我的「簡報技巧」課程中，排名第一的常見錯誤是「有題目沒有目的」；第二是「錯把任務的目的當成簡報的目的」。那排名第三的呢？則是「不管客人是誰，都給他們吃一樣的菜」。也就是簡報內容沒有針對聽眾的屬性與需求調整。（本文節錄自《四張表搞定所有工作簡報》一書，作者：林宜璟，以下為摘文。）
總經理關心的層面和課長不會相同；研發部門在乎的重點，和業務部門未必一樣；急驚風和慢郎中這兩種不同個性，適用的簡報策略也不同。流行歌手可以一首歌紅了之後，到哪裡都唱同一首。簡報不行！
「見人說人話，見鬼說鬼話」這句通常是負面的話，偏偏卻是簡報的原則。
還有更重要的是，究竟要如何知道對方是人還是鬼呢？
接下來，我們就逐步來談如何分析聽眾。
分析聽眾的決策角色
分析聽眾的第一個問題就是，誰是聽眾？最基本的答案當然是簡報時坐在房間裡聽的人類都算。這答案不算錯，但程度太低。
既然簡報的目的是產生行動，那就要追問：誰的想法將左右行動？然後針對這樣的人做足功夫。人生從來就不公平，每一個人的影響力本來就不一樣，力氣當然放在刀口上。
簡報時聽眾的角色可以用下圖表示。
1. 決策者：
定義：做決定的人。
能不能「產生符合績效目標的行為改變」關鍵在他。他通常是職位高的人，但也不一定。
重點在於，因為你要完成任務，所以你必須完成某些事，而這些人就是能夠讓那些關鍵的事完成的人。
2.影響者：
定義：能影響決策者決定的人。
也就是決策者會諮詢的人。影響者之所以能夠影響決策的原因，大致可分為：制度、專業、資源、喜愛幾種。
➀制度
職位賦予的權力，使得決策者不得不買帳，即使不是全部買。例子之一是古代的皇帝真心喜歡言官(御史)的應該絕無僅有，但真的敢完全不當一回事的也不多。以現代的企業來說，內部稽核有類似的功能。
➁專業
知識即權力。別人不懂的他懂，只好聽他的。水壩會不會垮、飛彈能不能飛，這是客觀的事實。黑是黑，白是白，和自我感覺是否良好沒關係。所以你發現學科學的人比較不會「硬拗」，因為科學的訓練是講證據的。
企業裡的技術部門、財會部門、常因為他們的專業而扮演這樣的角色。
➂資源
「無欲則剛」這句成語的反面就是，如果你有別人要的東西，你就可以影響他。掌握了某些決策者想要的資源，當然就可能左右他。企業界常見的資源有：客戶、預算、技術、資訊等。
➃喜愛
最後，也有可能老闆就是喜歡他。你喜歡的人就是可以影響你、甚至勒索你的人，這道理有小孩的人應該都心領神會。
至於喜歡的原因就五花八門了，親情（老闆的家人）、愛情（老闆的情人，地上的或地下的）、友情（有革命情感的老部屬、一起打天下的兄弟、大學同學兼室友等等），都有可能。
3.參與者：
定義：受決策者所做的決策結果影響的人。
參與者雖然不直接左右決策，但他們的看法還是可能會迂迴地影響決策。
基層員工常常是參與者，他們順從執行高層的決定，並默默接受自己權益被擺佈的現實。
但決策者基於組織的穩定與執行效率等因素，不會完全不考慮他們的意見，差別只在於佔比的多寡而已。
4.旁觀者
定義：參加簡報，但決策結果完全和他沒有關係的人。
這種人基本上是走錯會議室了。原本不該有他的事，偏偏他出現了。不過組織大了後，非常態的事往往就成了常態，所以我們就常看到會議中坐了一堆不相干的人。績效指標愈不明確的組織，這種情況愈常見。
旁觀者對於簡報者而言只有一個意義，就是不要被迷惑。
在簡報時，要考量決策者、影響者及參與者的屬性與興趣，忽略旁觀者。
如果不同聽眾族群的屬性與興趣有衝突時，以決策者為優先。
