Simon今年初入職場，從國立大學外語學院畢業的他踏入了國貿業務的行列。頂著初生之犢不畏虎的雄心壯志，他在工作上非常積極開發新客戶。於是英文流利的Simon 順利寫完了他的第一篇萬用開發信，可以針對各個客戶滿足所有格式與需求，再利用Word 合併功能貼上客戶的名字與職稱，數秒鐘之內上百封的客戶開發信就完成了。
但過了2、3 天，這上百封的開發信幾乎全數石沉大海、杳無音訊，少數幾封回信的往往是「No, thanks.」，更別說真正回信來詢價或是表示興趣的，幾乎沒有。
盯著辦公室牆上的業績公布欄，Simon 憂心忡忡，到底誰可以來解救他？
Part1. 有一半的信件無法通過「掃描主旨」這一關
大多數的公司在接到這類開發信時，除非一天只收到2、3封，還有可能會瀏覽一下信件內容，但是實際上他們每天收到的開發信多不勝數，常常是標題一掃、發現「又是一封老掉牙的開發信」，就會直接把它送進回收夾了。你可以試著這樣下標題：
用對方信任的第三方作為橋梁
舉個例子吧，假設你是做太陽能燈的公司DEF Co., Ltd，目前公司最大的客人是美國的Home Depot，如果要寫一封開發信給美國的A 公司，你可以這樣下標：「Re: A 公司/Home Depot vendorsolar light/DEF Co., Ltd」，不但在第一時間讓對方看見自己公司的名稱，也看到你供應的產品、並且已是知名公司的供應商。
Part2.停留在一封開發信的時間平均少於3秒
開發信的精髓就是「簡單簡單再簡單」，必須在最少的字數中讓對方知道：你是誰？你是做什麼的？優勢產品是什麼？其餘的細節應該等以後有機會再詳細談，第一封郵件過於冗長只會讓對方覺得看起來沒有重點、又要花心力去細讀，在他還不認識你的情況下，這幾乎是不可能發生的事情！開發信的內容務必點出你的優勢及對方與你合作的好處，善用轉換角度的心態去反省，思考如果自己是對方的話，要收到怎樣的開發信才會有興趣。
這裡也要提醒你，不要在郵件中插入超連結或圖片，因為這些可能會影響郵件的開啟，更可能被對方反垃圾郵件系統預設為垃圾郵件，如此一來，再好的開發信也付諸東流。