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效率決定自己的競爭力

文 / 呂宗昕    
2009-09-01
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效率決定自己的競爭力
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不懂得講求效率的人,是因為對效率的真義認識不清。了解效率的定義,是提升效率的第一步。

一般人對「時間管理」較為熟悉,卻對「效率管理」的觀念較模糊。其實效率決定競爭力,也決定個人職場上的成敗。企管大師麥克‧波特說,「所謂的營運績效是指執行同樣作業,效率優於競爭對手。」

商場如戰場 成功是快慢的競爭

鴻海總裁郭台銘說,「在今天的世界,沒有『大』的打敗『小』的,只有『快』的打敗『慢』的。」

郭台銘有一次到內蒙古考察,巧遇成吉思汗的後代,於是請教他們,成吉思汗當年如何從戈壁大沙漠揮軍遠征、攻入歐洲?他們說,成吉思汗是依照夏季與冬季日落的方向,來決定攻打目標。在夏季,南方沙漠烈日當頭、酷熱難熬,他便向西邊偏北攻打;冬季北方天寒地凍、氣候惡劣,他便朝西邊偏南攻打。

郭台銘認為,成吉思汗之所以贏,第一要件是贏在選對目標。

此外,成吉思汗的部隊行進神速,每人帶三匹馬奔馳,三匹馬輪流上陣。在敵軍措手不及之際,部隊早已兵臨城下,故可輕易克敵制勝。

郭台銘也指出,成吉思汗獲勝的另一個原因是速度。加快速度,即可提前達到選定的正確目標。戰場上講求速度,商場及職場上亦是如此,由速度衍生而出的效率概念,就是致勝的重要關鍵。

鴻海有四「快」:決策、執行、稽核快;研發、製造、服務快;溝通、協調、競爭速度快;軟硬虛實、相互為用速度快。這四大「快」是鴻海能夠快速成長的主因。

只要講求快速,就可以提高工作效率嗎?其實也不盡然。工作過程的長短是以時間估算,那麼工作效率又該如何衡量呢?我以下列公式來解釋工作效率的概念:

工作效率=工作總成果/投入的總資源

其中,工作總成果等於工作完成量乘以工作品質,投入的總資源等於時間乘以心力、腦力、體力的總和。所以,工作效率可表示為:

工作效率=〔工作完成量× 工作品質〕/〔時間×(心力+腦力+體力)〕

根據上述公式,以最少的投入總資源可完成最多的工作量,並維持最佳的工作品質,即可達到最高的工作效率。時間僅是公式分母的其中一項,如果只縮短工作時間,卻未同時降低其他三項,效率的提升程度仍然十分有限。而工作品質是分子的一項,與時間無關,所以,時間管理未必能兼顧工作品質。按照個人平日的工作完成量及工作品質,可區分為四類型:

1. 高效率:工作完成量多,工作品質高。

2. 慢工細活:注重品質,但工作完成量少。

3. 粗製濫造:工作完成量多,但品質低。

4. 好逸惡勞:工作完成量少,工作品質差。

致勝關鍵 投入最少完成最多

懂得掌握效率,不但可提高工作完成量,還能兼顧工作品質,不會成為完成量甚少的慢工細活者,也不會成為隨便交差了事的粗製濫造者。

為了強化自己對效率的理解及重視程度,建議採用「效率T 字表」進行自我評估。在一張紙上畫出大寫的「T」,T 字左上方寫「無效率工作」,右上方寫「有效率工作」;接著在T 字左側寫出平日工作缺乏效率的事項,具有不錯效率的事項則寫在T 字右側。

當T 字表右欄的事項數目遠多於左欄時,代表你已邁向效率高手之路。如果不然,則請努力想辦法改善目前的狀況。進一步,當你利用效率T 字表自行完成效率評估後,可將T 字表左欄及右欄中直接影響個人工作表現的事項用紅筆圈起來。若大部分紅圈都落在右欄,恭喜你,你是個績效傑出的工作高手!

成吉思汗靠著正確的方向與快捷的速度打敗了敵人,你的效率與速度也決定了自己的競爭力。

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