新冠肺炎疫情來勢洶洶，全台首次進入三級警戒，學校改採遠距教學、企業也分流上班或遠距工作，希望最大程度地降低接觸機會，防堵病毒擴散。這是台灣第一次經歷如此漫長、與病毒拉鋸的賽局，舉凡畢業典禮、講座、研討會、法說會等所有類型的實體聚會活動紛紛取消，隨著時間推移發現，透過合宜的科技工具輔助，其實還是能實現大型群聚無感染的新日常。
台灣微軟6月開始透過一站式生產力溝通平台Microsoft Teams 的最新功能「網路研討會」，攜手遠見雜誌啟動一系列雲端講座，邀請親職教育講師澤爸、兒童感染科黃瑽寧醫師、諮商心理師許皓宜等知名講者，與多家大型高科技、金控公司合作，聚焦疫情下「宅在家」的心理健康、親子教養兩大議題舉辦員工講座，傳遞對同仁們的關懷。這也是呼應微軟所發起『與台灣，再一起』運動，串聯客戶與夥伴的力量，引領台灣組織佈局混合辦公及強化企業與組織韌性。
因應疫情，企業除了改採遠距辦公、線上會議外，也可以利用Microsoft Teams 舉辦教育訓練、研討會、講座等各種大型線上活動，讓組織在後疫情時代的新日常中，保持溝通與交流，共同學習成長。
Microsoft Teams一站式平台 辦活動省時又省力
對於主辦單位來說，活動要臨時從實體改為線上舉行時，許多人可能會利用線上表單或是網路售票平台，提供與會者註冊報名，然後另外再導流到其他平台，使得報名與活動頁本身可能不一致，主辦單位還要奔波於各種平台處理、統整報名人數等，幕後工作所花費的心力之多，不足為外人道。
而 Microsoft Teams 的網路研討會從活動前的自訂註冊頁面、導流活動報名、並同步行事曆發會議通知；活動後出席者名單或問卷意見回饋蒐集等，都能在Microsoft Teams 平台上完成。參加者則可從報名頁面點進去，則直接導入 Teams 頁面進行報名，報名成功後，直接同步行事曆發送會議通知。活動當天，參加者可以使用任何裝置（電腦、手機、平板…）、不需要事先註冊帳號，只要從個人習慣使用的行事曆、或是點選會議通知內的連結，即可一鍵加入線上研討會。
分工明確 萬人同框互動更熱烈
一般線上會議平台通常以百人為上限，Microsoft Teams 支援 1,000 人上線互動，且在僅供檢視（view-only）模式下，能容納最多 10,000 名與會者，非常適合線上大型聚會活動。
舉辦網路研討會時，可以設定三種參加身份，各自擁有不同的使用權限。首先，製作人（召集者）擁有所有活動設定權；主持人（主講者）則可以開啟音訊、視訊，並使用簡報分享功能；與出席者問答互動時，也可調整讓出席者可自行開啟或關閉音訊與視訊。最後則是出席者，研討會絕大多數時間只能觀看，可以透過文字來即時提問、或利用表情符號與講者互動，並在主持人允許時，則可開啟音訊、視訊做互動討論。
在網路研討會進行時，主講者在簡報中可以使用 PowerPoint Live 與簡報者模式，幫助簡報者完整掌握投影片、筆記註解、聊天室和觀眾影像等資訊，並能依據活動性質打造專業簡報形象。出席者在演講期間，可以透過「動態視窗」選取自己想要瀏覽線上會議的方式，並可隨時切換，打破長時間線上會議的疲倦感。與會者也能透過線上按讚、鼓掌、舉手及張貼表情符號隨時表達情緒，與主講者互動，並透過即時問與答功能來發問，獲得即時的回饋。
此外，召集者還可以啟動「在一起（Together）模式」，請所有與會者開啟視訊鏡頭，利用AI分割技術，把所有與會者視訊人像置入相同的數位場景，讓大家好像正身處在同一間場景一起拍照，拉近彼此間的距離。
打破虛實界線 線上研討會更增組織彈性
一場大型研討會成功的元素有哪些？對出席者來說，除了主講者演說內容切合需要，可以專注聆聽外，還要有能夠與主講者互動的機會，讓問題獲得解答。而對於主辦單位而言，事前報名、當天報到是否順利進行、當天活動過程流暢、活動後的回饋蒐集、或是是否能順利接軌進一步的行銷活動等，則是辦好研討會最重要的目的。
Microsoft Teams 最新的網路研討會的各項功能，都可以輕鬆協助活動主辦人、講者與出席者掌握這些成功要素，讓大型研討會或公司教育訓練等場景靈活生動地在線上實現，而且還省去交通時間與空間的限制，幫助企業與組織更敏捷、彈性的舉行各類型活動，在疫情期間持續開拓新商機與增進互動。
