alexa
置頂

新庶務尖兵 打雜月入3萬

整合企畫管理師
文 / 江欣怡    
2010-02-01
瀏覽數 900+
新庶務尖兵 打雜月入3萬
分享 Line分享分享 複製連結

日劇《庶務二課》曾經紅極一時,在劇中不僅可以看到日本株式會社裡的派系鬥爭,也看到了位處公司陰暗角落的庶務課被鄙視不堪的一面;每次一通電話來,庶務課的幾位女性成員就得趕緊帶抹布、拿梯子前去解決,但因為公司裡沒人看得起庶務工作,也使得劇中幾位女主角個個堅毅卓絕、處變不驚。

新狀元 包辦雜務

其實,這些庶務課的工作是生活中很重要的一部分,從家庭主婦到企業總務室、供應單位,都在扮演這種維護環境整潔的角色,但卻常被人忽視。不過,有一群人,他們願意彎下腰來從基本掃廁所學起,並帶領一群現場清潔人員,到各公司從事這些庶務工作,他們便是新型態的「整合企畫管理師」,起薪28000~32000元,並不低於一般行業入行價,甚至高過坐辦公室的新鮮人。

每被人問起做什麼工作,新加坡商威合市場開發處長劉曉凡回答,「我是從事後勤體系的整合企畫管理師!」

什麼是整合企畫管理師?

整合企畫管理師工作內容包羅萬象,從行政總務、內部環境管理到外部環境管理,再細到辦公室的內部清潔、害蟲防治、企業園藝、停車場管理等,甚至是醫院內部清潔、病歷往來傳送,以及電子公司無塵室的清潔管理,都是服務項目。

簡單來說,像極了「庶務二課」。

以威合為例,客戶遍及各種產業,不僅有服務業、科技產業,醫院更是其主要客戶。劉曉凡解釋,全包後端服務,可以讓客戶完全專心核心事業。

平時的工作以調度客戶交付的後勤任務為重,整合企畫管理師的主要職責便是管理調度現場人員,但有時若碰到有現場阿姨臨時請假、找不到人補班時,整合企畫管理師還得自己捲起袖子跳下來做。

全方位 機動耐磨

什麼樣的人,可以做整合企畫管理師?

念法律出身的劉曉凡說,「這個工作沒有學經歷或年齡限制,我們幾乎都是從不同行業轉過來的。」

因為工作內容處理的都是與人有關的細節,在調度及管理上要具備細心、耐心、熱情的特質,才能願意服務他人,也才能把每天突發的狀況當樂子,讓工作環境常保開心。

也許一般人眼中整合企畫管理師的工作看起來十分瑣碎,卻是訓練自己的耐心及調和鼎鼐能力的好地方。因為管理有人有事,不但管理項目繁複,在例行及急迫任務交雜下,如何有節奏有效率的完成,是身為管理師的一大考驗。

以威合為例,服務的醫院,現場人員有200多人,整合企畫管理師配置4人,等於一人平均要管理50人。在現場主管之上則有區域主管,區域主管之上則有部門主管,而最高層級便是公司管理人員。

不過因為幾乎都在客戶端工作,他們沒有專屬的辦公室,即便有,也多地處偏僻,有時還隱身在管線間附近低矮潮濕的空間內,夏天炎熱冬天寒冷,讓人感覺不到他們的存在。因此,提到整合企畫管理師這個工作,只能以「幕後英雄」來形容。

搶時間 化解危機

別小看這些幕後英雄,他們最難的就是能夠放下身段,一切從客戶需求著眼。連威合亞太區總經理王國隆進公司掌兵符前,也頂著MBA的頭銜飛到新加坡總部從掃廁所開始學起,這樣才能真正從基礎中了解客戶的需求。

即使是庶務,也有學問。因為整合企畫管理師有能力示範給現場人員看,還要做得比現場人員更好,劉曉凡說,「只要一加入公司,就會先接受10天到2週的訓練,大家先從掃廁所做起,以體驗卑微工作的辛苦之處。」

而後,每3~6個月,要進行各種主管訓練,每1~2年,公司會要求平常都在外面的主管回公司充電,並聘請外面講師教導各種清潔、庶務管理的知識。

除了專業之外,整合企畫管理師更必須具備危機處理的能力。

「有一次,我們一個三重的電腦設備客戶廠房發生大火,現場被燒的面目全非,但我們在火災一結束就馬上進入裡面,調來大型工具,用最快的時間做清潔,在現場清理出一條路,方便後續重建。」威合北區營運中心地區副理尹邦宇說。

火災還是偶爾發生,每年夏天的颱風更讓這些整合企畫管理師忙得團團轉,「颱風一來,人事行政局一發布颱風假,我們就開始因應防颱準備,而颱風當天早上,我們也都會第一時間抵達現場察看是否有損害的情況。」北區營運中心地區副理邱奕逢說。

去年八八水災,威合也有一家位處東港的客戶慘遭大水侵襲,水患退去後,整合企畫管理師馬上調度人力,協助客戶度過災後重建。

當僕人 以身作則

由於工作十分細微,為了讓工作有效率,整合企畫管理師更重要是要善用SOP流程管理。

他們連SOP都有口訣,「最重要的原則,便是由內向外,由左至右」,劉曉凡說。清潔SOP的7步驟,光是從高處除塵、平面去污、垃圾桶清理、浴廁清潔、靜電拖把除塵、濕拖方式以及最後的檢視,都有厚厚一本SOP聖經。

除了了解SOP,整合企畫管理師更要「以行服人」。

整合企畫管理師管理的技巧也大不同,他們必須懂得「僕人式領導」。僕人式領導,得完全摒棄傳統概念,徹底服務身邊的人。劉曉凡說,這個概念便是要管理者服務屬下,讓屬下滿意,屬下才能讓客戶滿意,因此,身為現場小主管,首要之務就是要讓現場人員快樂地工作。

整合企畫管理師必須要實地親身去做,做到「我說給你聽」、「我做給你看」、「你做給我看」、「你教我做」、「共同檢查」,以行動說服。

邱奕逢說,「我們講任何一句話之前,都要先想這句話會不會傷害到別人,這是因為我們的主管對我們沒有架子,所以我們對下面的人也不會有架子。」

整合企畫管理師多是在地人,儘管有表定上班時間,但整合企畫管理師配合客戶所需,有需要時就得出現。像是醫院颱風天沒有休假,不僅要掌握現場狀況,還要懂得調度人力,手機24小時一定開著,讓客戶第一時間就能找到你。

工作看似非常繁重,但在劉曉凡、尹邦宇、邱奕逢的心中,這份工作卻能滿足他們心中想要服務他人的熱情,在瑣碎複雜的工作之中,與現場人員一起創造出的乾淨環境,他們感受到了腳踏實地的工作樂趣。

分享 Line分享分享 複製連結
職場學
您也可能喜歡這些文章
您也可能喜歡這些文章