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五成企業看淡下半年,共享辦公室卻一支獨秀?

文 / 侯冠州    
2020-05-09
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五成企業看淡下半年,共享辦公室卻一支獨秀?
圖/Unsplash BY Helena Lopes
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新冠肺炎疫情重創全球商務環境,然而,在景氣一片看淡之下,卻有四成企業仍想增加靈活辦公空間的使用,共享辦公室因而異軍突起,原因為何?

「在亞太區,有51%的企業看淡2020下半年商業環境,在台灣則是有57%認為下半年景氣可能更差。」全球最大商用不動產服務公司世邦魏理仕的〈亞太區研究調查報告〉指出,疫情對全球經濟及產業造成衝擊,辦公室的租賃市場需求也隨之下降。

不過,有趣的是,在一片慘澹下,共享辦公室卻殺出一條血路。

調查顯示,77%受訪者將廣泛採用彈性辦公制度,更有41%受訪者預期將增加靈活辦公空間的使用,這意味著,即便疫情過後,仍有四成的企業想採用共享辦公室,究竟為何?

彈性是共享辦公室最大優勢

Justco亞太區CEO龔萬鑫表示,過往企業選擇辦公室,多以傳統商辦為主,但往往需要簽很長的合約,譬如三年、六年,導致缺乏彈性。

舉例來說,一間公司目前有20名員工,老闆承租辦公室時,應以現有的人數為主,還是要選20人以上的空間?照常理而言,公司規模會愈來愈大,人數不會維持不動。若先以20人為主,可能在費盡心思找到辦公室,加上設計、裝潢完成,已是半年、一年後,屆時公司已成長至30人,就得要換辦公室。

反之,若先承租50人大的辦公室,固然可行,但公司人力成長需時;例如從20人成長至50人,可能需要花兩、三年以上,等於這段時間承租太大的辦公室是多餘花費。

「所以,對於企業而言,不論是大型或中小型企業,在尋找辦公室上,都有一個共同的需求,就是彈性,」JustCo副總裁兼大中華區總經理陳兆慶解釋。

龔萬鑫指出,共享辦公室的出現,對企業而言,提供了一種新的租賃方式,「不用像過往那樣,合約一簽就是三年、五年;而是可以選擇三個月、半年、一年等,彈性很大。」

「企業對辦公室的租賃需求已經產生了質變,」龔萬鑫說,愈來愈多的企業開始尋找共享辦公室的方案。

共享辦公室。Unsplash BY Austin Distel圖/共享辦公室。Unsplash BY Austin Distel

節省軟硬體、裝潢成本

除了彈性需求外,選擇共享辦公室另一個很實際的因素是,可以省去大筆的裝潢費用。

共享辦公室有著一切辦公所需的設備,例如傢俱、沙發、高速網路、電話、事務機、視訊會議設備、置物櫃、茶水區等,甚至還有哺乳室或遊戲室。

陳兆慶透露,曾有一間能源公司在短短三年內,搬了三次辦公室,每次裝潢都花上數千萬元,相當浪費。

「如果沒有特殊、客製化的建置,以及不同的設計需求,員工只要帶著筆電即可進駐共享辦公室上班,」龔萬鑫指出,現在愈來愈多企業打消承租傳統商辦的念頭,改為尋找共享辦公室。

企業因應疫情,改採異地辦公

由於疫情關係,企業開始正視營運持續計畫(Business Continuity Planning,簡稱BCP)的重要性,這也是共享辦公室異軍突起的因素。

世邦魏理仕指出,在疫情之後,有55%的製造業租戶將考慮分散風險至不同市場,另有半數的銀行及金融業者有意將員工分散至不同大樓。而在台灣,五成受訪者將採行異地辦公,亦有五成將檢討辦公室整合策略,預料部分企業可能不再朝辦公地點集中作規劃。

換言之,分流成為未來企業實施BCP的方式之一。也因此,共享辦公室扮演了提供彈性方案的角色,可以針對不同規模企業的臨時商辦轉移需求,將員工分散辦公,降低疫情封樓可能導致的連鎖性風險,讓企業面臨營運衝擊時仍能持續運作、照常辦公。

「在疫情期間,就有一間律師事務所跟我們合作,從100位員工中,分出20位到共享辦公室上班,」龔萬鑫舉例。

隨著疫情沒完沒了,共享辦公室既能提供軟硬體設備齊全的空間,也能在短時間內協助企業進行商辦空間的臨時轉移,因此成了全球經濟慘澹中,少數異軍突起的產業。

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