亞馬遜要由提案人事先完整準備memo的形式，而不准大家用投影片，是因為文字的內容，可以更清楚論述自己的想法。如此一來，會議不再做流水帳的報告，而是做聚焦的討論。
幾乎每個人都痛恨開會無效率。痛歸痛，會議還是必要之惡。我們公司（PopChill，拍拍圈）針對較大的議題，是採用主管共同決策，為了能讓大家充分溝通，我們總是希望大家可以暢所欲言。久而久之，發現大家會議愈來愈發散，時間也愈開愈長。
為了解決這樣的問題，我們近期做了不少研究。各大企業裡面，把「如何開會」寫得最清楚的，大概就是亞馬遜（Amazon）了。亞馬遜不准大家用投影片開會，而是要提案人事先清楚地把會議議案的背景資訊、分析內容、完整提案，用1～6頁的文字檔充分表達。會議上，大家先讀過文字內容，再針對內容充分討論做成決策。
不知道這是不是冗長會議的解藥。出於好奇，這兩週就在公司的主管會議上，實驗看看這樣的方式是否可行。
會議方式需要持續進化
一個公司怎麼透過會議做有品質的決策，是公司文化的一部分，就像公司的其他流程，需要持續進化。在發現會議愈來愈沒效率後，我們開始想，這樣的會議形式出了什麼問題。後來發現最大的原因，是在討論某個議案的時候，大家可能背景不足，針對背景問太多的問題；再來也常因為投影片帶出其他周邊內容，而不斷延伸出案外案，這些案外案的討論非常沒有效率。
針對這樣的問題，可以看到「資訊不足」和「討論不夠聚焦」是兩個急需解決的問題，亞馬遜需要由提案人事件完整準備memo的形式，看起來有機會解決這樣的問題。亞馬遜不准大家用投影片，是因為文字的內容，可以更清楚論述自己的想法。我們開始改變會議形式，要求提案人於會議前準備結論精準的memo，會議不再做流水帳的報告，而是僅限於針對這些內容做聚焦的討論。
有效率才容易達到共識
試行這樣的會議之後，由於提案人事先準備的memo，已經回答了大家基本上會有的問題，因此減少問很多基本問題的時間，大家可以把時間花在問題核心的提問，節省不少會議時間。另外，由於嚴格限制會議的討論範圍，避免天馬行空的發散。因此，可以更有效率做成決策。
我們發現，會議時間確實可以有效縮短，每個案子大概最多討論30分分鐘，決策品質也比過去好。當然，我們往往會在討論某個議案的時候，發現其他值得探索和討論的議題，這時候不該讓會議順著發散出去，而是該指派一個人研究新的議案，寫成新的memo，再另開個會議，才是有效率的討論方式。
也許短期內，我們還是避免不了開會，但我們永遠可以試著找到更有效率的方式。如果你一時沒有想到更好的改善方式，也許可以和我們公司一樣，學學亞馬遜的會議方式，把省下的會議時間，做更有效的應用。
本文章反映作者意見，不代表《遠見》立場
（作者為拍拍圈科技共同創辦人）
