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商業e-mail,千萬別寫成作文

文 / 王星威    
2013-05-01
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商業e-mail,千萬別寫成作文
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初出道時,懷著滿腔的「熱血」,準備著商業文書大全,加上自認還可以的英文作文能力,要在跟國外廠商的商業書信上大顯身手,沒想到第一封回函的草稿就被我的老闆潑了一盆冷水:「寫商業書信不是寫作文 !」

當時,我有如被當頭棒喝,愣了一會才開始揣摩老闆的這句話。他告訴我,商業書信最好分重點回答,像是做聯考考卷,分主題回答:主題1、主題2、主題3...;要把握的原則,簡單說就是「KISS」:Keep It Short & Simple。當年學到的這個原則,直到現在還在使用,我也時常跟公司同事說這個簡單好用的原則,只是商業書信改成了e-mail。

e-mail 是商業往來上很基本也很必需的工具,但要讓這個工具確實好用,就要了解寫信的目的、要表達的重點,在信中充分表達即可,不用去想要用哪一個英文單字比較優美,或是一定要寫多少字,因為這不是大學學測作文題,100 字可以說完的,就不要用超過100 字寫出,要完全像聯考問答題作答一樣,以簡潔、清楚、具體及完整為原則。而且用字愈簡單愈好,舉例來說,與其用 participate in 不如用attend,用take the place of 不如用replace 來得簡潔清楚,也就是多用多益單字,少用托福單字。

當年我的老闆為什麼要如此說?道理很簡單,商業往來要確認的是金額、品質、交貨時間、分項數量等非常實際的內容,不用咬文嚼字。寫信的目的就是要確認雙方的認知是否有差異,尋找關鍵資訊,而這些內容,統統要分點說明才清楚。所以我寫商業e-mail,不是用傳統文書的分段方式,而是用分點回應。別怕分點,我曾經回過一封e-mail,一共分了快20點!

因此寫e-mail 不是寫作文,1. 有話請直說,用字要簡單;2. 一點一點,分點說,最明白!切記KISS:Keep It Short & Simple!

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