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找出客戶說不出的祕密

專案管理》奇岩智略負責人蔡宇振
文 / 楊倩蓉    攝影 / 陳志亮
2015-04-07
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找出客戶說不出的祕密
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你以為,讓客戶埋單的提案,一定是洋洋灑灑幾10 頁的報告嗎?

一個成功提案,不見得是100% 的完美過程,可能僅是你口頭上3 句話,或1 張圖,因為,你抓到了客戶的需求。這就是為何專案管理5 大流程中,從起始、規畫、執行、監控與結束,辨識利害關係人要擺在最前面的起始階段。

「有專案管理經驗的人都知道,在起始階段,找到關係人的需求,你的提案就成功了一半。」這是奇岩智略發展顧問負責人蔡宇振,以其10多年的高科技產業工作經歷,累積10 餘年專案管理經驗,最大的心得。

如果你希望你的專案能在15 分鐘之內吸引關係人的眼光,那麼,掌握關係人需求與了解關係人對專案篩選的優先順序,絕對是15 分鐘吸睛術的2 大原則。

專案管理第1招:

抓住關係人需求,成功一半

所謂關係人,指的正是整個專案的客戶或是供應商及贊助者。提案要提得好,一定要契合關係人的需求。

蔡宇振表示,關係人的需求有分明講與不明講,挑戰是,他不見得告訴你,所以你對人的敏感度要夠,找出連結,讓他的需求具體浮現在你面前。

例如,很多設計師在接案時都會苦惱客戶的需求常常變來變去,正因為連客戶自己都不了解自己想要的風格是什麼,所以設計師乾脆拿多種樣本讓客戶自己挑選做註記,然後再慢慢引導他講出他想要的設計風格。

懂得傾聽也是一種方式。如果你無法直接接觸到關係人,透過側面了解,打聽關係人周遭的親朋好友或是員工,也是一種方式。

專案管理第2招:

找出篩選優先順序

在專案規畫上,關係人的篩選原則很重要,從成本、時間、內容及風險等元素中,找出關係人所在乎的優先順序,是整個專案管理流程中最重要的事。

如果,你是向藥廠提案,那麼品質絕對是關係人最優先考量的事。寧願延遲上市,也希望你做出品質保證,免得上市6 個月後出了問題,公司賠都賠不完。

如果,你的提案是3C 產品,爭取時間亮相是關係人最優先考量的事,即使品質有一點瑕疵也可以被原諒。

有的專案很重視風險第一,例如舉辦大型戶外活動,寧願延遲時間或是增加成本,都必須做到風險控管與動線管理,免得有人受傷,甚至出人命。

有的專案因為成本考量第一,專案經理人要說服關係人的方向,就是如何在錢少之下,做更多的事情。

找到優先順序後,即使你只掌握了關係人需求的50%,也要趕緊行動,把你的個人價值與強項展現出來。

沒有人是完美的,好的提案出爐後,在執行面上一定會碰到問題,如果你的強項無法解決,就得趕緊找幫手補足你的弱項。

專案管理第3招:

控制人員流失率

計畫再完善,如果資源沒有到位,執行上就會發生困難。什麼時候可以開始做是執行上最困難的部分;除了技術與設備是否到位外,包括協力廠商,甚至是快遞送工程樣品,如果晚了幾天都可能延宕到其他人的流程,身為專案經理人就是要不斷查詢可能遇到的風險,提前改進,才能準時完成。

專案的成功絕對是人的因素,在執行上,團隊的默契很重要,尤其是保持團隊的低流動性。專案在執行上最怕的就是團隊成員中有20% 的成員流失或是被換掉,因為後來加入的成員必須要磨合一段時間,甚至做出不一樣風格的專案方式,對專案造成莫大影響。

專案管理第4 招:

平日多練習從小處提案

要讓客戶在15 分鐘之內就挑中你,平常就要多練習提案。

即使你還不是專案經理人,可以先把自己的工作當專案來練習,並思考哪些工具可以配合;又或者是同事之間週末要出去玩,以及為家人舉辦親子活動等,你都當作是專案管理來進行,先從提案,找出大家的需求,再步步為營。

專案要成功,並非做到吻合關係人的100 個要求,你得判斷100 個要求裡面,哪20 個是客戶要的重點,客戶或是老闆絕對不會明講他只要20 個,但是,只要你抓住了關係人要的20 個,你的專案管理流程之路就簡單多了。

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