有沒有發現，最近你的「OFFICE」開始變了。你，還在辦公室裡辦公事？以為工作時間就是表訂的朝九晚五？任務，一定要老闆交代才做？
看看1719 年的英國辦公室，那是一間存放有大量卷軸的房間，各種紀錄、合約、命令、公告都被記載於卷軸上；但是300 年過後，現在的「OFFICE」可不是這樣，辦公室開始從上對下的威權命令中解放，也在虛擬辦公室中尋找工作時間的自由，更重要的是，現代的職場開始相信意見不同的人可以一起共筆，甚至可以跟完全不認識的人一起完成工作。
去中心化、資源開放、群眾協作‧‧‧‧‧‧，未來辦公室正在打破之前所有的禁忌，重新改寫數百年來的「OFFICE」定義。
這個新「OFFICE」定義，先感謝數位工作平台出現。
■數位大資料庫：如果你想用免費無限制的大硬碟資料庫，請用Google Drive 或Dropbox；
■協作平台：如果你要和你的世界同事共組專案，最有效率的工作平台就是Hackpad；
■隨身筆記：如果你要快速收集資料建立知識庫，隨身就可拿出Evernote 做精華版記錄；
■專案管理：如果你要跟很多同事同時間一次管理數10 個專案，那就請用Trello；
■個人網站：如果你要組個人工作室，自己的網站自己架，那就非Wordpress 莫屬。
這些新科技數位工作平台，幾乎要全面改寫所有管理大師曾經以為的組織管理，因為只要一個Hackpad，一個人就可以打敗一個團隊；一個Google Drive，24小時的工作，1 小時就可以做完。
你的新「OFFICE」，可別以為只有各式各樣新穎的數位工具。對，它們絕對可以幫你建立更有效率的工作平台，但你也得變成一個更開放心態open mind 的工作人，因為在這個科技數位所組成的虛擬辦公室裡，你的價值，更重要的是要懂得用眾人智慧集體協作，成就更美好的未來。
現在的「OFFICE」組織，還有一個關鍵特性，它不再相信傳統上對下的權威，漸漸變成「去中心化」的光譜。像最近當紅的通訊軟體LINE 的組織，對內所有人沒有職稱，人人發言權幾近平等；而318 學運及高雄氣爆崛起的g0v 零時政府，更是一群完全不認識的陌生人，因為想快速解決社會問題，共同協作的去中心化案例。
你還坐在傳統辦公室嗎？
OFFICE 新模式1 ：上雲端做生意
省時、省力、省成本的雲端特性，可以隨時隨地創造高效率。透過App，專案管理、顧客開發維繫，只要一機在手，就能輕鬆管好公司大小事。
聽過「呼叫師傅5945」這個網站嗎？它可是國內首屈一指的室內外裝潢的媒合平台。簡單的說，消費者在網站上開出需求單，就能在24小時內配對合適的師傅來接單，這套媒合系統，讓傳統封閉的修繕市場，也藉著數位科技有了新生命。
師傅們如何使用數位工具？創辦人張嘉新說，過去大部分裝潢師傅都不太會用電腦，更別說上網，即使有了智慧型手機，使用率也不高，「直到LINE出現後，師傅們才開始活絡了起來！」
對裝潢產業來說，LINE是一個殺手級應用。首先，長期合作的廠商會加入同一個LINE群組，維繫情感與了解近況，關係是長期而穩定的。
其次，是把LINE當作專案管理工具。一個新開的裝潢案就是一個新的專案，並把相關工種的廠商拉進群組裡。各工種無論是溝通或回報狀況都在這個群組裡面，藉此達到工程控管的目的。
最後，LINE也可以當成微型CRM（客戶關係管理）系統使用。透過LINE跟客人建立關係，有利於施工前、中、後的溝通；完工驗收後，也可跟客戶維持朋友關係，他們也會因此成為轉介新案源的人脈。
OFFICE新模式2 ：坐擁大數據的CEO
不用祕書、也無需眾多研究人員，只要和大數據打交道，客戶流量、商品管理、價格策略等資料一手掌握，快速透明做決策，一人也能創造高營運效率。
在大陸擁有8000萬名會員、2013年營業額達到115億人民幣（約合新台幣575億元）的電子商務平台「1 號店」，創辦人兼董事長于剛，就是用一支智慧型手機掌管公司大小事，不用祕書，也無需專屬辦公室。
一年有一半時間在國內外出差的于剛表示，不論他在中國、新加坡或台灣，甚至在度假，「只要打開手機，公司的業績報表就會透過一個系統，即時且自動的傳遞到手機裡。」
1 號店搶的是指尖商機，只要在手機上滑幾下，就能完成下單，當天或隔天商品就送到家。曾在戴爾（Dell）及亞馬遜（Amazon）待過的于剛，從創辦1 號店的第一天起，就十分重視資訊及資料管理，善用大數據（Big Data）的他，自行開發了一套資料生產系統及價格智慧系統（PIS）。
資料生產系統從每一筆消費的累積中去了解即時的消費行為，以掌握商品的進貨、出貨，甚至減少庫存時間。1 號店的商品周轉率可以從50天（業界水準）大幅降到18天，靠的就是這套資料生產系統。
于剛透露，降低周轉率其實就是讓商品快速賣出去，透過系統了解哪些商品熱賣，倉庫就以這些商品為主，減少庫存。1號店熱賣的1成種類商品，涵蓋了8成的訂單，就是靠這套系統，做到「零等待、零門檻及零成本」的目標，也讓高層能快速做商業判斷。
另一套致勝系統是價格智慧系統。1 號店收集72個同業的網站，查詢1700萬種不同商品，進行訂價策略，訂出比同業便宜3%-5%的價格，以吸引消費者。「動態的調整價格，可增加營收20%，」他說，這也是數位工具帶給1號店的實質效益。一年換3次手機的于剛，最近剛換iPhone 6 Plus，他笑說「大的很好，不傷眼」，也說明他常用手機監控數字報表。
OFFICE新模式3 ：虛擬社群號召志願軍
你我認不認識沒關係，身在何方也無所謂，虛擬社群用心理層面的認同感超越時間空間限制，你可以動員群眾跨域協作，任何人都可以集眾人之力成事。
10 月4 日，巢運發起夜宿帝寶運動，期能喚起社會大眾對居住正義的重視。在台北市仁愛路現場，聲音已近沙啞的台灣居住正義協會理事長黃益中，忙碌地穿梭在人群中，不時也上台發表訴求。
黃益中，一年前還少有人知道他是誰，但目前已是談話節目常客，快速打開知名度的背後推手就是社群網路─臉書。
他指出，現在的公民團體或公民社群已非傳統的空間概念，而是建構虛擬社群，強調的是心理層面的認同感。而臉書可以超越空間局限，透過分享資訊，凝聚協會成員的認同與共識。
更甚者，藉由臉書分享的功能，訊息可以一傳十、十傳百，甚至可以動員群眾參加活動。「臉書對於現代公民運動的醞釀、茁壯，絕對占據了最重要的位置。」
身為高中公民老師，平常利用臉書經營協會，並與會員或認同者互動溝通，保持溫度。黃益中每天都會篩選一篇文章來分享，不拘泥於文字，也許是有趣的照片與影像，用意是兼具資訊傳遞與教育群眾的需求。
OFFICE新模式4 ：24小時行動辦公室
新世代聰明工作術，不需開會，照樣完成跨部門合作專案，不傳email，第一時間也能解決客戶問題，快速溝通、快速集結成軍，大大提升工作機動性。
其實，數位工具不只限於組織端的運用，各種App對個人來說，也都是十分方便好用的數位工具，讓你隨時隨處都可以完成工作。
日理萬機的聯想台灣總經理梁百鋒是Google Drive（雲端硬碟）的愛用者，不論人在哪裡、用何種載具，他都能輕易讀取所需的資料。其他常用的軟體包括茄子快傳（SHAREit），它標榜不需上網，就能傳輸比藍牙快60倍的速度，梁百鋒會用它來傳送文件或圖片給同事，是在外部開會的好幫手。
不能漏掉的工作好幫手還有Evernote。原台灣Evernote負責人袁至中，現回美國總部擔任執行長特助一職，他分享自己使用Evernote的經驗。當時在裝潢迪化街辦公室之際，公事很忙，實在沒有辦法特別去想要買什麼家具、要如何裝潢，於是他在Evernote建了一個記事本，大家只要出去逛街或到大賣場，看到適合的家具就隨手拍起來，做成型錄，還可以比價。同時用Evernote Web Clipper網頁擷取工具，把網路上看到喜歡的裝潢風格剪下來，當作自己的裝潢參考書，最後打造出理想中的辦公室模樣。
告別恐龍時代
數位工具帶給個人及團隊的便利，已經改變職場！
筑誠總經理兼iCHEF資廚共同創辦人徐安昇的團隊，把聯絡、管理、研發統統連上雲端，隨時跨部門合作，24hr即時回應顧客需求。
拿下永慶房屋上半年業績冠軍的李國煌，個人就使用了WhatsApp、LINE及Evernote等工具，幫他維繫客戶關係，不用再像姜太公般苦等魚兒上鉤，而能提高觸及率與成交率一決勝負。
每天跟讀者分享各種國內外免費數位資源或雲端工具的「免費資源網路社群」創辦人暨總編輯Pseric，收集訊息、撰寫文章、管理資料庫都靠這些數位工具，不需坐在辦公室，任何時間、地點都可以完成任務。
不要不信任陌生人，他可能是你的最佳夥伴。就像g0v零時政府，透過Hackpad共筆方式進行各項專案，方便3767位分散各地的社群成員，不受地域及時間的限制，達到協作的目的。
當會計消失了、祕書也不見了，一個人要如何打敗整個團隊？本期彙整了42種各行各業常用的數位工具，還幫你組合出業務、行銷企畫、設計、簡報、專案等5種職場最好用工具套餐，讓你面對各種App軟體不再手足無措！
進入全新的數位時代，工作可別停留在坐在辦公桌前的恐龍時代。進入熊大與兔兔的時代，不快搶進用數位工具幫你做事，那你才是真正的恐龍。
