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該寫Email還是傳LINE?「這張矩陣」幫你判斷4種溝通情境

每個請求、意見回饋或分享,其實都有最適合的媒介。

遠見好讀
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遠見好讀

2023-05-11

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《留白工作法》/僅為情境圖,取自unsplash
《留白工作法》/僅為情境圖,取自unsplash

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效果良好的溝通是先想好再開口的結果,這是最簡單的一條原則。策略性停頓能協助我們控制衝動,避免禍從口出,而我們在聽別人說話時,多想一想也能協助確認我們聽見的觀點,是否真是對方想傳達的意思。(本文節錄自《留白工作法》一書,作者:茱麗葉.方特(Juliet Funt),以下為摘文。)

此外,策略性停頓帶來的協助,還包括替我們分享的每則訊息,挑選正確的媒介。大部分的專業人士在選擇溝通媒介時,過分偏向電子郵件等數位媒介,但有些對話不適合採取數位框架,因為有太多要表達的情緒、創意或複雜的細節。另一方面,某些資訊則很適合以打字的方式一來一往地快速溝通。

「2D vs. 3D溝通」這個簡單但強大的架構,有辦法大幅改善你和團隊、同事、顧客互動的方式。選對媒介時,我們交換的每則訊息的效果會更好。仔細聆聽後,就會發現每個請求、意見回饋或分享,其實都有最適合的媒介。

2D內容通常很簡單:是非題2選1,或是與事實有關

2D的溝通模式包括簡訊、電子郵件、影印資料、線上聊天等等。報告與簡報投影片也屬於 2D。

3D內容需要仔細聆聽:帶有情感或帶來創意思考的機會

我們在 3D 溝通中經由語氣、語速與手勢,交換關鍵資訊,討論點子,詢問複雜的問題,進行人際連結。3D的溝通模式帶有實況的元素──打電話、開會、視訊通話、見面對談。

至於共享語音備忘錄和錄下的視訊互動,有時則模糊了 2D 與 3D 的界線,不過大部分的時候,2D vs. 3D 是很好的判斷依據。

每個請求、意見回饋或分享,其實都有最適合的媒介。(僅為情境圖,取自unsplash)

每個請求、意見回饋或分享,其實都有最適合的媒介。(僅為情境圖,取自unsplash)

選錯溝通方式,工作效率會被犧牲

有了這個定義明確的框架後,你一下子就能理解,若要針對重要的決策取得共識,與其用東一封、西一封的電子郵件討論,不如採取 3D 對話。

假如你開會時在筆記本上胡亂打叉,心煩意亂地想著:「我幹嘛在這兒浪費時間?」那八成是因為開會的過程中,塞滿大量的 2D 報告。

2D vs. 3D溝通。(《留白工作法》,時報出版)

2D vs. 3D溝通。(《留白工作法》,時報出版)

許多人的預設作法是採取 2D 通訊,因為我們有辦法掌控 2D 通訊,不會在友好的公司版快問快答中,被突如其來的問題難倒(「我談到本季的預算有哪3大重點?」)。

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在 2D 溝通中,我們得以預先編輯想法,再分享出去,而且可以利用 2D 媒介的簡潔特性,避免閒話家常:「最近過得好不好?」然而,我們替內容選的溝通方式不合適的時候,效率會被犧牲

用 2D 媒介分享 3D 內容,豐富度會減少;用 3D 媒介分享 2D 內容是在浪費時間。請用合適的媒介傳遞訊息。

因此,展開任何對話前,先策略性暫停一下,問自己:「我試著要溝通什麼事?」

我需要讓下週議程獲得批准?聽起來像 2D。我想要徹底討論點子、詢問複雜的問題,或發揮創意?那是 3D。

此外,也要考量每個人接受資訊的方法,加以配合,微幅調整你的2D vs. 3D應用。有的人比較擅長口頭討論,偏向 3D 溝通(不需要消化時間)。

有的人則需要處理資訊的時間,所以有必要替他們寫下溝通內容;這類型的人士需要先看過書面的東西,才有辦法回應。請積極與同事對話,在使用 2D 或 3D 模式時,加進個人的偏好。

請運用2D vs. 3D的概念,替每個訊息選擇正確的媒介。你會獲得的獎勵是一天中有更多的餘裕,每次的交流也會更豐富。

2D vs. 3D的架構能讓訊息更清楚,使每次的重要對話發揮最大的功用,增強團隊的凝聚力。

《留白工作法:為自己創造白色空間,擺脫瞎忙,做真正重要的事》,作者:茱麗葉.方特(Juliet Funt),時報出版

《留白工作法:為自己創造白色空間,擺脫瞎忙,做真正重要的事》,作者:茱麗葉.方特(Juliet Funt),時報出版

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