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該學南丁格爾或孟德爾?你該懂的數字溝通六步驟

加一些創意,讓量化分析更有效!
文 / 陳虹瑾    攝影 / 蘇義傑
2015-04-20
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該學南丁格爾或孟德爾?你該懂的數字溝通六步驟
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大數據當道,同樣的一堆數字,由於各人解讀方式不同,結果可能迥異。具備分析力、善用量化分析思考,你可能因此在競爭激烈的職場中勝人一籌。

專長數據分析、企業流程創新和知識管理的名管理大師戴文波特(Thomas H. DAVENPORT),以及華頓商學院博士、韓國國防大學商學及統計學教授金鎮浩(Jinho KIM)合著《輕鬆搞懂數字爆的料》(Keeping Up with the Quants),指出量化分析就是挖掘意義的工具,能讓大數據說話。

作者主張,量化分析做得再漂亮、再精準,若無法有效說服、促成行動,很可能讓你白忙一場。

不相信?先來看看南丁格爾和孟德爾的故事。

大家都知道,南丁格爾是護理業的創始者,更是醫院衛生的改革先鋒,但你不可能知道,她是以圖表呈現數據的量化分析先驅。早在克里米亞戰爭期間,她就擅長用資料說故事,成功以「數據解讀力」說服英國國會議員促進改革、扭轉醫療劣勢。

1854年10月,克里米亞戰爭期間,南丁格爾和38名義工被派到英國在土耳其的野戰醫院,她發現多數人並非戰死沙場,而是因醫院環境非常惡劣,死於一般流行病、地方流行病和傳染病。

1855年,醫院裡的死亡率達到43%,南丁格爾認知到改善基本衛生條件的必要性,也相信統計能夠幫忙解決問題。於是她開始蒐集資料,有系統做記錄,每天詳細記載入院、受傷、患病、治療和死亡人數的資料。

南丁格爾最大的創舉就是呈現分析結果的方式。

她知道數字可以證明一切,同時知道單純的數字列表引不起大家的興趣。因為一般讀者不喜歡閱讀數字,也會忽略數字所證明的事。為了讓讀者了解統計數字背後的意義,她製作圖表,以戲劇性方式凸顯「因為衛生條件不佳而枉死」的病例,以此強調改善衛生條件的重要。

南丁格爾製作「東方部隊死亡原因圖」,創新方式是透過圓餅圖呈現數據,還特別凸顯械形區塊。她把械形區塊印成不同顏色,讓大家清楚看到每月死亡原因的變化情形。數字和圖表一目瞭然,成了強而有力的證據。

該學南丁格爾或孟德爾?你該懂的數字溝通六步驟

(點擊圖片可放大檢視)

「受傷的子弟兵到醫院是去送死,而非接受治療!」她用前述創意十足的圖表編制報告,呈給國會議員,讓他們清楚看到醫療狀況惡化程度。

此舉奏效,南丁格爾不斷回報醫療現場實況英國政府,鍥而不捨敦促改革,死亡率也逐漸降低,且一直維持下降趨勢。

你可能會說,圓餅圖很常見。160年前,這種資料呈現方式堪稱是創舉。如果她的報告只是列出數字,國會議員恐怕不願看,也看不懂。

1859年,她成為英國皇家統計學會有史以來第一位女會員;1874年,她獲邀成為美國統計協會的榮譽會員。全球第一在大學開設統計系的知名統計學者皮爾森(Carl Pearson)把她譽為應用統計學的女先知。

書中列舉溝通失敗的案例是基因遺傳觀念之父孟德爾(Gregor Mendel)。

離開人世前幾個月,孟德爾說:「科學研究帶給我極大的滿足。我相信不久的將來,全世界也都會認同我的研究成果。」他相信,時間會還他公道。

孟德爾是個教士,是新興遺傳學的先驅。當時最先進的生物學理論認為,遺傳性狀是代代相融合的。但孟德爾研究遺傳時卻發現,所遺傳到的基因訊息乃是按照特定定律(該定律後來以他的名字命名)代代相傳。

他把研究結果刊在名不見經傳的《莫拉維亞科學期刊》(Moravian Scientific Journal),論文隨著這份刊物寄到歐洲和海外的130多個科學機構,當時並沒什麼迴響。此後35年間,這篇論文也只被提及大概3次。

作者感嘆,如果孟德爾溝通結果的本事跟他做實驗的能力一樣強就好了。

直到19世紀末、20世紀初,大家才肯定孟德爾研究發現的重要性,但那已是幾十年後的事了。

如果他在溝通結果方面能做得好一點,或許外界會較早接受他的理念,甚至可能是在他有生之年。

聯合報系媒體創新研發中心總監吳仁麟就在本書推薦序裡指出,僅僅是不同的排列組合,「屢戰屢敗」和「屢敗屢戰」,前者讓人覺得很吐血,後者讓人覺得很熱血。

以下是書中闡明的量化分析思考三個階段、六個步驟。

量化分析的三階段與六步驟分別是建構問題(確認問題、檢視既有發現);解答問題(建立模型、蒐集資料、分析資料);溝通與行動(說明結果與採取行動)。《遠見》整理如下:

階段一》建構問題

1、  確認問題:

所謂建構問題,就是界定量化分析所要解答的問題,以及要根據分析結果做什麼決策。

這個階段很重要。如果定位錯了,再多資料、再複雜的分析,也解決不了你的問題。

2、  檢視既有發現:

當你自認已經找出並界定分析學要解答的問題,可能會發現這個問題的某些層面已經有人處理過。這通常能幫助你把問題框架建構得更好。

階段二》解答問題

3、  建立模型(選擇變項):

模型就是現象或問題經刻意簡化後的呈現。所謂「刻意」是指,建立模型就是為了解決某些問題;「簡化」表示必須去掉不必要的瑣碎細節,只留下重要而有用的獨特點。

模型可比為漫畫。漫畫會選取某些特徵(鼻子、笑容或一綹髮),以他們為重點,其他一概省略。漫畫要畫得好,就得刻意挑選有效的特徵;模型也一樣,必須專注於現實世界裡的某些特徵。建立模型時,必須有取捨,要在現實世界中找出相關面向,其餘則剔除。你必須創造去蕪存菁的模型世界,才能專注處理問題。

這也表示,模型並不精準。本書指出,關鍵在於,判斷模型何時有用、何時是扭曲現實。

本書也指出,沒有任何模型是永遠的。一旦某些重要面向改變,現有模型勢必失去代表性。在某些情境下,模型必須經常修改。

4、  蒐集資料:

測量變項就是指派數字給變項,資料就是這些數字的集合。首先,將問題化為具備重要變項的模型,接著,變項經過測量就化為資料。當然,資料是根據前一步驟所找出的變項蒐集而來的。

若你選的變項經常有人量測或分析(可從檢視先前研究得知),那麼這個步驟很簡單,你大可沿用別人的測量量度。

但是,有些變項,你需要首開先河,決定量測方法。本書指出,即使是非常主觀的變項,也能以系統化方式量測。

5、  分析資料:

資料本身不會透露任何事,所以需要分析,解開其中的意義。分析資料是為了找出一致的模式,也就是隱含在資料裡的、變項之間的關係。模式一浮現,數據就變得容易解釋,一旦從變項中找出模式,問題就變得容易解決。

例如,透過電話抽樣調查訪問,蒐集選民對總統候選人的意見。藉由分析資料,我們想得知:哪個地區、教育程度、收入、性別、年齡和政黨取向的人,會支持哪個總統候選人。

階段三》溝通與行動

6、  說明結果與採取行動:

你必須對厲害關係人溝通分析結果。這個階段非常重要;就算前面的步驟做得再好,差了這一步,一切恐怕白費。

能用資料說故事的分析師,才是優秀的分析師。那些關心自己研究心血是否能付諸實行(即改變決策、影響行動的)的分析師,都非常看重這個階段,並在此投注大量心力。

作者甚至認為,某些認為「分析結果自己會說話」、而輕忽這個階段的分析師,是不合格的分析師。

該學南丁格爾或孟德爾?你該懂的數字溝通六步驟

值得注意的是,本書指出,黑白分明的數字表格最容易讓人忽視你的分析結果。其實,很多故事容易適合以簡單圖示表達,例如直條圖、圓餅圖、曲線圖,或者在視覺上更強烈的互動式圖示。

確實有些人較喜歡看欄列數字,較不喜歡在視覺上相對刺激的資料呈現方式,但這種人不多。報告的呈現若能利用色彩和動感,讓結論變得更容易懂,都有加分效果。

在此階段,本書列舉溝通成功和失敗的例子。如前文所述,成功案例是南丁格爾的量化分析策略;失敗的例子是孟德爾。這也提醒我們,溝通結果何等重要。

本書提出「創意分析思考四階段」概念,把創意思考過程跟前述已討論過的步驟作對照。大致來說,創意思考過程會按照以下四個階段循序而進:

該學南丁格爾或孟德爾?你該懂的數字溝通六步驟

一、預備:針對問題做基本功。

二、沉浸:積極的投入解決問題和理解資料,長時間努力找出解決方案。

三、醞釀:把整個問題內化到潛意識的心靈層次,在這層次可能會有些非比尋常的連結產生。(通常都是在你灰心或想放棄的時候!)

四、領悟:就如何透過量化分析來解決問題,在想法上有重大突破。

創意和量化分析常被認為會互相衝突。本書作者強烈主張,創意和分析不但不會互相衝突,有時還關係緊密。量化分析的成功案例往往創意十足,要成功利用量化分析解決問題,創意是重要因素。

該學南丁格爾或孟德爾?你該懂的數字溝通六步驟

《輕鬆搞懂數字爆的料》,戴文波特、金鎮浩著,天下文化出版)

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