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當我們一同開會

文 / 呂宗昕    
2011-04-15
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當我們一同開會
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會談是上班族每天忙碌生活中的必要活動之一,若想節省會談時間,必須先注意會談技巧。會談基本上可分為四種型式:

會談的基本型式

1. 一對一的會談

最常見的會談方式,兩方均同時發表意見,雙方說話時間相當。例如業務上與客戶的晤談、主管與部屬的會談、同事間的討論等。

2. 一對多的會談

主要由一人發表,多人在旁聆聽。例如會議中的簡報,或小組討論中的發言等。

3. 多對一的會談

主要由多人針對一人發言,由特定一人回應。例如求職時的面試、公司內部的考績會議或部門內的檢討會議等。

4. 多對多的會談

雙方由多位代表參加會談,各發表自己一方的立場與意見。例如跨部門的大型會議、自己公司與顧客公司的大型會談,兩家公司的合約簽署等。

聚焦才會成功

不論任何型式會談,都應盡量避免發散式的談話。當會談無法聚焦,會使談話變得冗長且不具意義,徒然浪費彼此雙方的時間。

會談目的之一,是為了促進溝通及增進彼此了解。具此種目的的會談不拘形式,也不限定主題,可天南地北的聊天,屬於雜談、閒聊、隨意談,類似家人或朋友之間的談話。但在商場會談中,不宜花費過多的時間在閒聊及雜談上。在適當的寒喧、相互介紹、交換名片的過程後,即應進入主題,以爭取時間。會談時應注意的技巧包括以下六點:

會談的重要技巧

1. 帶著筆記本去開會

攜帶筆記本是代表對晤談者的重視,以便記下重要會談內容。隨身攜帶口袋型的小筆記本是個方便自己工作的好習慣;若臨時忘了帶筆記本,向對方借張紙書寫,亦是個變通之策。

2. 備齊可能會使用的資料

為使會談進行順暢,在會談前應先準備預期所需的會談資料,包括背景資料、數據、圖表、參考內容等,讓自己可在第一時間回答對方問題,使會談可以順利向下進行。

3. 記下會談重點

記錄時請先說明會談時間、地點、對象與主題。會談中獲得新的資訊及採知對方的反應後,應立刻加以記錄,以便會談後可再補送資料或做適當的回應。

4. 適當的發球與做球

會談是雙向的溝通,亦是雙方意見的自由表達。故會談時應避免單方向的「發球」,使對方疲於奔命地「接球」。自己為發球者,提出適切的問題,讓對方接球回應後,也應適時地做球,給予對方發球的機會,讓自己接球向對方回應。有適度的交換發球權的機會,會談才可使雙方暢談無阻。

5. 不要急於得到成效

商業會談都期待可在會談中得到訂單、獲得合約、達成協議或爭取到客戶等。但是急於在當次會談達到預期目的時,有時會給對方咄咄逼人之感,反而可能使會談提前破局。

「非積極性」的積極性會談是會議的藝術。此種會談意指內心積極地向預期目的努力,但在形式及表面上卻是滿面春風、談笑用兵,毫無焦躁急促之感,才可使預期目標提前完成。

6. 會談後要適當回應及聯絡

會談是建立長久互信關係的開始,即使明知此次生意成交無望,但仍應主動回應對方的問題或相關需求,以期待下次機會的來臨。

會談結束後,若讓對方留下「言而無信」或「口是心非」的印象,將是會談最大敗筆,對方不過多認識一個巧言令色、花天亂墜的商場說客而已。

在會談中答應對方的事應即時回應,若有困難,也應據實以告,讓彼此留下良好印象,新的合作契機會應時產生。

會談不僅是言詞的軟工夫,更是訓練思考的硬功夫;會談亦不僅是開口說話,而是說出合宜且適切的話,絕對不要輕忽會談的影響力。

商業行為目的是否容易達成,及自己的升遷之道是否順暢,都決定在會談之上。

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