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對的人放在對的位置

中國人壽「俠客CEO」專案
文 / 張育寧    攝影 / 蔡仁譯
2011-04-18
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一個只有5 個人的專案團隊,負責一項過去不曾舉辦過的跨國性活動,沒有前例可循,團隊成員中還有來自併購公司的新夥伴,專案執行過程不只要培養團隊默契,還要隨時保持高彈性、且戰且走,才能快速應變各種意想不到的狀況。由中國人壽和亞洲華爾街日報共同主辦,今年跨入第二屆的「俠客CEO 爭霸賽」,就是這樣一個缺人、缺經驗,又需要跨國、跨部門溝通的專案。

磨練 每一件事情都是第一次

亞洲華爾街日報每年和亞洲的在地企業合作,舉辦「未來領袖培訓計畫」活動。由於預算少,因此台灣一直到2007 年中國人壽主動爭取台灣獨家主辦權後,才第一次舉辦。

萬事起頭難,從活動內容、與亞洲華爾街日報的合作模式、比賽辦法等,都要由專案團隊「披荊斬棘」自己慢慢磨出來。

「對我們來說,舉辦理財知識競賽是最簡單的方式,」中國人壽公共關係部資深協理陳慧文說,「但這不符合公司想透過這個專案發揮企業社會責任的目的。」

捨棄簡單的作法,即使和亞洲華爾街日報簽約後,只剩下3 個月的執行時間,但專案團隊還是先花了很長時間討論活動內容與方向,陳慧文說,「因為專案目標不明確,即使啟動專案也只是白忙一場,這是專案管理最重要,可是也最容易被忽略的第一步。」

長時間的內部討論,最後以兼具俠義精神及經營管理專長的「俠客CEO 爭霸賽」定調,參賽的大學生必須憑自己的創意,提出對社會有正面影響力和延續性的環保提案,除了獎金之外,獲獎團隊可以到香港的亞洲華爾街日報總部參觀,並和當地環保團體交流。

定調 配合對方,建立溝通流程

「定調明確後,活動內容反而不是我們最擔心的問題,」負責專案執行的中國人壽公共關係部專員呂依寰說,「真正可怕的,是能否配合學校時程即時收件。」

沒有活動知名度,要引起學生的注意,除了避開寒、暑假之外,還要想辦法讓活動宣傳期和學校考試時間錯開。

「找到keyman(關鍵人物),才能有效宣傳。」呂依寰舉例,因為主題是環保,校園內的環保社團、關注環保議題的教授都要去拜訪,才能更快讓訊息主動「找到」有興趣的學生。

除了宣傳,考量學生充滿創意但也容易過度天馬行空的特質,完成報名之後,還要持續和這些參賽者溝通,一方面了解對方是否需要協助,另一方面則是確認他們的準備方向不脫離主題。

盡可能做好溝通工作,但第一屆時還是發生收件截止日前三天,收件數不到5 件的窘境。「這是辦校園活動時,最擔心的事情,」呂依寰回憶,「在不影響比賽公平性的狀況下,我們試著和幾個比較積極的參賽隊伍聯絡,這才發現,學生不到最後『死線』,是不會願意交出成果來的。」最後一天截止日,湧進超過20 件提案作品,「即使如此,我們還是得去做這些溝通的工作,因為我們賭不起。」

整合 專業分工才能降低風險

「面對這種無法預知的風險,當每一件事情都是第一次,讓專案成員發揮他們各自最大的戰力和專長,就能把風險降到最低。」陳慧文說。對新專案而言,管理者最好由一位具有相關經驗、溝通表達能力好的人來擔任。呂依寰不到30歲的年紀,卻能擔任這個專案的管理者,除了平日工作表現優秀之外,念書時就已經累積豐富的校園活動經驗,是她被賦予專案管理重任的原因之一。

專案管理者要擔任進度追蹤、溝通與資源整合的角色,其他人則扮演好各自的分工專長,這樣團隊的戰力才能發揮。例如,媒體溝通、內部會議安排、對國外聯繫溝通等,這些平日都有專責的部門同事,陳慧文表示,「一個好的專案團隊,平日的部門分工就應該要做好,才能讓大家各自累積長才,當任務型編組有需求的時候,才能快速進入備戰狀態。」

呂依寰則認為,專案最開始執行時,即使分工還不需要這麼細緻,都要要求每一位團隊成員一起來開會,「從頭跟著大家一起走一遍,走到自己要負責的階段時,才不會一切狀況外,成為團隊的負擔。」

捨得 面對變化,即時轉彎繞路

今年的「俠客CEO」專案執行已經進入第2 年,雖然有去年的經驗為依據,但8 月中一場台灣50年來最大的水災,卻打亂他們所有的計畫。

競賽從籌備到發表成果將近一年的時間,原訂8月12 日舉行的記者會,卻在一切水到渠成的8 月10 日臨時喊卡,陳慧文說,「因為俠客精神不應該是指喊口號,而是要落實在生活中。」

成果發表會改為救災行動。在短短2 天的時間內,幫學生規劃好行程,既要確保學生安全,又要落實活動精神,專案團隊面臨的危機,不只是時間壓力,還有無法掌握災區狀況的不確定性。捨得放棄,是最後活動能成功圓滿落幕的原因。

「執行面的問題不難克服,心理層面的壓力才是最難的。」呂依寰說,最害怕的,就是眼睛只望著已經投入的人力、物力,而不願意依現況做改變,「如果當時我心裡只想著『好可惜』,那麼就無法把心力放在到南部救災的新行程規劃上,那就真的會變成一場真正的災難了。」

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