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不在辦公室,隨時辦「公事」

文 / 林雅琪    
2008-08-01
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不在辦公室,隨時辦「公事」
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隨著手機科技的進步,它早已取代行事曆、相機、MP4、鬧鈴、悠遊卡等日常生活用品;今年3月,包括大陸、西北、阿拉斯加等6家航空公司開始提供手機登機服務,只要秀出二維條碼,手機就是登機證,免除在長龍隊伍中苦等的不便。

但,手機也有不可愛的地方;1111人力銀行營運長吳睿穎表示:「為了增加競爭力,很多工作者的手機必須24小時開機,隨時待命。」而「第一名模」林志玲也懷念沒有手機的日子,她喜歡從前因為沒有手機而一諾千金,但現在因為隨時可以聯絡,時間常會改來改去。

身為手機大廠的Sony Ericsson行銷處長黃怡超也笑說,他自己只是basic user(輕度使用者),隨著年紀增長,反而希望生活回歸簡單,有了手機,上班時間幾乎被各方人馬追著跑,多了忙碌卻少了生活品質。

行動上網,即時處理公務

即使我們對手機又愛又恨,但工欲善其事,必先利其器,現在很多工作者正因靈活運用手機的附加功能,不但提高工作管理的效率、為顧客提供更好的服務,也為公司創造更多利潤。

智邦生活館總經理陳豐偉每週一到週三在台北工作,其他時間則回高雄老家,搭高鐵往返兩地的旅途中,他使用PDA手機登入MSN即時通,即使人不在辦公室,仍在遠端遙控公司同事;邊走路、邊上網還可關心每天的營運數字。

陳豐偉還在公司內部的webmail信箱設定過濾條件,自動偵測所有來信,只要執行長來信,webmail就會直接發送簡訊至陳豐偉的PDA手機,並顯示信件內容的前70個字,讓他可以在第一時間即時處理。

喜歡新科技的陳豐偉當然不只運用這些功能,他還設定「MSN機器人」,加入機器人帳號,上傳公司內部資料,只要登入MSN即時通就能查詢資料、線上開會,甚至可以線上訂便當,如果他不在辦公室,利用手機就能知道公司中午訂哪家便當,直接點餐即可。

簡訊收發,管理人脈利器

常到各地出差、演講的吳睿穎則把手機視為第二生命,手機24小時隨侍在側,連洗澡、如廁也不例外;他也被同仁戲稱為「簡訊神手」,因為他和客戶開會時,眼睛看著對方,手也同時輸入客戶所說的內容,把簡訊替代手寫的筆記本。

另一方面,他演講時,也會利用手機錄影的功能,將自己演講的內容及臉部表情記錄下來,以供自我檢討,並在演講結束後傳簡訊給主辦單位──「若有意見都歡迎您的指教,也謝謝您的邀請。」

吳睿穎只要想到行銷議題或衝業績的方法,立刻傳簡訊給行銷企畫和業務人員;每天晚上還會打一封「心得」分別傳給不同部門,彷彿讓同仁在睡前喝下一整罐「蠻牛」,激勵他們反思近期的表現。

而每逢特殊節慶,吳睿穎都會傳簡訊給不同的朋友,當大家在賞月、吃月餅享受中秋佳節時,他卻非常用心地花六個小時傳簡訊,他說:「自我行銷的重要性,就是讓人深刻地記得你。

跑車12年的台灣大車隊運將丘濟鄉,也利用科技產品締造佳績,目前大台北地區計程車空車率高達72.3%,相同的跑車時間,他硬是把空車率降低至40%,靠的是PDA內強大的office mobile以及車隊「手機叫車服務」的堅持與創新。

走在科技前端的黃怡超相信,未來手機科技將帶給消費者更多的便利和可能性,它不只是社交工具,周邊性的消費產品都已逐漸被手機吸附,包括錄音筆、隨身碟、電腦等,上班族洽公將只需攜帶輕薄的手機,完成工作任務。

這群工作者的成功並非偶然,他們懂得將科技智慧轉化為助力,即使必須常在各地移動,仍能有條不紊處理繁忙公事,創造高度效率,正是他們在職場上比別人更突出的關鍵之一。

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