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七秒鐘決定第一印象

簡報溝通術
文 / 林婉蓉、王妍文    攝影 / 吳毅平
2011-08-17
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七秒鐘決定第一印象
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站上講台,七秒鐘會決定第一印象,三分鐘即左右一場溝通流程的生死!在創新經濟時代,你不僅要學會一對一的人際溝通,還要掌握簡報技巧,發揮「即時」的溝通能力。

大多數人都認為,簡報是主管、是業務、是行銷人員才須具備的能力,卻忽略基本的簡報能力,能幫助自己在短時間內,清晰地向老闆、上司表達想法、建議,也許一次簡報,就是一張職場晉升的門票!

對滙豐銀行資深副總裁卓文芳來說,簡報的力量讓她體會特別深。回顧職場生涯中,她曾在擔任信用卡行銷主管時,一度想要辭掉工作,專心從事英語教學,沒想到一場業務報告,讓亞洲區主管與來自紐約的大老闆留下深刻

印象,成為後來她被拔擢為總經理的契機,替職涯開拓出一條新道路。

先定調 決定第一印象

但是,好的簡報該具備哪些條件?「第一印象,七秒鐘就已經形成!」卓文芳說,在還沒開口前,聽眾就已經透過第一印象,打下50%的分數,她建議,想利用簡報溝通想法前,應該先為自己定調,把自己想成一個品牌,花時間想想你希望給人什麼樣的感覺。

要將一場短短的簡報發揮最大的影響力,就必須在你敲開老闆大門或是上台前,就先準備好。

「老闆每天那麼忙,你一定要能在短時間內就讓老闆清楚知道你的重點!」卓文芳說,因此,在簡報前,必須

準備5 個步驟:

1. 訂定簡報目標:釐清為什麼做這個簡報?主題是什麼?你要說服聽眾改變什麼?

2. 分析聽眾面貌:事前最好收集資料,了解簡報對象的背景,盡量揣摩對方的想法,並找出對方的期待值。

3. 條列內容大綱:把要講的東西寫下來。基本上,大綱製作有三個原則:

A 開場:包括我是誰、花多少時間講什麼、為什麼來做簡報等。

B 內容:介紹產品、服務、觀念、想法。

C 結尾:用「最後一分鐘說明」、「結論是」等字眼,提醒聽眾簡報已進入尾聲。

4. 選擇視覺輔助器材:包含肢體語言、簡報檔案製作、場地狀況,依主題、聽眾類型不同,考量服裝等。

5. 練習再練習:簡報前一定要練習,甚至可以拿V8 將預演的情況拍攝下來,就可以發現自己有哪些問題。此外,還要準備最後問答階段的問題,以免屆時沒有聽眾提問而尷尬。

要精簡 傳遞關鍵訊息

成功的簡報溝通,不在於結束後獲得「講得很好」的稱讚,而是能夠真正回答問題,引發行為改變。當對方覺得你的建議可以幫助解決問題,自然願意認真聽你在說什麼,也會考慮你所提出的方案。

要讓對方第一時間就被你吸引,卓文芳提供一個小技巧:準備完簡報檔後,把最後那頁結論搬到最前面。她指出,東方人的思考模式是螺旋形的,先鋪陳,最後才講到重點,但這並不符合商業世界的遊戲規則,如果對方很忙,而你卻一直停留在鋪陳的階段,大半的結果都是以失敗收場。

因此,簡報並不是簡單的報告,而是簡化過的報告。卓文芳建議,簡報中的訊息不能太多,不然聽眾會搞混,也記不得,最好就是幫對方歸納出三個重點,一開始就先做出清楚的結論,才能夠引起對方的注意力。

用肢體 為內容加分

花了許多時間準備簡報內容,如果一登場,只是躲在講桌後面,看著文稿,照本宣科,或是乾脆用背誦方式,將內容講一遍,都會讓聽眾感到無聊,陷入無邊無際的瞌睡世界。

「聲音單調、表情缺乏變化,又沒有互動機會,就不能算是成功的簡報。」卓文芳說,在溝通過程中,若使用正

確的肢體語言建構表情,就能形成左右聽眾感知的重要元素,在進行簡報溝通時,發揮大力量。

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