要瞭解知識管理的本質，應先瞭解「知識」的本質。知識（Knowledge）既不是數據（Data），也與資訊（Information）和價值（Value）有別，但是四者卻息息相關，有鍵結性的關係。
許多組織未真正釐清他們的內涵，往往花費了許多人力、財力，仍然未能得到預期的成效。
1.數據 數據是對觀察到的事物所做的紀錄（Data=Perceived Facts），例如顧客到加油站加油，時間、數量、金額等資料如果記錄下來就成為數據。所有的組織都需要數據來做好管理和控制，有些產業如銀行、保險等營運的基礎就在於精確而有效率的數據管理（Data Management）。數據太多未必對決策有利，良好決策依據的是關鍵性的數據，而非「完全」的數據。但是數據本身無法自動成為決策的因素，數據是創造「資訊」的原料，「資訊」才是決策的原料。
2.資訊 資訊是經過處理後具有意義的數據（Information= Meaningful Data）。許多人誤以為數據是先被處理後再賦予意義，其實是倒過來，應先決定要賦予什麼樣的意義，再決定該如何處理數據。通常處理數據的方法包含五個C：文字化（Contextualize）、分類（Categorize）、計算（Calculate）調整（Correct）、與精縮（Condense）。而數據處理的過程即反映了使用者要賦予的「資訊」意義，譬如分類的標準、精縮的方式等都需要「使用者」先做決定。資訊不同於存在於資訊系統中的數據，正如同「訊息」（Message）不同於傳播訊息的媒體（Medium）一樣，是內容與工具的差異。但是真正能使資訊產生價值的則是員工所擁有的知識。
3.知識 知識是人類思考資訊的能力（Knowledge = conceptual ization of information）。這個定義有三個涵義，第一，知識來自於人的思想，唯有人才能創造知識，任何組織都無法不藉由個人而自行創造知識。第二，資訊是知識的糧食，正如同數據是資訊的原料。人類藉由比較（Comparison）、驗證（Consequence）、關聯（Connection）和溝通（Communication）四C的方式來思考資訊。組織只是把思考的結果記錄下來，並稱之為知識（其實又變回資訊）。但是「資訊化」後知識的流通有助於新知識的產生。第三，知識是一種流動性質的綜合體，包含計算、經驗、直覺、價值觀等多元形式。有些形式可以訴諸文字客觀地傳授給別人，稱為外顯知識（Explicit Knowledge），有些無法輕易描述與傳授的稱為內隱知識（Tacit Knowledge）。數位科技對外顯知識的儲存和流通（即資訊化）極有助益，但是內隱知識往往需要人與人的接觸才能擴散，基於「唯有人能創造知識」的事實，「知識管理」的核心仍然是人，而非「知識數位系統」。
4.價值 價值是知識創造的行動（Value =Knowledge-driven action）。傳統的經濟學家「將公司視為黑箱，僅探討投入與產出」的觀點，在數位科技引爆的全球競爭壓力之下已經嚴重不足。如今企業必須掌握黑箱內部的運作本質，結果發現創造公司價值的主要生產要素是員工「化知識為行動」的能力。由於沒有公司能夠長期壟斷尖端技術，因此科技不是持久的競爭優勢（Sustainable Competitive Advantage ）。唯有能不斷地創新知識、創造價值的公司才能持續地維持競爭優勢，有形資源是愈用愈少，知識資產則是愈用愈多，企業已經覺悟到善用知識管理，使公司成為「知識導向」的組織，才能在未來具有競爭力，由於沒有「實踐行動」的知識對企業而言是「毫無價值」的，知識管理當然要以創造價值為目的。
知識管理的本質是什麼？ 由以上的討論我們得到表一的說明。知識位於資訊與價值之間，知識管理的工作是知識的尋找、開發、整理、儲存、流通與利用，因此知識管理的本質簡單說來就是「知識資訊化」（尋找、儲存、流通）和「知識價值化」（開發、整理、利用）。有了比較清楚的概念，進行「知識管理」的活動會比較順利。能在新世紀脫穎而出的企業必定是具備豐富知識和知識管理優良的公司，「知識管理」是一張車票，鳴笛待發的列車是「新世紀經濟號」，它駛向未來，義無反顧，永不回頭。（本文作者現為元智大學研發長）
