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01-10招小隔間發達術

文 / 陳竫詒‧林雅琪    攝影 / 蔡仁譯
2008-01-01
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01-10招小隔間發達術
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01招:收好文件,效率加倍

根據9999汎亞人力銀行調查,「花太多時間整理文件」是導致上班族被迫加班的第五大原因。今日,該是你認真學習文件收納的時刻了!

日本總合研究所主任研究員西村克己指出,「不擅長整理辦公桌的人,通常工作速度都不會快。辦公桌是情報的放置場所,也就是如果你不整理辦公桌,你的情報就等於沒整理。」

出版《整理達人》一書的日本作家坂戶健司,將小隔間裡的文件收納術,分為三項要點:

要懂得丟

用不著的東西,丟!失去興趣的東西,丟!否則東西只會愈堆愈多,有用的資訊也將消失在茫茫的文件海中。不擅清理的人,桌邊請擺放一個專用垃圾桶,超過兩週沒有用的文件,請直接掃入桶內,若一個月內沒有再撿回來,就整個丟棄吧。

分類清楚

依「立刻要用」(如進行中的案子)、「使用度高」(如顧客資料、營業資訊)、「將來需要」(如市場情報)、「稀有資料」(如合約書)分類管理。

一目瞭然

善用透明文件夾,並貼上標籤,不用翻箱倒櫃,一眼就能夠看出正確位置。

名人秀絕招》王品集團董事長戴勝益

每天順手將各種資料,包括剪報、照片、甚至女兒送的卡片,放入檔案夾,編上日期,搜尋的方法就是依序排列的時間,不但查找方便,在翻閱的同時,新奇有趣的點子也源源不絕地冒出來,充分將文件的效益發揮到極大化。

02招-善用工具,有效管理時間

「如何做好時間的規畫,我首先考慮的就是『投資報酬率』。」宏碁集團創辦人施振榮曾說,大家都想要他的時間,但如何在運動、工作、演說等要素中得到平衡,他從投資報酬率的角度計算,那邊錢多,就往哪去!

上帝很公平,每個人都只有24小時,一分不多、一分不少,但是懂得善用工具,小隔間裡就會發生時間減半、效率加倍的神蹟。

活用碼錶

利用具有碼表功能的手錶,測量每件工作所花費的時間。如果無法精確掌握時間,就無法了解自己的工作效率是提高了,還是愈來愈差。

活用數位相機

在會議中,若有重要事項寫在白板上時,可用數位相機拍攝,回去後就不必再逐一重謄記錄。

活用便利貼

每天一早,可先用大張便利貼,條列出今天要做的工作項目,貼在隨時看得到的地方,鞭策自己做了多少工作,還有多少沒做完,不僅能提高效率,還可以預防一時遺忘重要待辦事項。

另一種方法是使用小張便利貼,寫下待辦清單,貼在電腦螢幕旁,並依據工作優先順序排列,每完成一項,便將便利貼撕下丟棄,這個小動作不但能給自己帶來成就感,還能改善工作的煩躁心情。

活用分時記事本

使用將一天依小時切分的筆記本,讓自己隨時意識到「幾點前非完成不可」。左半頁可用來依小時區分工作進度,右半頁用作備忘提醒。

若是業務部門主管,光注意自己的行程還不夠,還要能掌握部屬的行程。可利用記事本,在行程表的左半邊記下自己的行程,右半邊簡要寫下員工動向,讓同事的行程公開透明,有助於安排團隊的會議時間。

科技工具人脈管理術

交換到的名片,往往隨意塞入名片夾,等到要尋找時,才哀鴻遍野地哭喊救命。請運用outlook、excel等軟體,一回到公司,就將基本資料輸入,並且依照對方的行業別,系統化地分門別類建檔,尋找起來既輕鬆又有效率。

03招-聰明話術,提升好感度

《30雜誌》的「辦公室文化調查」發現,有四成的人表示工作上給予最多幫助的正是身邊的同事,因此,不要只想獨善其身,請跟其他小隔間棲民建立良好關係,而最容易建立良好關係的方式,就是「說對話」。

面對同事適時讚美

例:「剛才你應對得真棒,如果是我,就沒辦法做到像你那樣……」

稱讚同事時,重點不在稱讚對方「如何努力」,而是要具體說出「工作能力如何地好」,最好在同事妥善處理完工作的那一刻出手,最能達到成效。

面對主管迂迴誇獎

例:「您的體力真好」「您說得真好」

稱讚主管比稱讚自己的部屬或同事要來得困難。身為部屬的人,不能直接以「您工作做得很好」來稱讚主管,應該由與工作沒有直接關聯的側面,去找尋稱讚點,譬如可以在主管連續出席好幾場會議後,向他說一句「您的體力真好」,或是在集會後,注意主管對大家說了什麼,並表達肯定,讓他知道「有人好好地在聽自己講話」,向他發問也是一種方式。

面對部下激發自信

例:「你一定可以很快成為重要戰力」、「你做得跟資深同事一樣好」

對於工作經歷較淺的下屬,更應該積極給予評價,使他產生自信而能成長更快,藉由稱讚激勵部屬,是一種很好用的方法。

拜託別人幫忙,先讓他知道「你是重要的人」

例:「這件事不是誰都能拜託的」

年輕世代「想被稱讚」的欲望很強。當同事或部屬陷於低潮、無法發揮原本實力時,不妨試著和他講這句話。除了在於直接告訴他「你很重要」外,也在告訴他「你原本就是個有能力的人才」,你講的這句話會有用的。

幫緊繃的同事抒壓

例:「人有時候也需要喘口氣」

當同事被交辦了重要工作,快要被壓力壓得喘不過氣來時,可以善用這句話。但要注意,說話要放輕鬆,太正經講這句話,反而可能會使對方覺得受到逼迫。可以選擇在午休時間一邊散步一邊閒聊的時候,或者邀請對方一起去喝一杯,也是抒壓的有效手段。

英國電腦公司ORBIS甚至把週五下班後集體去酒吧當做公司的特點,創辦人說:「一些同事在辦公室產生了糾葛,但如果讓他們脫離工作環境,關係就和緩很多。」

04招-打破隔間,融入團體

在銀行消費金融部上班的翁小姐是職場新鮮人,最討厭的就是小隔間自成一格的冷漠氣氛,前輩同事自成一個小團體,對新進同事不苟言笑,甚至連訂飲料、點心也刻意忽略她,這已經影響到她的工作情緒,她甚至考慮是否該換工作……

其實不管是否為職場新鮮人,這都是新進員工最容易遇到的問題,小隔間的「隔板」對新同事來說不只是夾板,更是一座難以親近的高牆,棲民們窩居在自己的小窩,偶爾才探出頭來,觀察周遭動態。「小隔間的確會讓人愈來愈疏離,可能相隔幾排的同事,一個月都見不到幾次面。」1111副總經理吳睿穎說。

要如何打破隔間與不同頻率的小隔間棲民和平共處,《辦公室達人術》一書提及,要難以相處的人主動向你露出友好笑臉是幾乎不可能,所以要由自己主動與他們交往,從一句簡單的問候關心開始,一點一點慢慢累積,就能把對方原本看起來怪癖、愛挑剔的面具摘下來。

《小職員變大主管》也提到,即使真的話不投機半句多,和某個人磁場不合,但千萬不要樹敵,因為難保對方將來不會成為你的上司或主管,所以,找一些相似點認同彼此吧!

05招-少說多聽,遠離雷區

小隔間幅員雖小卻臥虎藏龍,想全身而退,除了長眼,還是長眼。吳睿穎指出,職場最常出現兩類白目鬼:狀況外的菜鳥、倚老賣老的老兵。

菜鳥大忌:亂問薪水

美國《商業週刊》2007年6月針對小隔間這個微妙空間文化的報導時,特別點出:「保持薪資的神祕可以維持辦公室的風和日麗。」專心幹活,絕對比你處心積慮地探聽其他同事的收入來得實際。

老鳥大忌:當老闆是笨蛋

慧榮科技技術服務部經理王克華,曾遇到公司的大客戶向其反映緊急問題,一時之間卻找不到技術支援的同仁,只好留言給部屬,沒想到部屬回電話,竟謊報正在客戶那端,卻答不出客戶的狀況,當場穿幫。王克華說:「我最不能忍受的就是欺騙、不誠實。」

此外,以下幾個地雷區,在與他小隔間棲民交手時,務必留意。宗教信仰、政治傾向、私人感情,以及性向問題,這些全是極度敏感的議題,涉及個人隱私,沒有絕對的對錯,卻參雜了複雜的情感意識,一不小心就擦槍走火,千萬不要仗著半生不熟的交情,就大放厥詞地在職場上公然評論。

面對同事間的耳語八卦,《就業導航咖啡館》的總編輯前川孝雄建議:第一、自己絕對不要在背後攙和。第二、就算聽別人說,也不要表示同意,只要回應「這樣啊」就行了。遵照這兩個守則,保你鐵布衫加身,平安遠離八卦圈。

行走小隔間,永遠只說你該說的話,對自己不懂的話題保持沈默。

06招-圖解思考,掌握關鍵

工作效率高的人,在思考事情時,會以畫圖來協助。西村克己將此稱為「圖解思考」。西村克己認為,以文字思考的人,很容易掌握不到事情的整體樣貌。文字裡不懂的地方,也會以「……等等」來打迷糊仗,不詳細交待。一旦必須畫成圖,就要熟知主題的關鍵字、目的、重點等項目才行,不容許「模稜兩可」,這就是圖解的優點。

圖解是以關鍵字、圖形、箭頭三大要素構成的。重點在於,不要一下子就做得很仔細,而是先畫個大概。

先把關鍵字寫出來,然後以圓形或四角形的框框把它包起來,接著以箭號標出關聯性。「在做簡報時,與其寫得長篇大論,還不如用一目瞭然的圖解,會更適當」西村克己說。

步驟一:用A3紙練習

一開始先使用比較大張的A3紙來做粗略的繪製。等掌握某種訣竅後,再改為畫在大小較剛好的A4紙上。

步驟二:決定標題

決定好主題或目的,在左上角寫出來。先決定標題,才能意識到自己是在針對什麼做出思考。

步驟三:以線條連結關鍵字

決定標題後,就粗略地把相關的關鍵字圈出來,再把各關鍵字間的相關性以線條或箭號連結起來,使其從文字變成圖。

07招-搏取好感,展現積極態度

我不是教你混,而是要提醒你,即使當米蟲,也要立志當一隻努力的米蟲。

曾當選慧榮科技最佳員工獎的技術服務部經理王克華,建議年輕人:「從公司的角度看事情,做的決定才是正確的決定。」畢竟老闆出錢找你來,總不會是請你睡覺睡到自然醒,翹著二郎腿來當大爺,因此,展現積極的態度,讓老闆看見你的努力是絕對必要的!

到了年底或打考績的時刻,更要懂得勤奮在刀口上,多找主管討論,尤其要不著痕跡地提到,之前自己所完成的工作,從中「體悟」到什麼心得,畢竟,主管日理萬機,不記得你做過的事,才是正常。

08招-獲得獎賞,切記要低調

爭取到重要客戶,業績創新高,領到老闆的大紅包,切記,低調。請掩飾你的興奮,別忘了身旁的小隔間棲民仍深陷工作的水深火熱中。《上班族辦公室求生手冊》提醒喜歡與同事分享快樂的棲民,凡涉及工作的好消息,最好不要輕易炫耀,只怕當你得意忘形,陰暗角落裡的其他隔間棲民,暗箭已經萬箭齊發。

09招-處理私事,請不著痕跡

根據104人力銀行針對台灣上班族所做的調查發現,高達72.7%的上班族曾利用上班時間瀏覽購物網站,出乎意料的是,頂頭上司比你更熱衷此道,79%的基層主管和78%的中高階主管在上班時間瀏覽購物網站,比平均值還高。

美國Salary.com在2007年7月所做的調查亦顯示,有六成的美國員工承認,他們會在上班時間做著跟工作無關的事,每天8.5小時的上班時間,平均有1.7個小時在摸魚,其中34%的人雖然坐在電腦前,卻神遊在網路世界。

在工作責任制的年代裡,上班時間完全不處理私事,愈來愈難落實,你免不了會利用上班時間MSN、看股票行情、接聽私人電話、或跑銀行辦事等,別以為你工時長,老闆就不會計較,這不代表你因此取得「公私不分」的正當性,切莫因此得意忘形而明目張膽起來,上班時間處理私事,還是不宜光明正大。

而老闆們倒是可以換個角度來看待此事,約翰霍普金斯的華萊斯教授,就建議老闆正面看待此狀況:「如果上網摸魚,包括購物、處理銀行帳戶,那這些人可以避免花上兩小時出外午餐,等於替老闆省下時間。」

上班時間處理私務,就讓它成為職場裡,不能說的祕密吧。

10招-學會挨罵,化悲憤為力量

小隔間不一定是能夠安身立命之地,當大房間的主子怒氣沖沖殺出來,罵個狗血淋頭,很多人看不破這一關,憤而離職。根據《30雜誌》的「辦公室文化調查」發現:由於主管不好相處,動念想離職的人,高達30.5%,歸因於公司大老闆難搞,也高達16.1%。

挨罵是常態,最好的方法就是調整自己的心態,不然,就只能當老闆是變態。

「充耳不聞」法

如果你遇到只想找人發洩的「出氣筒老闆」,先別怨嘆,冷靜下來,因為「出氣筒老闆」通常是「對事不對人」,只要靜靜聽他把話講完,左耳進,右耳出,等他罵累了、發洩完了,再對老闆說:「是!對不起!」此時,你的心裡也別有芥蒂,也別擔心未來彼此共事會尷尬,因為他只是借題發揮,想隨便找個人「聊聊」。

「以德報怨」法

「這種小事講過多少遍了,還要我來盯!」老闆怒氣沖沖地殺了過來,眼看就要橫屍遍野、血流成河,一個誠懇的聲音冒了出來:「就是這樣我們才這麼需要您啊!」當下,老闆棄刀成佛,眼角堆滿笑意。

「正面思考」法

曾擔任松下幸之助機要祕書22年的江口克彥,現任日本知名智庫「PHP綜合研究所」社長,將與這位日本「經營之神」的共事經驗,寫成了《部屬的哲學》,他直言,當遇到老闆的責罵時,你需要更積極地思考:「老闆是對我有所期待才會罵我,不能因而沮喪,要更積極地彌補錯誤。」他並且建議員工,可以立刻認錯,等雙方都氣消了,再詳細解釋說明;萬萬不要當場頂嘴,挑戰老闆的尊嚴。

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