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7秒鐘決定第一印象

簡報溝通術
文 / 林婉蓉    攝影 / 吳毅平
2006-07-01
瀏覽數 3,350+
7秒鐘決定第一印象
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上台前

一次好的簡報從上台前的準備就開始了。你需要五個準備步驟:

1.訂定簡報目標:請釐清你為什麼來做這個簡報?主題是什麼?你要說服聽眾什麼?

2.分析你的聽眾:事前最好蒐集資料,了解聽眾的背景。盡量揣摩對方的想法,並找出對方的期待值。

3.起草大綱:擬大綱的時候,如果能把你要講的東西寫下來更好。基本上,大綱的製作要掌握三個原則:

opening(開場):包括我是誰、花多少時間講什麼、遊戲規則(何時接受發問)、我今天為什麼要來做簡報。占內容比例10%~15%。

body(內容):如產品或服務。占內容比例80%。

closing(結尾):用一些訊息字讓聽眾了解簡報已進入尾聲,例如「我想用最後一分鐘說明」、「結論是」。占內容比例5%~10%。

4.選擇視覺輔助器材:包含你的肢體語言、簡報檔案的製作、了解場地狀況、該穿什麼衣服等等。

5.練習再練習:簡報前一定要練習,甚至可以拿V8將預演的情況拍攝下來,就可以發現自己有哪些問題。此外,還要準備最後問答階段的問題,以免屆時沒有聽眾提問而尷尬。

簡報時

在此主要分為「開口簡報前」和「簡報時的表現」兩個階段,要注意的是,聽眾從你站上台就開始給你打分數,當你都還沒開口講話時,就已決定了50%的分數。

1.第一印象(first impression):第一印象七秒鐘就已經形成了,由此可知第一印象的影響多重要。我建議應該先給自己定調,把自己當成一個品牌,花時間想想你希望給人什麼樣的感覺。

2.眼神交會(eye contact):開始講話前要先有eye contact。如果缺乏eye contact,效果至少打對折。一般最常犯的錯誤是站在台上看看牆壁、螢幕、地上,或走來走去。請練習eye contact的技巧,也就是LLK=Look(看)、Lock(定)、Talk(說)+Pause(停頓)。每次請用誠懇的眼神至少看一個聽眾兩秒鐘。

3.傳遞關鍵訊息(key messages):簡報中的訊息不能太多,不然聽眾會搞混,也記不得。

4.少即是多(make it simplified and short):簡報並不是簡單的報告,而是簡化過的報告。同時要做到兩個「S」,第一個S是Strong,Strong不是大聲,而是要清楚、有自信;另一個S是Style,也就是擁有自己的風格,例如surprise、smart、sweet、smile、stable等。如果你選的是sweet,那麼上台時就不適合穿黑色、套裝與俐落的短髮,給人硬梆梆的感覺,你的風格與簡報時的整體造型都息息相關。

5.雙向溝通(interaction):雙向溝通互動除了開口說話,還要用眼睛驗收聽眾的反應,看看他們有沒有問題、是覺得有點累了或是很精彩。

6.時間掌控(time control):一旦你超過規定時間,每多一秒就被扣一分。因此事先一定要演練,並在設計簡報內容時,準備一頁精華,簡報時隨時可以跳到這最重要的一頁。

7.以終為始(begin with the end):東方人的思考模式是螺旋形的,先鋪陳,最後才講到重點,但是頗不符合商業世界的遊戲規則。提供一個小技巧,準備完簡報檔後,把最後那頁結論搬到最前面。

用肢體語言加分

有人認為肢體語言占一個人溝通能力的五成比重,因此,在溝通過程中若使用正確的肢體語言,可以明確地表達出你所想要傳遞的訊息。一般來說,肢體語言有幾種展現,包括手勢、臉部表情、眼神、姿態、聲音──

手勢:柔和的手勢代表好商量,但強硬的手勢,則會給人有「你要聽我的」的感覺。

臉部表情:微笑代表著友善,皺眉頭則會給人懷疑或不滿意的感覺。

眼神:盯著對方看有時會讓人覺得不禮貌,但也可能會給人有「我很有興趣,請繼續講下去」的感覺。

姿態:說話時若雙臂環抱表示防禦性強,而在開會時若獨坐角落,則會給人傲慢或是不感興趣的感受。

聲音:若演說時聲音抑揚頓挫,會讓人覺得演說者比較有熱情;但演說時如果出現停頓的情況,則會給人一種想要繼續聽下去的感覺,可吸引他人的注意。(文|江欣怡)

卓文芬

AIG友邦國際信用卡公司總經理

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