一個只有5 個人的專案團隊，負責一項過去不曾舉辦過的跨國性活動，沒有前例可循，團隊成員中還有來自併購公司的新夥伴，專案執行過程不只要培養團隊默契，還要隨時保持高彈性、且戰且走，才能快速應變各種意想不到的狀況。由中國人壽和亞洲華爾街日報共同主辦，今年跨入第二屆的「俠客CEO 爭霸賽」，就是這樣一個缺人、缺經驗，又需要跨國、跨部門溝通的專案。
磨練 每一件事情都是第一次
亞洲華爾街日報每年和亞洲的在地企業合作，舉辦「未來領袖培訓計畫」活動。由於預算少，因此台灣一直到2007 年中國人壽主動爭取台灣獨家主辦權後，才第一次舉辦。
萬事起頭難，從活動內容、與亞洲華爾街日報的合作模式、比賽辦法等，都要由專案團隊「披荊斬棘」自己慢慢磨出來。
「對我們來說，舉辦理財知識競賽是最簡單的方式，」中國人壽公共關係部資深協理陳慧文說，「但這不符合公司想透過這個專案發揮企業社會責任的目的。」
捨棄簡單的作法，即使和亞洲華爾街日報簽約後，只剩下3 個月的執行時間，但專案團隊還是先花了很長時間討論活動內容與方向，陳慧文說，「因為專案目標不明確，即使啟動專案也只是白忙一場，這是專案管理最重要，可是也最容易被忽略的第一步。」
長時間的內部討論，最後以兼具俠義精神及經營管理專長的「俠客CEO 爭霸賽」定調，參賽的大學生必須憑自己的創意，提出對社會有正面影響力和延續性的環保提案，除了獎金之外，獲獎團隊可以到香港的亞洲華爾街日報總部參觀，並和當地環保團體交流。
定調 配合對方，建立溝通流程
「定調明確後，活動內容反而不是我們最擔心的問題，」負責專案執行的中國人壽公共關係部專員呂依寰說，「真正可怕的，是能否配合學校時程即時收件。」
沒有活動知名度，要引起學生的注意，除了避開寒、暑假之外，還要想辦法讓活動宣傳期和學校考試時間錯開。
「找到keyman（關鍵人物），才能有效宣傳。」呂依寰舉例，因為主題是環保，校園內的環保社團、關注環保議題的教授都要去拜訪，才能更快讓訊息主動「找到」有興趣的學生。
除了宣傳，考量學生充滿創意但也容易過度天馬行空的特質，完成報名之後，還要持續和這些參賽者溝通，一方面了解對方是否需要協助，另一方面則是確認他們的準備方向不脫離主題。
盡可能做好溝通工作，但第一屆時還是發生收件截止日前三天，收件數不到5 件的窘境。「這是辦校園活動時，最擔心的事情，」呂依寰回憶，「在不影響比賽公平性的狀況下，我們試著和幾個比較積極的參賽隊伍聯絡，這才發現，學生不到最後『死線』，是不會願意交出成果來的。」最後一天截止日，湧進超過20 件提案作品，「即使如此，我們還是得去做這些溝通的工作，因為我們賭不起。」
整合 專業分工才能降低風險
「面對這種無法預知的風險，當每一件事情都是第一次，讓專案成員發揮他們各自最大的戰力和專長，就能把風險降到最低。」陳慧文說。對新專案而言，管理者最好由一位具有相關經驗、溝通表達能力好的人來擔任。呂依寰不到30歲的年紀，卻能擔任這個專案的管理者，除了平日工作表現優秀之外，念書時就已經累積豐富的校園活動經驗，是她被賦予專案管理重任的原因之一。
專案管理者要擔任進度追蹤、溝通與資源整合的角色，其他人則扮演好各自的分工專長，這樣團隊的戰力才能發揮。例如，媒體溝通、內部會議安排、對國外聯繫溝通等，這些平日都有專責的部門同事，陳慧文表示，「一個好的專案團隊，平日的部門分工就應該要做好，才能讓大家各自累積長才，當任務型編組有需求的時候，才能快速進入備戰狀態。」
呂依寰則認為，專案最開始執行時，即使分工還不需要這麼細緻，都要要求每一位團隊成員一起來開會，「從頭跟著大家一起走一遍，走到自己要負責的階段時，才不會一切狀況外，成為團隊的負擔。」
捨得 面對變化，即時轉彎繞路
今年的「俠客CEO」專案執行已經進入第2 年，雖然有去年的經驗為依據，但8 月中一場台灣50年來最大的水災，卻打亂他們所有的計畫。
競賽從籌備到發表成果將近一年的時間，原訂8月12 日舉行的記者會，卻在一切水到渠成的8 月10 日臨時喊卡，陳慧文說，「因為俠客精神不應該是指喊口號，而是要落實在生活中。」
成果發表會改為救災行動。在短短2 天的時間內，幫學生規劃好行程，既要確保學生安全，又要落實活動精神，專案團隊面臨的危機，不只是時間壓力，還有無法掌握災區狀況的不確定性。捨得放棄，是最後活動能成功圓滿落幕的原因。
「執行面的問題不難克服，心理層面的壓力才是最難的。」呂依寰說，最害怕的，就是眼睛只望著已經投入的人力、物力，而不願意依現況做改變，「如果當時我心裡只想著『好可惜』，那麼就無法把心力放在到南部救災的新行程規劃上，那就真的會變成一場真正的災難了。」
