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讓聽眾想趕快知道下一張

簡報力》創略廣告總經理黃志靖
文 / 王妍文    攝影 / 陳志亮
2015-04-07
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讓聽眾想趕快知道下一張
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對大多數人而言,光是站起來發表意見可能就會臉紅心跳、手腳微顫,更何況是站上台去做簡報。但想要成功拿下提案、獲得業績,或是讓自己的創意得以落實,基本的簡報能力不能少,能夠清晰表達自己的想法、意見,也許就是職場晉升的墊腳石。

「簡報,是一種說服的過程!」創意提案大師、創略廣告總經理黃志靖說,好的企畫在提供解決問題的答案,而簡報就是說服對方接受企畫的過程,許多費盡心思企畫的好提案被埋沒,都是因為對簡報的本質認識錯誤,僅一味介紹企畫內容,只會使有權決策的人移開目光。想要避開簡報時常犯的錯誤,規畫足以說服對方的簡報,你可以跟著黃志靖這樣做:

簡報第1招 : 向天馬行空說「no!」

想好每一頁的重點、情緒

簡報時最常犯的錯誤就是「沒有搞懂人家要什麼?」,只是一股腦將全部的資訊倒給對方,反而會讓對方忽略你想傳達的重點。

「能真正回答問題才是好簡報,」黃志靖說,若天馬行空,想到什麼就講什麼,即使講得很精彩,也只能博得「準備得很好!」的稱讚,卻對達成目的沒有幫助,也難以讓聽簡報的人可以用幾句話就傳達真正的內容。

因此,在企畫初期,可以一直丟進各種想法、觀念、輔佐數據、解決辦法等,可是到後期進入簡報階段,則應該不斷刪去旁枝末節來「找出好題目」,最好能將提案的核心概念與策略邏輯,在5 分鐘之內以一頁A4 的篇幅交代完畢,如果無法清楚解釋,就表示自己還沒有將各類訊息精練到足以打動客戶的程度。

當掌握住對方需求後,黃志靖建議,可以透過以下2 點技巧,擴大簡報效果:

1. 一頁一重點:最好以一頁一個重點的方式推演,一直到總結出一個純粹、強烈的訊號,而這訊號正是呼應對方需求的解答。

2. 經營情緒:在簡報中,透過小故事、圖表、舉例等技巧來安排簡報情緒,有故事的情節更有助吸引聽者的專注力,進而接受你想傳達的論點。

簡報第2招 : 打敗瞌睡蟲

挑起主動求知動能

成功的簡報不在結束後獲得「講得很好」的稱讚,而是能夠觸發聽眾「行為的改變」。

黃志靖指出,要讓簡報邁向成功道路最重要的是挑起對方「求知的動能」,當他認為你可以幫忙解決問題,自然願意認真聽你在說什麼、也會考慮你所提出的方案。

該如何挑起對方「求知的動能」呢?可以參考以下2 個小技巧:

1. 拋出核心議題:在簡報時拋出議題,引導聽眾去想問題,並能在稍後提供解決問題的答案。例如:現在同業都用某廠牌的機器了,你用了肯定無法回收,怎麼辦?

2. 給一個相反的答案:善用正反、反正的誘導法,不一定都要從「因為、所以」來推論你所設定的答案,有時,相反的答案也會讓聽眾更好奇你想說什麼。例如:當A 廠牌簡報者說,「你還是買B家的商品吧!」時,聽眾勢必會好奇為何這樣說,而想進一步了解你的理由。

簡報第3招: 揮別念稿式演說

做出正確簡報練習

無效簡報有個共通點:簡報者躲在講桌後面,看資料照念一遍;或為了避免緊張,乾脆把簡報內容背出來。「很多人的簡報模式都被小時候的演講比賽制約了。」黃志靖說,不管是看著稿子或是背稿式的演說,都會讓聽眾感到無聊、難以專心,主要是聲音單調、缺少變化,並且少掉互動的機會,這樣又如何說服對方埋單?比起提案內容,看起來是否充滿自信、誠懇,對聽眾的影響力比想像中還強,黃志靖建議,平常可以針對簡報做有效的練習:

1. 掌握語感:簡報前先了解對方背景、所屬產業、決策位置,並使用對方聽得懂的語言來簡報。像科技人與法律人用的語言習慣就不同,若是能夠運用「巷子內」的詞彙,就能成功拉近彼此距離,為專業形象加分。

2. 建構聲音表情:聽眾對簡報者的印象除了聽講內容外,簡報者看起來的樣子、聲音語調都是左右聽眾感知的重要關鍵。因此,可以從聲音、臉部表情、手勢到簡報情緒依序分開練習,最後再整合起來。

3. 錄影下來:將練習時的情況錄影下來,從中可以由聽眾的角度檢視自己簡報時的樣貌,檢討遇到關鍵字是否要放慢速度、加強語氣,或是否需要手勢輔助、暫停還是點綴一個小笑話等,效果將優於面對鏡子練習時,要一邊想演說內容、一邊注意自己樣子的情況。

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