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小心惡魔e-mail!

文 / 邱文仁    
2008-10-01
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小心惡魔e-mail!
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最近我們一位行銷處的資深經理,指導台中分公司的新進同事修改待發的新聞稿,之後,這位新人的回信e-mail內容如下:

Dear 佳惠,

妳的調整內容很棒這邊沒需要修改的,

只有第二頁第一行有壓到圖,條一下格式就ok了;

感謝妳發送記者媒體,

到時候是否能提供我們發送給哪些媒體做為參考

及追蹤?

感謝您 ~

小丸子

這是一位「初階新人」寫給跨部門「資深主管」的信,不過,它怎麼好像是主管寫給部屬的信呢?其中還有錯字。資深主管看了啼笑皆非;我看了,也只有皺眉搖頭,打電話給台中的主管,請他稍微提點一下這位新人的用詞。

e-mail的5大禁忌

曾幾何時,e-mail已經變成上班族溝通最重要的工具之一!它的方便、快速及可追溯性,減低很多工作的負載。比起以前傳遞訊息又貴又不方便的時代,e-mail的出現就像「天使」一樣可愛;但是,發e-mail還是有很多危險,沒有處理好,就會像惡魔一樣麻煩!

1. 用詞不當、曝露缺點

因為發e-mail太方便了,寫的人也就不知不覺鬆懈起來。3年前公司來了一個留美的新人,到職之前,她的主管就告訴我,新人學歷不錯,應該還滿優秀的。她來的第一天寄給我一封e-mail自我介紹,通篇不到80個字,她不僅把我的名字寫錯,文中還另外有三個錯字!坦白說,這封e-mail讓我沒辦法把她跟「優秀」聯想在一起。雖然我一直對她保持表面的和善,但每次一看到她,腦海浮現的就是當初她帶給我的「草率、程度不好」的第一印象,很難抹滅!

2. 沒有重點、破壞形象

我有個同事喜歡搞笑,每次發e-mail都先拉拉雜雜扯一堆,才開始講正事。他可能只是轉貼笑話讓大家輕鬆一點,不過當我看到後面才知道這原來是「會議通知」時,會感到很討厭。我覺得,他不僅抓不到重點耽誤時間,還透露「他其實很閒」。

寫e-mail應該在寄件的「主旨」就標明重點,讓收件人決定是不是要馬上看這封信;另外,禮貌簡單問候後,以「條列式」清楚說明傳達的訊息,幫助收件者了解應該做的回應。如果寫e-mail沒有重點,形象破壞不只一點點。

3. 透露他人隱私

網路的世界中,大家都很喜歡分享,但垃圾郵件太多也令人困擾。有些人在寄e-mail時,把一整串收件人一口氣送出,卻沒有意識到e-mail address和家裡的「地址」一樣,也是一種「隱私」,只要用一點心就可以避免。

4. 洩露公司機密

因為公司大,跨部門的討論常常都利用e-mail溝通,為了要讓參與的人了解來龍去脈,前面的e-mail未必會刪除。有一次有個同事,把一封長達十幾串內部討論的e-mail轉送給協力廠商,而前面的內容,就是內部討論該如何與廠商談判!他只花1秒鐘,就洩露內部採買的討論內容!

所以e-mail雖然好用,也最容易洩密;另外要小心的是,電腦軟體會自動記錄收件人的位址及名稱,但同名的人很多,一不小心,常會「送錯對象」,如果內容屬於公司機密,那就糟糕了!

5. 激動發信、覆水難收

有一次,我的直屬主管因為誤會,寫一封很嚴厲的e-mail指責我,我看了後深感委曲,腦門充血,馬上就擬了一封非常激動的抗議信,幸好在我送出前,去洗手間洗把臉冷靜一下,等到我回座位再看到那封e-mail時,發現措辭非常激烈,送出去可就糟糕!嚇得我趕緊把它刪掉!

奉勸大家在「激動狀態」下不要寫e-mail,一旦送出去,比說錯話更加覆水難收!更糟的是,e-mail還可能輕易流傳給很多人,想裝傻都不可能。

習慣用e-mail的人,不可能再回到沒有e-mail的時代!雖然它有許多危險,小心使用還是利多於弊。e-mail是上班族的「天使」還是「惡魔」呢?全由你決定。

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