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我的雲端工作術

1個人打敗1個團隊》
文 / 徐仁全    
2015-08-21
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我的雲端工作術
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你,還在辦公室裡辦公事?以為工作時間就是表訂的朝九晚五?任務,一定要老闆交代才做?

去中心化、資源開放、群眾協作......,未來辦公室正在打破之前所有的禁忌,重新改寫數百年來的「OFFICE」定義。

這個新「OFFICE」定義,先感謝數位工作平台出現。

●數位大資料庫:如果你想用免費無限制的大硬碟資料庫,請用Google Drive或Dropbox;

●協作平台:如果你要和你的世界同事共組專案,最有效率的工作平台就是Hackpad;

●隨身筆記:如果你要快速收集資料建立知識庫,隨身就可拿出Evernote做精華版記錄;

●專案管理:如果你要跟很多同事同時間一次管理數10個專案,那就請用Trello;

●個人網站:如果你要組個人工作室,自己的網站自己架,那就非Wordpress 莫屬。

這些新科技數位工作平台,幾乎全面改寫所有管理大師曾經以為的組織管理,因為只要一個Hackpad,一個人就可以打敗一個團隊;一個Trello,24小時工作1小時就可完成。

你的新「OFFICE」,可別以為只有各式各樣新穎的數位工具。對,它們絕對可以幫你建立更有效率的工作平台,但你也得變成一個更開放心態open mind的工作人,因為在這個科技數位所組成的虛擬辦公室裡,你的價值,要懂得用眾人智慧集體協作,成就更美好的未來。

現在的「OFFICE」組織,還有一個關鍵特性,它不再相信傳統上對下的權威,漸漸變成「去中心化」的光譜。像最近當紅的通訊軟體LINE的組織,對內所有人沒有職稱,人人發言權幾近平等;而318學運及高雄氣爆崛起的g0v零時政府,更是一群完全不認識的陌生人,因為想快速解決社會問題,共同協作的去中心化案例。

你還坐在傳統辦公室嗎?

OFFICE新模式1:上雲端做生意

省時、省力、省成本的雲端特性,可以隨時隨地創造高效率。透過App,專案管理、顧客開發維繫,只要一機在手,就能輕鬆管好公司大小事。

聽過「呼叫師傅5945」這個網站嗎?它可是國內首屈一指的室內外裝潢的媒合平台。簡單的說,消費者在網站上開出需求單,就能在24小時內配對合適的師傅來接單,這套媒合系統,讓傳統封閉的修繕市場,也藉著數位科技有了新生命。

師傅們如何使用數位工具?創辦人張嘉新說,過去大部分裝潢師傅都不太會用電腦,更別說上網,即使有了智慧型手機,使用率也不高,「直到LINE出現後,師傅們才開始活絡了起來!」

對裝潢產業來說,LINE是一個殺手級應用。首先,長期合作的廠商會加入同一個LINE 群組,維繫情感與了解近況,關係是長期而穩定的。

其次,是把LINE當作專案管理工具。一個新開的裝潢案就是一個新的專案,並把相關工種的廠商拉進群組裡。各工種無論是溝通或回報狀況都在這個群組裡面,藉此達到工程控管的目的。

最後,LINE也可以當成微型CRM(客戶關係管理)系統使用。透過LINE跟客人建立關係,有利於施工前、中、後的溝通;完工驗收後,也可跟客戶維持朋友關係,他們也會因此成為轉介新案源的人脈。

OFFICE新模式2:坐擁大數據的CEO

不用祕書、也無需眾多研究人員,只要和大數據打交道,客戶流量、商品管理、價格策略等資料一手掌握,快速透明做決策,一人也能創造高營運效率。

在大陸擁有近9000萬名會員、2014年營業額達到195億人民幣(約合新台幣957億元)的電子商務平台「1號店」,創辦人兼董事長于剛,就是用一支智慧型手機掌管公司大小事,不用祕書,也無需專屬辦公室。

一年有一半時間在國內外出差的于剛表示,不論他在中國、新加坡或台灣,甚至在度假,「只要打開手機,公司的業績報表就會透過一個系統,即時且自動的傳遞到手機裡。」

1號店搶的是指尖商機,只要在手機上滑幾下,就能完成下單,當天或隔天商品就送到家。曾在戴爾(Dell)及亞馬遜(Amazon)待過的于剛,從創辦1號店的第一天起,就十分重視資訊及資料管理,善用大數據(Big Data)的他,自行開發了一套資料生產系統及價格智慧系統(PIS)。

資料生產系統從每一筆消費的累積中去了解即時的消費行為,以掌握商品的進貨、出貨,甚至減少庫存時間。1號店的商品周轉率可以從50天(業界水準)大幅降到18天,靠的就是這套資料生產系統。

于剛透露,降低周轉率其實就是讓商品快速賣出去,透過系統了解哪些商品熱賣,倉庫就以這些商品為主,減少庫存。1號店熱賣的1成種類商品,涵蓋了8成的訂單,就是靠這套系統,做到「零等待、零門檻及零成本」的目標,也讓高層能快速做商業判斷。

另一套致勝系統是價格智慧系統。1號店收集72個同業的網站,查詢1700萬種不同商品,進行訂價策略,訂出比同業便宜3%-5%的價格,以吸引消費者。「動態的調整價格,可增加營收20%,」他說,這也是數位工具帶給1號店的實質效益。一年換3 次手機的于剛,手拿iPhone 6 Plus,他笑說「大的很好,不傷眼」,也說明他常用手機監控數字報表。

OFFICE新模式3:虛擬社群號召志願軍

你我認不認識沒關係,身在何方也無所謂,虛擬社群用心理層面的認同感超越時間空間限制,你可以動員群眾跨域協作,任何人都可以集眾人之力成事。

2014年10月,巢運發起夜宿帝寶運動,期能喚起社會大眾對居住正義的重視。在台北市仁愛路現場,聲音已近沙啞的台灣居住正義協會理事長黃益中,忙碌地穿梭在人群中,不時也上台發表訴求。

黃益中,一年前還少有人知道他是誰,但目前已是談話節目常客,快速打開知名度的背後推手就是社群網路─臉書。

他指出,現在的公民團體或公民社群已非傳統的空間概念,而是建構虛擬社群,強調的是心理層面的認同感。而臉書可以超越空間局限,透過分享資訊,凝聚協會成員的認同與共識。

更甚者,藉由臉書分享的功能,訊息可以一傳十、十傳百,甚至可以動員群眾參加活動。「臉書對於現代公民運動的醞釀、茁壯,絕對占據了最重要的位置。」身為高中公民老師,平常利用臉書經營協會,並與會員或認同者互動溝通,保持溫度。黃益中每天都會篩選一篇文章來分享,不拘泥於文字,也許是有趣的照片與影像,用意是兼具資訊傳遞與教育群眾的需求。

OFFICE新模式4:24小時行動辦公室

新世代聰明工作術,不需開會,照樣完成跨部門合作專案;不傳email,第一時間也能解決客戶問題。快速溝通、快速集結成軍,大大提升工作機動性。

其實,數位工具不只限於組織端的運用,各種App對個人來說,也都是十分方便好用的數位工具,讓你隨時隨處都可以完成工作。

日理萬機的前聯想台灣總經理梁百鋒是Google Drive(雲端硬碟)的愛用者,不論人在哪裡、用何種載具,他都能輕易讀取所需的資料。其他常用的軟體包括茄子快傳(SHAREit),它標榜不需上網,就能傳輸比藍牙快60倍的速度,梁百鋒會用它來傳送文件或圖片給同事,是在外部開會的好幫手。

不能漏掉的工作好幫手還有Evernote。原台灣Evernote負責人袁至中,現回美國總部擔任執行長特助一職,他分享自己使用Evernote的經驗。當時在裝潢迪化街辦公室之際,公事很忙,實在沒有辦法特別去想要買什麼家具、要如何裝潢,於是他在Evernote建了一個記事本,大家只要出去逛街或到大賣場,看到適合的家具就隨手拍起來,做成型錄,還可以比價。同時用Evernote Web Clipper 網頁擷取工具,把網路上看到喜歡的裝潢風格剪下來,當作自己的裝潢參考書,最後打造出理想中的辦公室模樣。

告別恐龍時代

數位工具帶給個人及團隊的便利,已經改變職場!

筑誠總經理兼iCHEF 資廚共同創辦人徐安昇的團隊,把聯絡、管理、研發統統連上雲端,隨時跨部門合作,24 小時即時回應顧客需求。

永慶集團千萬超業中的「業績成長王」李國煌,個人就使用了WhatsApp、LINE 及Evernote 等工具,幫他維繫客戶關係,不用再像姜太公般苦等魚兒上鉤,而能提高觸及率與成交率一決勝負。

每天跟讀者分享各種國內外免費數位資源或雲端工具的「免費資源網路社群」創辦人暨總編輯Pseric,收集訊息、撰寫文章、管理資料庫都靠這些數位工具,不需坐在辦公室,任何時間、地點都可以完成任務。

不要不信任陌生人,他可能是你的最佳夥伴。就像g0v零時政府,透過Hackpad共筆方式進行各項專案,方便上千名分散各地的社群成員,不受地域及時間的限制,達到協作的目的。

當會計消失了、祕書也不見了,一個人要如何打敗整個團隊?我們彙整了42種各行各業常用的數位工具,還幫你組合出業務、行銷企畫、設計、簡報、專案等5種職場最好用工具套餐,讓你面對各種App軟體不再手足無措!

進入全新的數位時代,工作可別停留在坐在辦公桌前的恐龍時代。進入熊大與兔兔的時代,不快搶進用數位工具幫你做事,那你才是真正的恐龍。

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