初出道時，懷著滿腔的「熱血」，準備著商業文書大全，加上自認還可以的英文作文能力，要在跟國外廠商的商業書信上大顯身手，沒想到第一封回函的草稿就被我的老闆潑了一盆冷水：「寫商業書信不是寫作文 !」
當時，我有如被當頭棒喝，愣了一會才開始揣摩老闆的這句話。他告訴我，商業書信最好分重點回答，像是做聯考考卷，分主題回答：主題1、主題2、主題3...；要把握的原則，簡單說就是「KISS」：Keep It Short & Simple。當年學到的這個原則，直到現在還在使用，我也時常跟公司同事說這個簡單好用的原則，只是商業書信改成了e-mail。
e-mail 是商業往來上很基本也很必需的工具，但要讓這個工具確實好用，就要了解寫信的目的、要表達的重點，在信中充分表達即可，不用去想要用哪一個英文單字比較優美，或是一定要寫多少字，因為這不是大學學測作文題，100 字可以說完的，就不要用超過100 字寫出，要完全像聯考問答題作答一樣，以簡潔、清楚、具體及完整為原則。而且用字愈簡單愈好，舉例來說，與其用 participate in 不如用attend，用take the place of 不如用replace 來得簡潔清楚，也就是多用多益單字，少用托福單字。
當年我的老闆為什麼要如此說？道理很簡單，商業往來要確認的是金額、品質、交貨時間、分項數量等非常實際的內容，不用咬文嚼字。寫信的目的就是要確認雙方的認知是否有差異，尋找關鍵資訊，而這些內容，統統要分點說明才清楚。所以我寫商業e-mail，不是用傳統文書的分段方式，而是用分點回應。別怕分點，我曾經回過一封e-mail，一共分了快20點!
因此寫e-mail 不是寫作文，1. 有話請直說，用字要簡單；2. 一點一點，分點說，最明白!切記KISS：Keep It Short & Simple!
