電影《鐘點戰》裡，時間等同財產與生命，當時間用盡，甚至還有生命危險； 回到現實世界，如何讓工作整理有序、不浪費時間，更攸關職場生死存亡。
會不會整理辦公桌，關係到「自己的成本」。上班族平均薪資4 萬5000 元， 以每月工作22 天、1 天8 小時算，平均下來，1 分鐘薪資約4 元，10 分鐘就是40 元；假設每天浪費10 分鐘，1 個月下來，就可以吃一頓近1000 元的大餐了！
不管是辦公桌、電腦或手機桌面，如果你懂得「整理」桌面，就懂得整理工作態度、整理你的人生，大大省下時間成本。想擺脫加班？從學會整理術開始！
第1招：捨、活、續整理術
如何整理辦公桌，並不是單純的整理，而是能夠帶來工作成果的一種機制。只有3 條規則：1. 捨：丟掉；2. 活：活用；3. 續：繼續。
規則1「捨」：丟掉
1. 先整理，再整頓
「整理」就是「丟掉」不要的東西，區分要和不要，「整頓」則是「為了好用而排列順序」，以及「為了好找而貼上標籤」。也就是說， 整理是從「丟掉不要的東西」開始的。
2. 設定「賞味期限」，過了就丟
「無法丟掉的理由」，是因為以下2 種心態在作祟：
1、總有一天會派上用場。
2、只有放在自己手邊才能安心。
在此建議有這2 種心態的人，不論是在獲得資料或是製作文件時， 都和食品一樣設定「賞味期限」，只要過了賞味期限，就無條件丟掉。
規則2「活」：活用
腦袋要當水龍頭用，不是水桶
職場上，面對工作中不斷累積的文件、資訊、情報，有2 種最常見的思考方式。一是準備水桶先行儲水的「貯藏本位思考法」， 一種是需要水時才打開水龍頭、只汲取所需水量的「檢索本位思考法」。就工作而言，「檢索本位思考法」絕對比「貯藏本位思考法」更有效率。
假設你的腦袋是抽屜，先為每個抽屜或資料設關鍵字，再把辦公桌的資料及物品整理、整頓完畢，然後和腦袋這個抽屜進行連結。只要有效運用這個既簡單又方便的機制，就可提升工作效率。
規則3「續」：繼續
下班前5 分鐘，要做2 件事
我們每天都會刷牙、洗臉，不會感覺有任何壓力；所以只要養成習慣，做這2 個動作，也不會有任何壓力。請把下班前5 分鐘，訂為檢查、整理、整頓辦公環境的時間。只要連續做10 天，不檢查的那一天，你反而會覺得不舒服了。
為了讓自己工作更有效率，請貫徹以下3 個「不」：
①「不」做無謂的努力
製作資料時，有人會因為熱中用電腦做設計，而將時間精力浪費在不必要的事物上。為了把精神集中在最重要的事物上，請省下這些無謂的時間。
②「不」胡亂接受
不胡亂接受蜂擁而至的訊息，是非常重要的；所以，請先自行決定好「關鍵字」，然後養成自動捨棄和關鍵字無關訊息的習慣。
③「不」隨便列印
不要隨便複印或隨便按一個鍵，就將資料列印出來。請養成審慎判斷是否真的需要列印的習慣。
第2招：Know-How 631法則
根據我的指導經驗，不論是民營企業或政府機關，這3 種東西所占的比率，大約都是「文件」60％、「物品」30％、「書籍」10％，我稱此為「631 法則」。
整理，基本上就是丟掉。首先，請把你桌子周遭的所有東西都搬出來，堆成3 座小山，也就是將所有的東西分為「文件」、「物品」、「書籍」3 個群組。分類完畢後，就開始挑出需要的東西，其餘的就丟掉。
◎ 文件
首先，將所有文件分成「未處理」、「進行中」、「已完成」3 個群組。已經完成的工作文件，請根據使用頻率、重要度、公司的要求等，決定要丟掉還是留下。
◎ 物品
要挑出自己需要的物品時，我想你會發現，原來自己擁有那麼多各式各樣的怪東西。揀選這些物品要掌握一個重點，就是不要重複，才能減少庫存。丟掉不需要的東西，就可以省去不必要的麻煩和時間。
◎ 書籍
建議積極丟掉和資訊科技有關的書籍和雜誌。因為IT 技術革新的速度非常快，這類書籍很快就過時了。地圖集也一樣，數年前的地圖， 很多時候都派不上用場，再分成「留下」和「丟掉」2 個群組。
第3招：工作時間整理術
把工作拆解成幾個5 分鐘任務
有人常會被誇讚「工作速度好快」。當然，他們本身的動作就非常快，但更重要的前提是，他們對工作的優先順序及步驟都清清楚楚，幾乎不會浪費一分一秒，因此做起來才會如此神速。
如果我評估某項工作的所需時間在30 分鐘以上，我會把整個任務先分解成數個5 分鐘。例如，如果我打算花30 分鐘寫報告，第1 個5 分鐘我會閱讀資料，第2 個5 分鐘檢查資料，接下來10 分鐘（5 分鐘×2）打草稿，最後的10 分鐘修潤編排。
下定決心：今天要準時下班
下定決心，就會認真思考幾點前完成工作，或優先處理什麼。
第1 步，自己掌握時間
捨棄「朝九晚五是工作時間，其他是通勤和個人時間」的想法。有些公司採彈性上班，時間使用、工作開展都有更多選擇。
第2 步，關鍵15 分鐘
把工作分成「例行」和「雜用」2 大類，每項工作各給15 分鐘， 將一個鐘頭分割成4 個區塊。
第3 步，設計「虔敬時刻」（Quiet Time）
在這個時段，請建立以下規則：
● 要下定決心，絕不接電話、打電話。
● 辦公室裡不互相談話（只要把同事想成是搭火車時，坐在自己隔壁的陌生人就可以了）。
● 如果主管找你，你就回答：「請等我10 分鐘。」
第4招：看不見的桌面也要整理
這樣整理資料夾，不用花時間找檔案
最常見的做法是，先讓電腦的記憶體騰出空間，接納新的文件、資料，而這些新的文件、資料，你得這樣整理：
第１、為必須暫時保管的檔案，新增一個「暫置資料夾」
訂出清理的期限，這樣使用暫置資料夾才會有效率。
第２、2 個以上的檔案，就新增一個資料夾
利用資料夾來歸納並整理「２個以上」的檔案。
第３、檔案數量超過７個，就再分出一個資料夾
只要檔案超過７個，就在下一層再新增一個資料夾。可不要１個檔案就設１個資料夾，只會徒增尋找檔案的時間。
第４、資料夾分層，以3 層為限
原則上以3 層為限。可以根據自己的工作內容來決定。
第５、命名非常重要
你至少要取一個讓同仁容易尋找、容易理解的名字吧！
第5招：1分鐘整理術
要丟還是要留，60 秒內做決定
只要逼自己在60 秒內做出決定，就沒有時間猶豫，而且習慣之後還會愈來愈果決，愈丟愈上手，所以大家不必擔心時間不夠的問題。丟東西的時候，不要用未來式「總有一天會派上用場」去思考，而是用過去式「過去幾個月有用上嗎？」來思考。
收件匣，1 分鐘整理完畢
最根本的做法是：快速判斷郵件處理的優先順序和重要度。
你應該在1 分鐘內，就判斷該封郵件符合下列狀況中哪一種：
①看主旨後，不看內容就刪除。
②看完內容後立刻刪除。
③與工作相關，立刻回信。
④不需要回覆，但希望暫時保留。
⑤列印出來，寫下重點，暫時保存。
第6招：辦公桌「管制塔」
想要提升工作效率，你最好擁有能夠統一管理時間和行動的「管制塔」：
1. 能夠一覽年度預定事項的年曆卡
使用年曆卡，有3 個好處：
①方便在一年之初，一邊看著各月、各週的時間，一邊填入一年的計畫或各種預定活動。
②隨著行程的填入，可以擁有滿滿的充實感。
③除了可以根據過去的實際成績，擬訂更詳細的執行計畫，也很容易做修正。
2. 手帳
讓年曆卡上的年度預定行程更具體化的工具，就是手帳。就如同我在前面所說的，
要把工作和私事都一起寫進去。寫的時候要掌握一個重點，就是只寫事情（行動）和時間。
3. 工作便條
再進一步讓手帳更具體化的工具，就是工作便條。只要把工作便條想成是補全手帳的工具，大家就會更容易明白了。
