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別再用直覺做簡報

減壓會客室
文 / 劉鏡清    
2011-12-01
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別再用直覺做簡報
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每次同事要去拜訪客戶或是做簡報,尤其當天要決定輸贏時,常來找我;我都會問一個問題:「我們這次簡報的目的是什麼?你能不能講出3 個最重要的目的?」幾乎被問的同事都愣住,原因是,他沒辦法把贏的關鍵講清楚。

台灣教育屬於直覺式思考。所謂直覺式思考,就是一件事直接往下想;我要去拜訪客戶所以要做簡報,但純粹憑感覺做,完全沒有考慮簡報前後有沒有連貫,這是純直覺式思考。好的簡報會是「以終為始」,把關鍵績效指標(KPI)講清楚。

看看歐美、日本、台灣三地的思考點。以看電影為例,台灣人要去看電影,大家邊走邊討論,邊走邊修正。日本是多方討論,最後有一個人站起來做結論,然後開始畫圖表。歐美分兩種: 第一種是先詢問為什麼要看電影,是為了要讓週末比較愉快?還有沒有別的度週末方式?第二種是,如果只看電影,接下來是否要用餐?去哪裡用餐?搭誰的車子去?他們會把很多why 問清楚,建架構,再列出行動方案。

台灣人思考太過直覺,所以常弄不清楚目的為何,缺乏系統性邏輯,因此簡報力道就顯得強度不夠。如何訓練自己的邏輯思考,我有幾點建議:

善用5 個why 加上what if,訓練水平思考能力

首先,以終為始(end as start)。以你的終極目標作為你的開始,你為什麼要做這個簡報?例如你做這個簡報是希望能夠結案,那麼結案的條件有幾個:1. 你要讓客戶覺得對你滿意;2. 你要讓客戶在過程中覺得你的對手不如你;3. 讓客戶覺得很值得。你得把上述這3 個目的對應到你的簡報當中,才會有幫助。

其次,要考慮到end to end。任何事情都要經過模擬,不要前面想這樣,後面卻後悔,或做到一半覺得不對。這就是系統架構,從頭到尾都要想清楚。

當你要以終為始時,請記得善用5 個why,隨時問自己5 個為什麼,把真相給找到。這在管理學上叫做沙盤推演,在假設的前提下,先找足夠資訊來驗證你的假設,然後依照重要性與容易度找到執行順序,這就是一個結構性思考。

第三,每件事都要考慮what if,強迫自 己走進水平思考,不斷思考還有沒有別的方法,這樣在提案時,比較不會掉到陷阱裡。

成功專案的方程式=想法+執行+排序

一個成功的專案透過邏輯性思考,先把架構弄出來,再去思考執行面,然後找到執行的優先順序。你可以這樣做:

首先,先列出想法,用一個簡單的邏輯,先搞清楚你為什麼要做這件事。你可以拿一張A4 的紙,摺四摺,右上角的why,就是你要考慮的5 個why;右下角的what,就是你的information(資訊)要很清楚、你要有idea(點子)、你要考慮what if(還有什麼可能性),問問自己是否還有其他面向沒有想清楚。

當你清楚你的目的,來到左上角how 的時候,一定要把你的root cost(基本成本)找到,去做prioritize(優先順序),然後注意一下你的end to end(目的)。至於左下角的so what,就是你要考慮到對方的同理心與競爭等,這些因素考慮完之後,再重新回頭檢視前面3 項對不對。很多人用直覺方式做完簡報,最後往前一推才發現對不上去,所以你在最後一定要回頭去檢視你的簡報內容有沒有達到這個目的,如此就一目了然。

其次,列出你的執行方案。也是拿一張紙摺上四摺,把你的why 與what 寫在右上角,換句話說,你的目的是什麼;在右下角寫著action(行動方案),列出你要做哪些事;然後在左上角把schedule(排程)寫出來,再把resource(資源)列在左下角。

最後是列出你的優先排序。把重要性與容易度分為縱軸與橫軸,把執行的優先順序畫出來。第一優先執行的,當然是重要又容易做的;第二,是重要卻不容易做的;第三,是容易做但不太重要的,第四,則是不重要又不容易做,當然就不用做了。當你把架構弄出來,你的專案就成功了。

做對事的臨門一腳,邏輯思考+系統架構

之前我從擔任了12 年的IT 顧問,突然調去做業務主管,我還使用了一個系統架構,這是由史丹佛與IBM所架構出的一個方程式:performance=f(opportunity 機會+ ability 能力+motivation 動機)。我先把架構找出來,why 是提升業務業績,what 是要讓我的業績成長多少,我從業績裡面要訂出我的差距在哪裡,而how 就用上述公式把商機找到。

先提升我的人員能力,再來提振他們的士氣,至於如何創造商機?在動機這一塊我做了3 件事:一是make money plan;二是show me;三是career dream。make money plan 其實就是檢討業績,但是用檢討,感覺是從公司角度來看,不妨換個方式讓他去講如何賺到1.4 倍的薪水,讓他show me 有動力。用dream來表達,表示人人都可以做夢,比較沒有壓力。

很多事情為什麼不成功,其實就差臨門一腳。大部分的人都會說,你講的我自己也可以想出7 成,但是就差在邏輯思考與系統性的架構上,學習系統邏輯,做對事情,你就成功了。

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