要瞭解知識管理的本質，應先瞭解「知識」的本質。知識（Knowledge）既不是數據（Data），也與資訊（Information）和價值（Value）有別，但是四者卻息息相關，有鍵結性的關係。
許多組織未真正釐清他們的內涵，往往花費了許多人力、財力，仍然未能得到預期的成效。
1.數據 數據是對觀察到的事物所做的紀錄（Data=Perceived Facts），例如顧客到加油站加油，時間、數量、金額等資料如果記錄下來就成為數據。所有的組織都需要數據來做好管理和控制，有些產業如銀行、保險等營運的基礎就在於精確而有效率的數據管理（Data Management）。數據太多未必對決策有利，良好決策依據的是關鍵性的數據，而非「完全」的數據。但是數據本身無法自動成為決策的因素，數據是創造「資訊」的原料，「資訊」才是決策的原料。