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收尾,不能等

為什麼你的房間這麼亂?》
文 / 劉軒    
2014-02-27
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收尾,不能等
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OK ,以上只是為了拉你進來的標題—其實我沒辦法知道為什麼你的房間亂,只知道為什麼我的房間亂。但我最近才改變了一個簡單的想法, 就讓房間變乾淨了,連工作效率都大幅改善。

簡單來說,我搞懂了「收尾」的重要。

收尾是為了整齊

先形容一下我的房間。我的案子很雜,常要開會,忙碌之下難得收拾,經常剛回到工作室,東西一放就要再往外面跑,根本沒空整理。記不記得電影《國家寶藏》裡的寶藏窟,這裡一堆、那裡一堆?我的房間就差不多,只不過把金幣換成名片,把古董換成髒衣服和音樂器材而已。好啦,扯得有點遠,但起碼對我來說,那些東西都是寶。

以前我每隔一陣就會來次「大掃除」,用一個下午把東西都建檔歸位。打掃完總是很有成就感,但在整理的過程中,不免會挖出一些被遺忘的「文物」,像是過期的帳單、未回覆的信件,和一些記不起來在哪裡拿到的名片, 總是令我倒抽一口氣。

於是,我改掉這個習慣:每次回到工作室,我會用5 分鐘先把東西歸位。雖然5 分鐘很難收完,但起碼會整齊一點。我心想:與其花3 個鐘頭大掃除,不如每次花一點點時間整理,平時也能享受比較舒服的空間。這麼做,房間立刻整齊了一半。

收尾是為了機會

收尾不只是整理,也是建設。舉例來說,每次應酬時拿到的名片,除了建檔、輸入電腦或放進名片簿,也可以同時給對方發一封「很高興認識您」的e-mail。對方未必會回信,但他們八成會看,也會因此對你有更深的印象。以我的個人經驗,每當做完一場活動,只要多花幾分鐘寫感謝卡給客戶,幾乎都會得到良好的回應和後果。多一分印象,就是多一次機會。

收尾是為了記得

我有個朋友很厲害,每次旅行後都會把照片加上註解、排版剪貼,做成圖畫故事書,還輸出PDF與大家分享。我問他:這到底要花你多少時間?他說:「在回程的飛機上就要開始,而且要在一個禮拜內完成,不然就永遠不會做了!」

你家裡的電腦存了多少相片呢?我有200多G,有小孩之後更別說了,每一張我都捨不得刪,卻又沒時間細看。我知道,每次按下快門都有它的原因,無論是捕捉資訊或是感動—照片的寶貴在細節中的記憶,但細節中的記憶也是最容易褪色的。時間一久,忘了故事,只剩下照片,多可惜!拍照後的編輯實在很少人做,但我認為它是旅行後最有價值的收尾,比買任何紀念品都重要。

收尾是為了跑更遠

訓練跑步的時候,教練就不斷叮囑:「收操非常重要!練得強度愈高,愈要花時間伸展,不然隔天全身僵硬痠痛,可不要怪我!」

「平常運動的時間都很少了,再加上一套15分鐘的完整收操,根本就沒什麼時間跑啦!」我抱怨。

教練回答:「你怎不想,運動是在消耗,消耗後才有成長。收操是為了讓你的肌肉恢復得更好,讓你變得更強,當然重要!」

收操是為了下次跑得更好,收尾也是!我頓悟了:收尾不一定是「結束後的瑣事」,而是「下一次的準備」。在高壓快速的生活中,我們時常只顧著向前衝,卻忘了妥善收尾;會議排得很滿,會後紀錄卻不仔細看;相片照了很多,相簿卻來不及整理。我們想「改天有空再做」,但現在沒空,何時會有?就以上的幾個好處來說,「收尾」很可能是生活中CP值最高的時段。

提高收尾的CP值

如果你已經有很好的收尾態度,恭喜你!若沒有,以下是我的幾個建議:

1事情結束後就要立刻收尾, 絕對不要等,等了就會忘記。

2不要把收尾視為追加的時間,而是必要的時間,應當預留。

3有些收尾的動作,也可以是下次準備的動作。例如整理照片的同時也可為相機充電,把收尾和準備合併,更能提高效率。

4做事的當下就可以考慮到收尾。我朋友說他拍照時已經在構想編輯,後面的動作才會快。漂亮的收尾可以做事先的鋪陳,例如認識別人的時候,多留意一些交談的細節,用在事後發給對方的信件裡,會顯得更有誠意。

5最後,如果身邊有人能幫你收尾,無論是簡單的打掃還是密切的follow-up,請多多感謝他們!他們對你的幫助,可能遠超過你付給他們的薪水!

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