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帶人前一定要知道的6件事

大主管,小主管
2013-07-01
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帶人前一定要知道的6件事
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希不希望團隊完全與組織目標一致,全心投入實現的行動?希不希望團隊每一個人都願意走出自己的舒適圈,冒險幫助團隊求勝?希不希望團隊成員都一直問你:「有什麼我可以幫忙的嗎?」

不可能?不切實際?還是盲目樂觀?

其實不然。領導力最簡單的形式,可歸納為你是否回答了團隊成員的以下關鍵6 問,只要你明確且一致地回答出這6 個問題,你的團隊將充滿活力與熱忱地通力合作,他們的才華將被激發,且直接貢獻在實現共同目標上,士氣高昂、工作滿意度提升,流動率也會降低。上述3 個希望,絕對有可能實現。

第1 問:真正重要的事是什麼?

為什麼這個問題很重要?

當你的團隊有太多「重要」的事情需要關注,他們便可能陷於癱瘓而完全無法採取行動。

你正試圖戮力完成的事,或許你以為團隊成員已經心領神會,因為你已經用多種方式傳達過了,但因為同時有那麼多事從四面八方而來,你的團隊很難分辨相對重要的事和不重要的瑣事。

如果沒有徹底釐清真正重要的事是什麼,團隊的每一分子都會去做讓他們感覺舒服的事,然後簡單、舒服就會打敗重要。

請跟著這樣做:

為幫助你簡化真正重要的事,身為團隊的一員必須要能回答以下3 個基本問題:

1. 我們為什麼會在薪資名單上—我們被聘來實現哪些具體、可測量的成果?

2. 我們為組織增添何種價值?

3. 為提供這些價值,我們必須完成哪些最重要的事項?

發給成員每人一張紙,請他們把紙畫成3 個欄位,分別在每個欄位的最上方寫上「顧客」、「組織」和「我」。接下來,想想團隊時常處理的一些問題,例如顧客服務、新技術的應用、價格上漲、策略改變等。在每一個欄位底下,請他們寫下每一種情況對顧客、組織和他本身最好的結果。

【捫心自問】 我知道「真正」重要的事嗎?

如果有人三更半夜把你搖醒,問:你的團隊必須完成的真正要務是什麼?你可以不假思索、馬上說出正確答案嗎?你的團隊成員遇到同樣情況又會如何回應?你今天花了多少時間在完成真正重要的事?

當你回答了「真正重要的事是什麼?」的問題後,你的團隊就能協同一致,全心提振績效。

第2 問:我表現得如何?

為什麼這個問題很重要?

績效問題之所以存在,主要是因為回饋欠佳或不足。沒有人喜歡在努力工作之後,才驚訝地發現自己的辛苦全部白費。

身為領導人的你,應該是團隊的GPS,讓他們知道現在做得怎麼樣,在他們偏離軌道時,你要能引導他們修正。做法就是:指導你的部屬。

正式考評很重要,但有所不足,因為它鮮少能扭轉長期行為。這就好比足球教練只在半個球季結束時教球,聽起來頗為荒謬。唯有領導者一如傑出教練,不斷強化成功所需的行為,長期行為才可能改變。

請跟著這樣做:

以下是指導團隊的5 個祕訣:

1. 指導最重要的元素是坦誠—誠實描述事實真相,而非你希望的樣子。請記得你是在解決一個狀況,對事不對人,沒有理由閃爍其詞或怕冒犯誰。

2. 指導是雙向的過程,說與聽缺一不可。請記得重點在於人們聽進去什麼以及如何詮釋,而非你說了什麼。所有溝通都要力求明晰,盡量不要留下自由詮釋的空間。

3. 指導不限於正式的評量和員工訓練,多與團隊相處,你對他們的世界了解愈深,你的回饋就愈貼切。

4. 請你的團隊成員動動腦,鼓勵他們彼此教授、互相指導。

5. 給予團隊成員充分的自由,避免微管理,給他們空間去完成真正重要的事。

【捫心自問】 我的同仁表現得如何?

每星期都要撥出時間靜思團隊每位成員的表現。這個簡單行動能迫使你集中注意力,並給你機會提供建設性回饋。

當你回答了「真正重要的事是什麼?」的問題後,你的團隊就能協同一致,全心提振績效。

第3 問:我們的團隊表現得如何?

為什麼這個問題很重要?

身為領導人,你的角色是確立獲勝的意義、排除任何阻礙團隊爭勝的障礙、記錄分數,並依紀錄提供團隊適切的指導。你分享的資訊愈多,給予團隊的信心力量就愈大。

如果沒有尊重、信任、責任、團隊合作和共同目標的「根」,你的團隊會如風滾草般毫無方向感,任風將他們吹向各處。相形之下,致勝的領導就像紅杉成群生長,它們的力量源於根系。每棵樹都是獨立的,但透過向外延伸並緊緊相連的根,又能互相強化支持。領導人需要透過共有價值、共同目標來連結、「糾纏」團隊成員。

請跟著這樣做:

該如何確定每個人都知道團隊表現得怎麼樣呢?從徹底理解團隊應有的成績開始。

1. 清楚解釋你期望團隊獲得什麼樣的成果。

2. 腦力激盪,想出每一種可能阻礙團隊獲得成果的情況,這些就是你的「恐慌」。

3. 針對每一個「恐慌」擬定計畫:可採取哪些預防性措施,以確保它不會發生在你的團隊身上。

4. 評量重要的事項,並逐日監控你們的成果。

5. 提供正確和即時的回饋意見,讓團隊得以做出必要的調整來爭取勝利。

6. 慶祝勝利!

要知道你旗下的是風滾草型團隊或紅杉型團隊?可以在下一場團隊會議上,提供每個人一張白紙,請他們畫出團隊的工作流程圖。從系統開始的那個點,到任務完成的那個點之間,發生了什麼事?誰做了什麼?每個人會對團隊其他成員造成何種衝擊?如果有一個人是風滾草,情況會變得如何?

【捫心自問】團隊表現得如何?

你是否正為你的團隊營造正向的環境?他們是否有笑容、準時上班,且主動關心顧客?可為團隊設定「氣候」的自動調溫器,就掌握在你的手中。

當你回答了「我們的團隊表現得如何?」的問題後,你便營造了正向、致勝的氣氛。

第4 問:你在乎嗎?

為什麼這個問題很重要?

很多時候,阻止團隊達成目標的正是領導人不夠關心或不夠尊重他人,你的團隊成員有被了解、被接納和被賞識的需要。

優秀人才離開好組織的真正理由很簡單:他們對於尊重、賞識、訓練和肯定的需求未獲滿足。早在他們的身體離開組織前,他們的心就已經離開你的人了。

請跟著這樣做:

請回答下列是非題來判斷你是否對團隊展現了你的在乎,回答「是」愈多,表示你愈在乎。

1. 我聘用了優秀的人才。

2. 我解聘了不盡職盡責的員工。

3. 我的會議有效率、準時、不會沒必要地拖延。

4. 我會立刻表揚正面的表現。

5. 我們會一起慶祝勝利。

要與團隊成員建立關係,並表現出你很在乎,以下是一些簡單但有效的方式:

1. 練習寬恕,並懇求寬恕。

2. 尊重每一個人,就算你不同意他人的意見,也要以尊重的態度表示。

3. 團隊任一成員的個人危機就是測試領導人是否在乎的機會。你會如何回應?如果你給予鼓勵、同情和協助,就是通過測試。

4. 寫私人書信,乍聽之下頗為老派,但這絕對比你傳e-mail、簡訊或備忘錄來得有意義。

5. 小事也很重要,有時一份塞了親筆寫的紙條,並親手交給每一個人的小禮物,也能傳達非凡的意義。

【捫心自問】他們知道我在乎嗎?

你今天做了什麼來證明你在乎?你有沒有尋求一對一溝通的機會?你有為團隊排除障礙嗎?他們需要你的時候找得到你嗎?

當你回答了「你在乎嗎?」的問題後,你的團隊會用忠誠來報答你。

第5 問:我們改變了什麼?

為什麼這個問題很重要?

相信組織使命、投入組織使命,是人們認為工作最重要的層面之一。當你的團隊確切了解他們為顧客、社群或世界造成哪些不同時,就會完全改變工作態度。一旦認為自己是更大使命或理念的一分子,人們就會獲得鼓舞、全心投入。

要打造一支充滿熱情的團隊,關鍵在於每個人都要清楚了解他改變了世界,而不只是完成工作而已。

請跟著這樣做:

關於你「為什麼」要努力完成「那些事」,你分享得愈多,團隊成員就會把組織願景看得更清楚、更支持實現願景所需的策略。組織裡所有元素組合得怎麼樣,組織成員沒有理由渾然不知,包括自己跟其他團隊和部門的連結與相互影響,你的團隊掌握的資訊愈多,就能做出愈好的決定,對其他工作團隊的正面影響就愈大。

接下來的幾個星期,請進行「認知」交流。請其他團隊或部門的同仁,前來向你的團隊說明他們的職責,以及團隊會如何影響他們的團隊。有來有往,也派一名團隊成員到對方部門做同樣的報告。接著,邀請一名顧客參加你們的團隊會議,請他分享你的團隊如何影響顧客的成就。

【捫心自問】我是否提醒團隊他們肩負的使命?

今天你強調過幾次,你的團隊會對顧客和組織其他成員造成衝擊?

當你回答了「我們改變了什麼?」的問題後,你的員工將成為組織熱情的催化劑。

第6 問:你,值得追隨嗎?

為什麼這個問題很重要?

人會追隨人,你的團隊追隨你,所以你必須值得被追隨。他們每天都在評估你,你值得他們效忠、信任和無條件付出嗎?

領導是件吃力不討好的事,你要負責率領團隊,也要引導自己。如果你希望團隊成員追隨你,你就必須出類拔萃。

請跟著這樣做:

最優秀的領導人會培養5 種關鍵的個人習慣:

1. 有效溝通的習慣:必須讓你的團隊百分百確信,你衷心接受誠實的回饋和建議。

2. 增廣見聞的習慣:擴充知識的最佳途徑是勤加閱讀;與團隊分享知識,會有加乘效果。

3. 贏得信任的習慣:重要的不是你說了什麼,而是你做了什麼。

4. 忍受少許不適的習慣:強迫自己離開舒適區,尋求學習與成長的契機。

5. 無怨付出的習慣:領導就是付出,付出你的時間、精神和注意力,投注一切心力協助他人成長。

【捫心自問】

我是誠信無庸置疑的領導人嗎?

你在最艱鉅時刻所做的選擇,會一再檢驗及揭露你的誠信。當那些時候來臨,請做「個人誠信檢查」,問自己下列4 個問題:

1. 我的做法與組織價值一致嗎?

2. 如果這個決定被公諸於世,我會作何感想?

3. 如果有人做了同樣會影響我的決定,我真的覺得無所謂嗎?

4. 這樣做正確嗎?

當你回答了「你,值得追隨嗎?」的問題後,你的團隊將投入他們的時間、精神和心力來追隨你。

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