alexa
置頂

6招辦公桌整理術

工作強人
文 / 壺阪龍哉    
2013-10-01
瀏覽數 2,500+
6招辦公桌整理術
分享 Line分享分享 複製連結

電影《鐘點戰》裡,時間等同財產與生命,當時間用盡,甚至還有生命危險; 回到現實世界,如何讓工作整理有序、不浪費時間,更攸關職場生死存亡。

會不會整理辦公桌,關係到「自己的成本」。上班族平均薪資4 萬5000 元, 以每月工作22 天、1 天8 小時算,平均下來,1 分鐘薪資約4 元,10 分鐘就是40 元;假設每天浪費10 分鐘,1 個月下來,就可以吃一頓近1000 元的大餐了!

不管是辦公桌、電腦或手機桌面,如果你懂得「整理」桌面,就懂得整理工作態度、整理你的人生,大大省下時間成本。想擺脫加班?從學會整理術開始!

第1招:捨、活、續整理術

如何整理辦公桌,並不是單純的整理,而是能夠帶來工作成果的一種機制。只有3 條規則:1. 捨:丟掉;2. 活:活用;3. 續:繼續。

規則1「捨」:丟掉

1. 先整理,再整頓

「整理」就是「丟掉」不要的東西,區分要和不要,「整頓」則是「為了好用而排列順序」,以及「為了好找而貼上標籤」。也就是說, 整理是從「丟掉不要的東西」開始的。

2. 設定「賞味期限」,過了就丟

「無法丟掉的理由」,是因為以下2 種心態在作祟:

1、總有一天會派上用場。

2、只有放在自己手邊才能安心。

在此建議有這2 種心態的人,不論是在獲得資料或是製作文件時, 都和食品一樣設定「賞味期限」,只要過了賞味期限,就無條件丟掉。

規則2「活」:活用

腦袋要當水龍頭用,不是水桶

職場上,面對工作中不斷累積的文件、資訊、情報,有2 種最常見的思考方式。一是準備水桶先行儲水的「貯藏本位思考法」, 一種是需要水時才打開水龍頭、只汲取所需水量的「檢索本位思考法」。就工作而言,「檢索本位思考法」絕對比「貯藏本位思考法」更有效率。

假設你的腦袋是抽屜,先為每個抽屜或資料設關鍵字,再把辦公桌的資料及物品整理、整頓完畢,然後和腦袋這個抽屜進行連結。只要有效運用這個既簡單又方便的機制,就可提升工作效率。

規則3「續」:繼續

下班前5 分鐘,要做2 件事

我們每天都會刷牙、洗臉,不會感覺有任何壓力;所以只要養成習慣,做這2 個動作,也不會有任何壓力。請把下班前5 分鐘,訂為檢查、整理、整頓辦公環境的時間。只要連續做10 天,不檢查的那一天,你反而會覺得不舒服了。

為了讓自己工作更有效率,請貫徹以下3 個「不」:

①「不」做無謂的努力

製作資料時,有人會因為熱中用電腦做設計,而將時間精力浪費在不必要的事物上。為了把精神集中在最重要的事物上,請省下這些無謂的時間。

②「不」胡亂接受

不胡亂接受蜂擁而至的訊息,是非常重要的;所以,請先自行決定好「關鍵字」,然後養成自動捨棄和關鍵字無關訊息的習慣。

③「不」隨便列印

不要隨便複印或隨便按一個鍵,就將資料列印出來。請養成審慎判斷是否真的需要列印的習慣。

第2招:Know-How 631法則

根據我的指導經驗,不論是民營企業或政府機關,這3 種東西所占的比率,大約都是「文件」60%、「物品」30%、「書籍」10%,我稱此為「631 法則」。

整理,基本上就是丟掉。首先,請把你桌子周遭的所有東西都搬出來,堆成3 座小山,也就是將所有的東西分為「文件」、「物品」、「書籍」3 個群組。分類完畢後,就開始挑出需要的東西,其餘的就丟掉。

◎ 文件

首先,將所有文件分成「未處理」、「進行中」、「已完成」3 個群組。已經完成的工作文件,請根據使用頻率、重要度、公司的要求等,決定要丟掉還是留下。

◎ 物品

要挑出自己需要的物品時,我想你會發現,原來自己擁有那麼多各式各樣的怪東西。揀選這些物品要掌握一個重點,就是不要重複,才能減少庫存。丟掉不需要的東西,就可以省去不必要的麻煩和時間。

◎ 書籍

建議積極丟掉和資訊科技有關的書籍和雜誌。因為IT 技術革新的速度非常快,這類書籍很快就過時了。地圖集也一樣,數年前的地圖, 很多時候都派不上用場,再分成「留下」和「丟掉」2 個群組。

第3招:工作時間整理術

把工作拆解成幾個5 分鐘任務

有人常會被誇讚「工作速度好快」。當然,他們本身的動作就非常快,但更重要的前提是,他們對工作的優先順序及步驟都清清楚楚,幾乎不會浪費一分一秒,因此做起來才會如此神速。

如果我評估某項工作的所需時間在30 分鐘以上,我會把整個任務先分解成數個5 分鐘。例如,如果我打算花30 分鐘寫報告,第1 個5 分鐘我會閱讀資料,第2 個5 分鐘檢查資料,接下來10 分鐘(5 分鐘×2)打草稿,最後的10 分鐘修潤編排。

下定決心:今天要準時下班

下定決心,就會認真思考幾點前完成工作,或優先處理什麼。

第1 步,自己掌握時間

捨棄「朝九晚五是工作時間,其他是通勤和個人時間」的想法。有些公司採彈性上班,時間使用、工作開展都有更多選擇。

第2 步,關鍵15 分鐘

把工作分成「例行」和「雜用」2 大類,每項工作各給15 分鐘, 將一個鐘頭分割成4 個區塊。

第3 步,設計「虔敬時刻」(Quiet Time)

在這個時段,請建立以下規則:

● 要下定決心,絕不接電話、打電話。

● 辦公室裡不互相談話(只要把同事想成是搭火車時,坐在自己隔壁的陌生人就可以了)。

● 如果主管找你,你就回答:「請等我10 分鐘。」

第4招:看不見的桌面也要整理

這樣整理資料夾,不用花時間找檔案

最常見的做法是,先讓電腦的記憶體騰出空間,接納新的文件、資料,而這些新的文件、資料,你得這樣整理:

第1、為必須暫時保管的檔案,新增一個「暫置資料夾」

訂出清理的期限,這樣使用暫置資料夾才會有效率。

第2、2 個以上的檔案,就新增一個資料夾

利用資料夾來歸納並整理「2個以上」的檔案。

第3、檔案數量超過7個,就再分出一個資料夾

只要檔案超過7個,就在下一層再新增一個資料夾。可不要1個檔案就設1個資料夾,只會徒增尋找檔案的時間。

第4、資料夾分層,以3 層為限

原則上以3 層為限。可以根據自己的工作內容來決定。

第5、命名非常重要

你至少要取一個讓同仁容易尋找、容易理解的名字吧!

第5招:1分鐘整理術

要丟還是要留,60 秒內做決定

只要逼自己在60 秒內做出決定,就沒有時間猶豫,而且習慣之後還會愈來愈果決,愈丟愈上手,所以大家不必擔心時間不夠的問題。丟東西的時候,不要用未來式「總有一天會派上用場」去思考,而是用過去式「過去幾個月有用上嗎?」來思考。

收件匣,1 分鐘整理完畢

最根本的做法是:快速判斷郵件處理的優先順序和重要度。

你應該在1 分鐘內,就判斷該封郵件符合下列狀況中哪一種:

①看主旨後,不看內容就刪除。

②看完內容後立刻刪除。

③與工作相關,立刻回信。

④不需要回覆,但希望暫時保留。

⑤列印出來,寫下重點,暫時保存。

第6招:辦公桌「管制塔」

想要提升工作效率,你最好擁有能夠統一管理時間和行動的「管制塔」:

1. 能夠一覽年度預定事項的年曆卡

使用年曆卡,有3 個好處:

①方便在一年之初,一邊看著各月、各週的時間,一邊填入一年的計畫或各種預定活動。

②隨著行程的填入,可以擁有滿滿的充實感。

③除了可以根據過去的實際成績,擬訂更詳細的執行計畫,也很容易做修正。

2. 手帳

讓年曆卡上的年度預定行程更具體化的工具,就是手帳。就如同我在前面所說的,

要把工作和私事都一起寫進去。寫的時候要掌握一個重點,就是只寫事情(行動)和時間。

3. 工作便條

再進一步讓手帳更具體化的工具,就是工作便條。只要把工作便條想成是補全手帳的工具,大家就會更容易明白了。

分享 Line分享分享 複製連結
職場學
您也可能喜歡這些文章
您也可能喜歡這些文章