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終結瞎忙!揪出時間5大殺手

文 / 吳柏學    
2015-02-09
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終結瞎忙!揪出時間5大殺手
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一天24小時,看著時鐘滴答走,待辦事項依然一長串,明明沒做幾件事,卻耗掉整個下午。你有上述這種情況嗎?快停止下列這些浪費時間的行為,終結瞎忙人生!

1.冗長會議

會議能夠讓各級員工站在同一陣線,隨時更新手中資訊,掌握最新進度。但是過於頻繁冗長的會議卻會阻礙工作效率。如果你想快速開一個會,研究發現,站著開會比坐著還有效率。假設你有很多項目需要長時間討論,就必須扣緊主題,減少不必要的閒談。

2.社群媒體

不論是Facebook、LINE、微信還是微博……,社群網絡無所不在,馬路上、公車上、捷運上、餐廳裡等都能看見低頭族。為了避免浪費過多時間在社群媒體上,可以限定自己每天只能用一個時段,例如午休1個小時,時間一過就立刻停止,直到第二天。

3.電子郵件

當你收到新郵件時會有自動通知嗎?原本你很專心執行手中任務,突然收到郵件通知,你就會分心想知道是什麼訊息。關閉電子郵件通知有助於保持專注,許多人會規範自己只能定時查看郵件,例如一進辦公室、午飯後、下班前等。

4.員工調度

主管要管理員工的出缺席、排班、休息時間,還要確保公司業務能順利營運,要考慮的因素非常多。如果剛好在外地,這項工作又會多了許多變因。不妨運用員工排班軟體或線上日程表,隨時掌握員工狀態,假如有休假要求等也能立即批准。花更少時間安排員工調度,你就有更多時間專注於自己的業務。

5.待辦列表

想像你整天穿梭在各個會議之間,終於能夠坐下來工作時,發現桌上堆滿了信件、雜誌和各種業務報告,想好好處理卻不知從何開始。好不容易將桌面及思路清理完畢,原本的工作已經延遲了。建議運用Evernote來解決這個問題,將待辦事項一一條列出來,減少搜索的時間,也能避免情緒緊繃。

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