間的差異就是要學習的功課─時間管理。

留白來成長

談時間管理,最常被提的是一般日常的工作時間管理,我就先就一般性的時間管理來談起。首先要有自我成長時間,也就是空出時間自我成長、自我學習。

有次去受訓,講員問來自亞洲各國的學員如何安排工作時間。多數的人填每週多少小時工作、多少小時陪家人、多少小時休閒運動等。其中來自日本及韓國的學員,他們分別填了每週有4 到6 個小時是自我成長(self study)時間,讓我大吃一驚,當下問了他們這是什麼意義?他們回答就是特別空出時間來讀書及學習新知。

這樣的想法讓我上了一堂寶貴的課,回來後決定效法,不論再忙,也要想辦法每週挪出個幾小時來自我成長、自我學習。如果不能自我成長自我學習,那很快的,你的專業就會變成只有經驗累積而已,沒有知識的更新,最後一樣是會被淘汰的。

專業=知識× 經驗。想想看,大學畢業時是一個人最有知識能量的時候,但工作經歷值是最低的。隨著年資增加,工作經驗值會快速增加並累積,但此時知識沒有增加,那徒有經驗,而沒有專業。要有專業,就要知識及經驗都一起增長,如此才能成為職場上的東方不敗。

能力決定你的時間分配

很多人會認為時間管理不就只是把時間分配好而已,沒有太大的學問,也與能力沒有關係。但這是錯的,想想如果一個人的能力不好,他解決問題的時間就會拉長,那就比別人消耗更多時間。在每人一天只有24小時的有限時間內,那能力差的肯定比別人少完成工作,也不被老闆重用。

以我的經驗,過去曾有寫程式的時間管理經驗:剛開始是拿到主管的需求指令後就埋頭下去寫,先用2、3 個小時寫完,再交付檢測是否有問題。結果這樣的做法常發生前面寫程式很快,但後面偵測出的問題也不少,得再重新修改程式後再測,一來一往也花了不少時間。

後來試了好幾次,覺得是不是有改進的空間。就先用頭腦想清楚這個程式流程,畫出架構來,仔細思考後再進入到寫程式的階段。雖然前面多花1 個小時思考架構,但寫完的程式完整度高出許多,省下不少修改的時間,反而效益更好。

能力可以改善你的時間管理,能力愈強,所需要處理工作的效益肯定更高,就更能做好時間管理。

做重要且急的工作

以一個主管來說,日理萬機,自是忙得要命,但要有效率、忙出章法,有一解決之道就是做重要且急的事,其他就授權給部屬去決定。

什麼是重要且急的工作,可以將工作分成重要且急、重要但不急、急但不重要、不急也不重要4 個等級來分類。過去曾聽說前副總統連戰及前國民黨主席吳伯雄擔任政府要職時,都要求部屬將公文分成這4 等級,他們只批急且重要、重要但不急的公文,其他不急的部分就授權給部屬自行去決行。

這樣的好處除了讓主管不用小大事都親自決定,占用太多的時間外,同時也能培養部屬負責任的態度,讓部屬也有發揮的空間。

授權是一門學問,不容易學習。以我的經驗來說,要做到授權,除了你要願意給部屬學習的機會,更重要的是找到可以認同的老闆。也就是說,當你想授權時,表示某些工作的品質會馬上降低,有些更是業績直接往下掉。因此,授權不是只看你願不願意做,更要看你的老闆覺得風險大不大、值不值得嘗試。

另外,也要留意是否授權授過了頭。如果你把大部分的工作都授權了出去,交代給部屬,那不久你也會被交代出去,成為被授權出去的人。因為你已不重要,別人都可以取代你,就整個被授權了。

人生時間管理更重要

這裡談的是拿一生來做時間管理,就是你要過怎樣的生活。很多人想工作與生活能平衡,就主張不要做常加班或太操勞的工作,要能顧到家及個人生活休閒。

要知道,你要的是一生的幸福,還是一時的幸福?你要的是週休二日,還是沒多久就被裁了,而可以週休七日?誰最悠閒,沒有工作的人最悠閒,他們最不用時間管理,因為有的是時間。因此,還是奉勸大家,年輕的時候多努力,就可以有更多年老的幸福時刻。

有個朋友的人生時間管理是:40 歲前拚命賺錢,40到50 歲運動健身,50 歲後遊山玩水、享受人生,他也真的做到了。別看奇美創辦人許文龍現在日子過得悠閒,釣魚、拉小提琴,不用為生活煩惱,但他年輕時多麼努力打拼,加了多少班,不眠不休研究ABS,大多數人都沒看到這一段,只看到現在悠閒的許文龍。其實,沒有前面的努力,就沒有後面的享受人生。

你的一分鐘值多少錢?你老了就會知道。

不要老了有閒沒錢,希望大家都是有錢有閒。趁年輕,努力吧!

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