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Microsoft Teams線上研討會 實現無感染風險的萬人雲端集會

2021-06-23
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Microsoft Teams線上研討會 實現無感染風險的萬人雲端集會
圖 / Microsoft Teams除了可協助企業與組織遠距辦公、線上會議外,也可利用Microsoft Teams 舉辦教育訓練、研討會、講座等各類大型線上活動。
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新冠肺炎疫情來勢洶洶,全台首次進入三級警戒,學校改採遠距教學、企業也分流上班或遠距工作,希望最大程度地降低接觸機會,防堵病毒擴散。這是台灣第一次經歷如此漫長、與病毒拉鋸的賽局,舉凡畢業典禮、講座、研討會、法說會等所有類型的實體聚會活動紛紛取消,隨著時間推移發現,透過合宜的科技工具輔助,其實還是能實現大型群聚無感染的新日常。

台灣微軟6月開始透過一站式生產力溝通平台Microsoft Teams 的最新功能「網路研討會」,攜手遠見雜誌啟動一系列雲端講座,邀請親職教育講師澤爸、兒童感染科黃瑽寧醫師、諮商心理師許皓宜等知名講者,與多家大型高科技、金控公司合作,聚焦疫情下「宅在家」的心理健康、親子教養兩大議題舉辦員工講座,傳遞對同仁們的關懷。這也是呼應微軟所發起『與台灣,再一起』運動,串聯客戶與夥伴的力量,引領台灣組織佈局混合辦公及強化企業與組織韌性。

因應疫情,企業除了改採遠距辦公、線上會議外,也可以利用Microsoft Teams 舉辦教育訓練、研討會、講座等各種大型線上活動,讓組織在後疫情時代的新日常中,保持溝通與交流,共同學習成長。

Microsoft Teams一站式平台 辦活動省時又省力

對於主辦單位來說,活動要臨時從實體改為線上舉行時,許多人可能會利用線上表單或是網路售票平台,提供與會者註冊報名,然後另外再導流到其他平台,使得報名與活動頁本身可能不一致,主辦單位還要奔波於各種平台處理、統整報名人數等,幕後工作所花費的心力之多,不足為外人道。

而 Microsoft Teams 的網路研討會從活動前的自訂註冊頁面、導流活動報名、並同步行事曆發會議通知;活動後出席者名單或問卷意見回饋蒐集等,都能在Microsoft Teams 平台上完成。參加者則可從報名頁面點進去,則直接導入 Teams 頁面進行報名,報名成功後,直接同步行事曆發送會議通知。活動當天,參加者可以使用任何裝置(電腦、手機、平板…)、不需要事先註冊帳號,只要從個人習慣使用的行事曆、或是點選會議通知內的連結,即可一鍵加入線上研討會。

參加者在Microsoft Teams平台成功報名後,不需要事先註冊帳號,可直接從個人習慣使用的行事曆、或是點選會議通知內的連結,即可一鍵加入線上研討會。圖/參加者在Microsoft Teams平台成功報名後,不需要事先註冊帳號,可直接從個人習慣使用的行事曆、或是點選會議通知內的連結,即可一鍵加入線上研討會。

分工明確 萬人同框互動更熱烈

一般線上會議平台通常以百人為上限,Microsoft Teams 支援 1,000 人上線互動,且在僅供檢視(view-only)模式下,能容納最多 10,000 名與會者,非常適合線上大型聚會活動。

舉辦網路研討會時,可以設定三種參加身份,各自擁有不同的使用權限。首先,製作人(召集者)擁有所有活動設定權;主持人(主講者)則可以開啟音訊、視訊,並使用簡報分享功能;與出席者問答互動時,也可調整讓出席者可自行開啟或關閉音訊與視訊。最後則是出席者,研討會絕大多數時間只能觀看,可以透過文字來即時提問、或利用表情符號與講者互動,並在主持人允許時,則可開啟音訊、視訊做互動討論。

出席者在Microsoft Teams線上研討會過程中,可透過線上按讚、鼓掌、舉手及張貼表情符號,隨時表達情緒,與主講者互動。圖/出席者在Microsoft Teams線上研討會過程中,可透過線上按讚、鼓掌、舉手及張貼表情符號,隨時表達情緒,與主講者互動。

在網路研討會進行時,主講者在簡報中可以使用 PowerPoint Live 與簡報者模式,幫助簡報者完整掌握投影片、筆記註解、聊天室和觀眾影像等資訊,並能依據活動性質打造專業簡報形象。出席者在演講期間,可以透過「動態視窗」選取自己想要瀏覽線上會議的方式,並可隨時切換,打破長時間線上會議的疲倦感。與會者也能透過線上按讚、鼓掌、舉手及張貼表情符號隨時表達情緒,與主講者互動,並透過即時問與答功能來發問,獲得即時的回饋。

此外,召集者還可以啟動「在一起(Together)模式」,請所有與會者開啟視訊鏡頭,利用AI分割技術,把所有與會者視訊人像置入相同的數位場景,讓大家好像正身處在同一間場景一起拍照,拉近彼此間的距離。

Microsoft Teams線上研討會的「在一起(Together)模式」,利用AI分割技術把與會者視訊人像置入同一數位場景,拉近彼此間的距離。圖/Microsoft Teams線上研討會的「在一起(Together)模式」,利用AI分割技術把與會者視訊人像置入同一數位場景,拉近彼此間的距離。

打破虛實界線 線上研討會更增組織彈性 

一場大型研討會成功的元素有哪些?對出席者來說,除了主講者演說內容切合需要,可以專注聆聽外,還要有能夠與主講者互動的機會,讓問題獲得解答。而對於主辦單位而言,事前報名、當天報到是否順利進行、當天活動過程流暢、活動後的回饋蒐集、或是是否能順利接軌進一步的行銷活動等,則是辦好研討會最重要的目的。

Microsoft Teams 最新的網路研討會的各項功能,都可以輕鬆協助活動主辦人、講者與出席者掌握這些成功要素,讓大型研討會或公司教育訓練等場景靈活生動地在線上實現,而且還省去交通時間與空間的限制,幫助企業與組織更敏捷、彈性的舉行各類型活動,在疫情期間持續開拓新商機與增進互動。

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