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自信說話,老闆、朋友都挺你

主管讚賞、朋友信任、客戶埋單的說話術
文 / 太田龍樹    
2011-10-01
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自信說話,老闆、朋友都挺你
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你是這樣的人嗎?老是說錯話,發言十句,九句說錯?意見總是不被認同,一天到晚被拒絕?說話沒自信也沒特色,讓人聽不下去?

有條不紊的內容固然重要,但是說話者的熱情以及表現出的個人魅力,也是說服他人的重要因素。有些人只會講道理,有些人丟的球根本沒人接,唯有融合「理論」、「情感」與「個人魅力」這三大要素,才是真正能感動人心的說話技巧。日本第一業務高手太田龍樹傳授以下讓你被主管讚賞、朋友信任、客戶埋單的說話技巧。

法則1:被問「你到底想說什麼?」很丟臉

想要把意見全盤說出,不僅會花很多時間,也會模糊重點,根本無法有效傳達給對方。因此,在「有限的時間」裡建構說話內容,就能確實表達意見。

我剛入社會時,就曾在某個客戶前踢到鐵板。當時我完全沒有時間觀念,講了一堆沒有重點的話,後來對方忍不住問我:「你到底想說什麼?」要我趕快說出重點。結果當然如預料,我並沒有談成這筆生意。

如果沒有時間觀念,完全被現場氣氛及情緒牽著走,就會很容易忘了時間。開口前一定要先在心中預設時間,不要盲目亂講,錯失機會。就算只有短短幾分鐘,也要清楚說出重點。

法則2:見風轉舵,才能說服他人

介紹一個我常用的技巧,那就是「角色扮演」,在與客戶開會或交涉時相當好用。分析問題時,我都會列出與這件事有關的「登場人物」,分析對這些人有利(開心)與不利(憂慮)的事情,就是要將目光焦點聚集在有利害關係的人身上。

假設你現在要與客戶進行交涉,交涉前不妨先列舉出有參與的當事者,將自己的公司設為A 公司、客戶公司為B 公司、競爭同業為C 公司,然後再寫下對這些人物而言有利與不利的事情。利用文字或示意圖進行歸納統整,就能確實掌握大家的想法。

只要事先掌握雙方的利害關係,A 公司就能強調自己的優勢,也能了解B 公司及C 公司的立場。人生充滿變數,無法預料,唯有保持靈活的思考模式,遇到意外才能游刃有餘,避免自己被身邊發生的事情搞得暈頭轉向。

法則3:隨時「反過來」想,就不容易辭窮

隨時累積自己的中文詞彙,磨練運用能力,就是建構出有效替代方案的重要關鍵。因此你一定要先儲備足夠的「詞彙力」。接下來,就是要利用反義詞發想,如「擴大、縮小」、「強化、緩和」、「延長、縮短」等,累積愈多詞彙,需要時就愈能靈活運用。

另一方面,人與人相處難免會產生對立或嫌隙,導致人際關係逐漸崩壞,從反方向去思考事情,就能修復自己與他人間的關係。如果有人批評你,不要立刻反擊,反過來想「對方是在指出自己的不足之處」,如此一來就能讓彼此的溝通更順暢、更有意義。

如果你目前負責的工作有時間限制,你必須先假設「無法在期限內達成目標的最糟狀態」。也就是說,你必須找出阻礙事情完成的原因,例如「作業時間比預估還要長」、「花太多時間接待顧客」等,當你發現計畫會有這麼多阻礙後,就能明白一定要「比原本的期限提早3天完成工作」。人生就是一連串的意外,一定要隨時逆向思考,備妥替代方案,冷靜處理突發狀況。

法則4:善用「一句話」,增加說服力

你有屬於自己的「至理名言」嗎?就是在傳遞想法或表達主張時,自己創造的語詞。只要有自己的名言,就能精準呈現想法,在向別人說明時也能增加說服力。

「全心投入的藝術」是我的至理名言,我之所以能創造出這個名言,是因為我看過許多經典語錄,每次看書時,如果看到很喜歡的句子,我就會把它寫下來,自然而然就能創造出自己的至理名言,讓我說話更有說服力。

法則5:好點子都是「走」出來的

不論晴天或陰天,我每天一定會走路上班。我之所以如此堅持,是因為走路可以儲存三大「財富」。

第一是省下交通費存金錢。第二是存肌肉,因為走路可以增加並鍛鍊下半身肌肉,有效增加外在魅力,讓人看起來更有活力。第三是存創意,走路可以活化腦袋,我經常在走路時,突然想到演講的內容或是工作上的好點子,湧出無限創意。

無論身為講師或業務顧問,學生與客戶都會很注意我的體型與氣色等外在條件。肥胖的醫師如果提醒大家要注意生活習慣,可能沒有人會相信;同理可證,想像一個挺著啤酒肚的人,在台上慷慨激昂地說:「熱情是很重要的!」而且渾身贅肉亂晃,我相信大家都會認為我一點說服力也沒有。因此,想要展現超越語言的說服力,就一定要維持良好的外表。

法則6:這樣問話,和誰都能變麻吉

巧妙運用不同的提問技巧,就能讓溝通協調更為順暢,從內容來看,提問的方式可分為三大類:

1.「與個人有關」的發問法:可以拉近你與對方的距離,負責扮演打開對方心房的重要角色。包括個性、興趣、休閒活動、故鄉或現居地、工作、喜歡吃的食物等,都是很好的問題。

2.「現況分析」的發問法:想要了解對方的現狀,可運用「4W2H」限定發問方式提問,包括「你家裡有養寵物嗎?」「貴公司有幾名員工?」等。在工作場合上,掌握顧客現狀是最重要的致勝關鍵,只要善於使用現況分析的提問法,就能順利成交。

3.「發現問題」的發問法:在掌握對方現狀後,就要開始進入發現問題的階段。這一類的問題可以找出對方現在的疑慮與問題點,或是了解未來的展望與需求。因此必須具體運用「4W2H」的廣泛發問技巧,發現問題後才能給予建議。包括「對投資型保單有什麼想法?」「公司目前的員工人數足夠嗎?」等,都是適合的問題。

法則7:開口前先思考,避免雞同鴨講

不管你想說的事有多棒,如果對方聽不懂就毫無意義。說話必須講究技巧,只要掌握下列重點,你也能說出淺顯易懂的話。

Point1:說明話題內容大綱。開宗明義地說明內容大綱(話題走向),能讓對方做好心裡準備,也比較容易接受你要說的話。這個表達技巧可以先建立起一個對話平台,幫助說話者與聽者進行溝通。

Point 2:加上標題與編號。基本上,標題長度不要超過40 個字,字數如果 太多,反而會讓人摸不著頭緒。在下標的同時,也要搭配編號的運用技巧,例如「第二個重點就是利用數位相機拍下精彩瞬間,細心策畫小孩的紀念日。」只要幫內容加上標題與編號,不但能歸納出重點,也不會偏離主題,更容易在聽者的腦中留下印象。

Point 3:採用PREP 法。使用PREP 法讓對方了解內容架構,就容易傳達主張,運用在業務推廣上,更能創造出成功的推銷話術。

P(Point):明確敘述自己想要主張的「重點」,例如「我強烈建議各位會員購買S 公司推出的數位相機」。R(Reason):說明「理由」,例如「因為這台相機不只可以拍照,還能高速動態錄影」。E(Example):提出「範例」,例如「可以錄下長達20 分鐘的動態畫面,讓你不再錯過精彩瞬間」。P(Point):再次強調自己要主張的「重點」,例如「因此你一定要購買S 公司推出的數位相機」。

法則8:不要一直說「我」,要常講「你」

與他人對話時,如果能將焦點放在對方身上,就能瞬間提升你的溝通力。這個說話技巧的重點就是「以對方為尊」。說話時不要一直說「我個人、我自己」,在與他人交談時不妨多說「你」,或是稱呼對方的名字,如此一來,對方一定會覺得很愉快。當你將焦點放在對方身上時,對方反而會問你:「你有什麼想法?」而對你感興趣,「做好萬全準備」的態度也能感染對方。

工作時如果想讓第一次見面的人對自己(或自己的公司)留下深刻印象,只要實踐下列三大步驟,就能擁有良好的溝通效果。

STEP1:禮貌表達感謝與興趣,取悅對方,讓他更容易接受你的主張。「 感謝您在百忙之中抽空見我,真的非常感謝您。在目前經濟不景氣的現況中,貴公司提出擴展店面數量的經營戰略,真是令我感到佩服。」

STEP2:站在對方的立場,像報紙標題般清楚表達你想說的話。「 我今天想就『什麼樣的公司才能讓員工安心工作』的主題與您溝通,只要給我5 分鐘就可以了。」

STEP3:向對方強調你有執行的資格,凸顯個人特色與實績。「 接受我提案的50家公司,員工的流動率平均降低了20%。」

法則9:先有「好心情」,才有好聽話

當你為了自己的利益去打倒對手、欺負他人或是說別人壞話時,你就已經打開了別人內心裡負面情緒的開關。久而久之對方就會產生怨恨與不滿,並對你有報復或復仇的情緒,根本不想和你相處。

與別人溝通時一定要借力使力。舉例來說,當你尊重、稱讚對方時,他一定會覺得很開心;相對的,對方也會尊重你、稱讚你。

不要以自己的利益為優先,對方就會以同樣的方式對待你。說好聽話、做好行為,就能打開正面情緒的開關。久而久之你身邊的人就會充滿好心情,也會以禮相待。記住,所有的後果都是你造成的。( 摘自《說話有自信,老闆、朋友都挺你》,采實文化)

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