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圖解英語e-mail 8大組成元素

文 / 張慈庭英語研發團隊        2016-01-20
圖解英語e-mail 8大組成元素


1 寫信人的地址和寫信日期

在英語信件中,常見的日期寫法有:

● 8th March, 2015 或者8 March, 2015(英式)

● March 8th, 2015 或者March 8, 2015(美式)

日期寫法宜遵循下列規則:

● 年份宜完全寫明為佳,盡量避免使用「15」代替「2015」。

● 月份需採用公認的簡寫:

January (Jan.) February (Feb.) March (Mar.) April (Apr.)May June July August(Aug.)September (Sep.) October (Oct.) November (Nov.) December (Dec.)

●日期可用序數詞(Ordinal Numbers), 例如1st, 2nd, 3rd, 4th, 也可用基數詞(Cardinal Numbers),例如1, 2, 3, 4,但美式書信大多採用後者。

● 在年份與月日之間必須用逗號隔開。

●日期不可全部採用如7.12.2015 或7/12/2015 的阿拉伯數字書寫,否則會引起誤解。因為英美在這方面的習慣寫法不同。按照美國人習慣,上述日期為

2015 年12 月7 日,而按照英國習慣則是2015 年7 月12 日。

2 收信人的全名和地址

這部分應置放在郵件的左上方。

3 稱呼

● 對一般不熟的人,常用如下稱呼,但要注意的是,這些稱呼不能單獨使用,後面一定要接具體的姓氏或人名。需要說明的是,這裡的Dear 只是一個客氣的稱謂,並非完全表示「親愛的」的意思。

Dear Sir 親愛的先生

Dear Madam 親愛的女士

Mr. 先生

Mrs. 夫人(已婚),後接夫姓

Miss 小姐(未婚),後接原姓

Ms.=Miss 夫人、小姐(統稱),後接原姓

Mr. and Mrs. 夫婦

● 對熟人則應寫明姓名,並冠以先生或女士的稱謂,如Dear Mr. Bill Smith(親愛的比爾史密斯先生)、Dear Mrs. Sally Smith(親愛的莎莉史密斯女士)。

● 對關係親密者,則不用先生或女士等稱謂,也不用姓,只用其名,如Dear Bill(親愛的比爾)、DearSally(親愛的莎莉)。

● 對親人,除只用其名以外,還要加上Darling 或Dearest(最親愛的)等詞語,如My Darling Mary或My Dearest Mary(我最親愛的瑪麗)。

● 稱呼之後的標點符號可用冒號或逗號。

4 開頭語

Opening Sentence

常見的開頭語可參考如下的寫法:

● Thank you for your letter dated June 20, 2015.

● I am writing to you ask about the conference to be held in New York next week.

● We learn from yours e-mail that you are interested in our products and would like to establish business relationship with us.

● In reply to your letter of May 16th and I want to say...

● We are pleased (glad) to inform you that...

● We have pleasure in sending you our catalog.

● May I take the liberty of mailing you and confirm some points?

● I regret for being unable to attend your banquet on Friday.

● I am very excited and delighted at your good news.

5 主要段落

Body of the Letter

可根據內容來決定寫一段或數段。

6 祝福(結束)語

C o ncluding Sentence

如果想在信件結束後表達對收件人的祝福或是提醒,可參考如下的寫法:

● We look forward to your reply at your earliest convenience.

● Your early reply will be highly appreciated.

● Please let me know if you want more information.

● Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.

● I wish you every success in the coming year.

● I look forward to our next meeting there in LosAngeles.

● Hoping to receive to your early reply, we remain.

● The help you gave me is sincerely valued.

● With best regards to your family.

● I hope everything will be well with you.

7 表示敬意的稱呼

Complimentary Close

● 對一般人, 可用Sincerely yours,(你誠摯的)或Faithfully yours,(你誠實的)。

● 對友好者,可用Truly yours,(你忠實的)。

● 對親近者,可用Affectionately yours,(摯愛你的)或Lovingly yours,(深愛你的)。

● 對上級、長輩,可用Respectfully yours,(敬重您的)。

注意:以上結束語以及表示敬意的結束稱呼中,第一個

字母要大寫,結尾要有逗點。另外,結束稱呼中的兩個

單字也可以倒過來用,如也可以寫成Yours sincerely、

Yours lovingly、Yours respectfully 等。

8 簽名、署名

Signature

如在較正式的信件中,請務必標示全名。

關鍵字: 職場學


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