編按：「時間管理」對職場人士很重要，也好處很多。若能做好職場時間管理，不僅能彰顯個人「守時」「有紀律」的形象，更能展現對他人的尊重，讓自己與他人的工作都變得更精準、更順暢。
「直屬上司人很好，他常說如果有任何問題可以隨時去找他，真的可以嗎？」
「跟客戶約兩點半，結果我兩點就提早到了，可以先進去等嗎？」
職場上的時間管理，不僅是一種職場禮儀，更能彰顯出一個人的專業與工作能力，畢竟當一個人能精準掌控時間，意味他對自己時間有清晰的規劃，對他人時間有充分的尊重，能從容且靈活地面對各種突發狀況，達到從容又高效的工作狀態。
然而，我也觀察到一個狀況：對於職場上的「時間潛規則」，大部分人其實是一知半解的。雖然大家都知道，要尊重別人的時間、要準時，但對於何謂尊重？何謂準時？卻又說不出個所以然來。
「隨時」的背後學問
以下，就拿幾個我常在課程被問到的問題為例，一一說明：
直屬上司說「有問題隨時都可以找我聊聊」，真的可以「隨時」找他嗎？
當然不行。臨時起意的拜訪，是很不妥的，預約是基本的禮貌。每個人都有自己的時間表，如果大家都可以隨時去找上司談個20分鐘，他還有自己的時間嗎？所以即使對方說有任何問題可以隨時去找他，建議你一定還是要事先預約，並且準時到達、準時結束。
事先預約的寫法也有門道，如以下範例：
1.「可以和您聊聊嗎？您什麼時候有空？」
2.「經理，關於XXX案子，我是否方便占用您20分鐘討論？我先參考您的行程，找出了三個有空檔的時段，再請您看看哪一個時段較方便，如果都不方便安排，也請告訴我適合的時間，謝謝！」
如果是寫法1，對方無法預期要花多久時間、要聊什麼事，因此很難給你直接的回覆。就算對方找出他可以安排的時間，並且回覆了，若該時間你剛好沒空，又需要再詢問一次，如此來回反覆，不僅曠日費時，也浪擲精力。
如果是寫法2，不僅節省對方的時間，便於快速回應；也能讓對方感受到你對他的尊重，以及你對彼此「時間資產」的重視。
請記得，養成預約的好習慣，是尊重對方的表現，也是人與人相互信賴的基石！
準時的尊重與體貼
跟客戶約兩點半，結果我兩點就提早到了，可以先進去等嗎？
談到準時，大家通常會第一個想到「不遲到」，但我想特別提醒，「提早到」也是一種不準時！或許你會認為，提早到能顯示你對這次會面的重視，事實上，卻可能讓對方倍感壓力。畢竟當你提早到，可能會遇到上一個會議還沒結束、場地還沒準備好，或是對方還在忙碌的狀況，此時提早到場，只會讓對方措手不及，甚至造成心理上的負擔。
當然，有時你之所以提早抵達，是因為擔心交通突發狀況而預留緩衝時間。這時，若你知道對方有獨立的會客空間（也就是即使你提早到，也不致打擾到對方），可以在約定時間的15分鐘前先進去等候，並向接待人員表明：「我和總經理約11點，是我提早到了，請他不用顧慮我。」
如果不確定對方是否有會客空間，建議你在附近找一家咖啡店、便利商店，稍事休息，直到約定的時間再準時抵達。這樣做既避免打擾對方，也能體現出你的尊重與體貼。
如果你是因為需要架設簡報器材、預備開會材料，而需要提早到，建議你在預約時間時就先向對方說明：「我和您約三點鐘開會，我是否方便提早半小時到，先準備設備和資料？」屆時再依照約定的時間準時抵達即可。
從預約中，可以體現一個人的溝通是否專業；從是否準時，可以展現出一個人對他人的尊重與體貼。由此可見，在職場上做好時間管理，遠遠不只是「守時」，更是由衷讓自己與他人的工作都變得更精準、更順暢、更快樂的好習慣！
本文章反映作者意見，不代表《遠見》立場
（本文轉載自Perfect Image陳麗卿形象管理學院網站，本文獲作者授權轉載）
