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初階篇:新手主管必修5堂課

文 / 高嘉鎂    
2013-11-07
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初階篇:新手主管必修5堂課
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職場,是一層又一層的修練,不管升遷或轉職,都影響你的薪水和生涯規畫;策略對了,職場身價才能翻倍!當你修完專業基本功,接下來的關卡,就是挑戰升官加薪。想跳越跨欄, 飛到管理階層,從心態和工作技能,都要做好萬全準備。

想要升官,練好基礎功是第一步。在升遷這條路上,主管或許在意你的功績,但他腦中更在意的是,未來的你能找到什麼切點,在新的職位上切出全新格局,讓他眼睛發亮。

大多數人的職涯發展迷思,停留在安分守己、完成自己的工作,但在升遷路上,這就像踩木梯慢慢爬,而不是搭電梯3 秒就到;重點不是你有多棒,是「誰」知道你有多棒。如果你不展現主動與熱情,推銷自己,升遷機會就永遠不會降臨。

萬一升遷的不是你,你也必須加以了解,向上司詢問,做任何必要的改變與調整。記住,只要方向對了,距離目標就絕對不遠!

必修課1打破新手主管五障礙

擔任新手主管又驚又喜,不久後便開始吞敗績,為什麼?原因在於,新任主管的你,還無法清楚掌握你的位置。你的角色不是權威,是和團隊相互依存;你必須清楚,自己不是站在階梯頂端,而是走入團隊博得認可。當上主管,不意味著控制部屬,部屬聽話不代表他們認同。

另外,建立個別部屬關係無效,要打造具有潛力的小組;你不只要確保營運步上正軌,還要能改革創造佳績。聽聽新手主管的心聲,比較迷思與現實,修正你不正確的觀念,才能緊扣真正的領導關鍵。

障礙1 新角色定義:權威「現在我可以自由實現自己的想法了。」

障礙2權力來源:形式上的權位「我覺得自己在階梯的頂端。」

障礙3期望的結果:控制「我一定要部屬聽命行事」

障礙4觀禮焦點:一對一管理「我要和各別部屬建立關係

障礙5關鍵挑戰:讓營運維持常軌「我的工作是確保營運順暢」

必修課2向下激勵、向上管理

向下激勵,創造進步循環

身為小職員,你只需要照顧好自己就好,一旦升級主管,提升團隊生產力,就成為你待辦清單裡,永遠的第一項。衝高團隊競爭力,重點只有:激勵員工每日工作情緒,先讓他們了解自己有進步,協助他們看見自己的工作進展,就能創造「進步循環」。

1做好主管示範:所有複雜的案子,都可能發生錯誤或失敗,即使如此,當主管展現實用的對策,也帶給部屬向前邁進的觀感。

2營造正面信任:當主管能夠體諒部屬,讓部屬對你敞開心胸,就能自動掌握情報,適時發揮影響,提供必要協助。

3支持團隊成長:在工作上,主管支持團隊進步,阻絕業務干擾, 避免打倒團隊精神;在心理層面,主管激勵團隊士氣,化解紛爭,增強團隊自信與抗壓力。

4避免緊迫盯人:給予清楚策略目標,至於如何達成,選擇尊重同事想法。

5資訊公開透明:迅速傳達資訊,避免員工發現主管隱瞞,導致工作動機削弱,業務受阻。

向上管理,野蠻老闆變成幫手

許多新手主管容易犯的錯誤:低估長官對錯誤和問題的容忍度,認為上司可能是職涯中的威脅,而避免向他們求助;身為新手主管,如果能和上司建立良好關係,就能避免錯失調整對新職看法、做法的機會。

必修課3成功績效管理3步驟

對新手主管來說,需要先投注大把的時間做好績效計畫,只有事先精心的考量、縝密的規畫,才能發展將理想化為行動。創造高績效藍圖,先留心以下3 步驟:

步驟1擬定績效計劃 S.M.A.R.T,部屬工作超Smart

1-S.M.A.R.T訂目標

擬訂具體的(Specific)、可衡量的(Measurable)、可達成的(Attainable)、以成果為導向的(Result-oriented)、具時間架構的(Time-framed)目標。

2-目標設定要恰恰好

協助部屬訂定目標,避免過高或過低,可先回顧過去紀錄、徵詢各方看法,過低可先了解背後原因,討論可達成更符合的目標。

3-書面記錄幫助行動

最後以書面寫下完整計畫,讓部屬充分討論規畫,將規畫變成他們本身的工作計畫,才能讓他們全心投入,更願意和別人合作。

步驟2適時績效輔導 回饋部屬像3餐,視需要而定。

過程中最重要的是「績效輔導」,簡單講就是主管Coaching 部屬。除了主管的「高度期待」會讓部屬產生正面成長的動力,讓部屬了解自己有進步,協助他們看見自己的工作進展,也能成功創造進步。

新手主管應該牢記:「做得好,要即時獎勵,以發揮鼓舞的效果」、「做不好,要馬上導正,而不是立刻處罰」。領導人回饋的目的,在於讓部屬聚焦「績效」,激發部屬參與、認同工作計畫;在改善部屬工作問題時,要根據事實與具體行為, 嘗試由部屬提出具體可改進的方法,進一步要求實際執行改進,做出承諾。

步驟3 定時績效評估 週考、月考、期末考,定時舉行

業務目標100%達標只是及格而已,因為目標設定時,明確具體的績效標準,也僅是「標準」,如果希望表現卓越(Outstanding),就要在平時做好基本動作。考核的目的就是讓部屬看到自己的表現,並且依表現的好壞,調整下一個動作。

如果主管能在起初目標設定、設定績效標準,以及過程中的輔導與溝通,並詳細記載員工的行為記錄,主管年終績效考核時,就能水到渠成完成工作。

必修課4讓工作瘦身,效率增50%

1-做好重要的20%

「工作的80 / 20 法則」,指的是,只要把工作中重要的20%做好,就能完成整體工作的80%,這是工作瘦身第一步;也就是說,思考真正重要的事情是什麼,優先把資源運用在這20%的重要事情上。身為新手主管的你,應該為部門思考「重要的事」是什麼,以這些事情為主軸,重新調整部門裡的業務,愈是嚴苛的狀況,愈需要高明的手腕。

2-工作瘦身計畫

新手主管如何掌握部屬進度,而不是掌控部屬行蹤?擬一份「瘦身計畫」,每週部屬填一份本週應執行業務、所需時間一覽表,一週後比較,在表內填入實際花費時間與計畫對照。魔鬼藏在細節裡,步驟看來瑣碎,但新手主管如果能與部屬面談,分析討論執行結果,也有助於讓部屬認知,哪些業務才是真正重要的。

必修課5 1分鐘聰明績效管理

新手主管需要認清組織目標,和團隊建立「願景」(Vision)和「目標管理」(Goal Setting),包括何時授權?何時獎勵?何時因地制宜改善管理缺失?都影響著團隊績效,建議新手主管成為團隊的資源, 避免成為員工眼中的「怪獸主管」。

1分鐘目標管理( One Minute Goal Setting)

確立明確目標:落實分工合作和訂定方向, 將有助於效率管理,因此管理人不妨在分派工作前,花些時間和同仁確立目標,讓團隊了解被交辦的事其輕重緩急和可運用的資源。

1分鐘激勵( One Minute Praising)

適時提振士氣:杜絕「抱怨文化」,懂得適時給予打氣和鼓勵,不僅能讓團隊了解自己對同仁的關心, 更能獲得眾人的支持與愛戴, 進而願意為其效命。

1分鐘懲戒(One Minute Reprimanding)

對事不對人:若部屬表現不盡理想,主管需要糾正、探討問題、找出改進方案,討論的焦點應是「對事不對人」,應避免翻舊帳,認同部屬過去對公司的貢獻,鼓勵一起成長。

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